คู่มือ: เช็คลิสต์ 5 ข้อ เตรียมเอกสารก่อนส่งแปล ได้งานไว ไม่ต้องแก้
คุณเคยประสบปัญหาการส่งเอกสารไปแปลแล้วต้องแก้ไขหลายรอบ หรือได้รับงานล่าช้ากว่ากำหนดหรือไม่? บ่อยครั้งที่ปัญหานี้เกิดจากการเตรียมเอกสารที่ไม่สมบูรณ์ตั้งแต่ต้น การเตรียมเอกสารที่ดีไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณได้รับงานแปลที่ถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไข นี่คือ 5 เช็คลิสต์ง่ายๆ ที่จะเปลี่ยนกระบวนการแปลเอกสารของคุณให้ราบรื่นและเป็นมืออาชีพ
1ใช้เอกสารฉบับล่าสุด (Final Version) เสมอ
นี่คือข้อที่สำคัญที่สุดและเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด การส่งเอกสารฉบับร่าง (Draft) มาให้แปลก่อน แล้วค่อยส่งฉบับแก้ไขตามมาทีหลัง อาจดูเหมือนเป็นการประหยัดเวลา แต่ในความเป็นจริงแล้วกลับสร้างความซับซ้อนและอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
ทำไมจึงสำคัญ: การแก้ไขเพียงเล็กน้อยในต้นฉบับ อาจส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ต่องานแปลทั้งหมด เช่น การเปลี่ยนคำศัพท์หลักหนึ่งคำ อาจทำให้นักแปลต้องกลับไปทบทวนและแก้ไขคำนั้นๆ ตลอดทั้งเอกสารเพื่อให้มีความสอดคล้องกัน ซึ่งกระบวนการนี้ใช้เวลาและอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
2สแกนไฟล์ให้คมชัดทุกตัวอักษรและตราประทับ
คุณภาพของไฟล์ต้นฉบับส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของงานแปล "ถ้าเราอ่านไม่ออก เราก็แปลไม่ได้" ไฟล์ที่เบลอ, มืด, หรือมีเงาบดบัง อาจทำให้นักแปลไม่สามารถอ่านข้อมูลสำคัญได้ โดยเฉพาะตัวเลข, ชื่อเฉพาะ, หรือข้อความในตราประทับบนเอกสารราชการ
เคล็ดลับการเตรียมไฟล์:
- ใช้เครื่องสแกน: หากเป็นไปได้ ควรใช้เครื่องสแกนแบบ Flatbed แทนการใช้แอปพลิเคชันในโทรศัพท์มือถือ เพื่อให้ได้ไฟล์ที่คมชัดและไม่มีส่วนโค้งงอ
- ความละเอียดสูง: ตั้งค่าความละเอียดในการสแกนอย่างน้อย 300 DPI (Dots Per Inch)
- ตรวจสอบไฟล์ก่อนส่ง: เปิดไฟล์ตรวจสอบดูว่าทุกตัวอักษรและทุกตราประทับสามารถอ่านได้อย่างชัดเจน
3เตรียมข้อมูลสำคัญแนบมาด้วย
นักแปลคือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษา แต่คุณคือผู้เชี่ยวชาญในเนื้อหาของคุณ การให้ข้อมูลประกอบเพิ่มเติมจะช่วยให้นักแปลทำงานได้อย่างถูกต้องและตรงตามความต้องการของคุณมากที่สุด
ข้อมูลที่ควรเตรียม:
- การสะกดชื่อ-นามสกุล: สำหรับเอกสารราชการ ให้แนบการสะกดชื่อ-นามสกุลของบุคคลที่เกี่ยวข้องเป็นภาษาอังกฤษตามหน้าหนังสือเดินทาง (Passport) มาด้วยเสมอ เพื่อป้องกันการแปลผิดพลาด
- คำศัพท์เฉพาะ (Glossary): หากเป็นเอกสารขององค์กรที่มีคำศัพท์เฉพาะทาง หรือชื่อผลิตภัณฑ์/บริการ ควรแนบไฟล์คำศัพท์เหล่านั้นมาด้วย
4ระบุวัตถุประสงค์การใช้งานให้ชัดเจน
การแปลเอกสารไม่ใช่กระบวนการเดียวกันทั้งหมด รูปแบบและระดับความเป็นทางการของภาษาจะเปลี่ยนไปตามวัตถุประสงค์การใช้งาน การแจ้งให้เราทราบล่วงหน้าจะช่วยให้เราเลือกใช้สำนวนภาษาและรูปแบบการรับรองที่ถูกต้อง
ตัวอย่าง:
- "เพื่อใช้อ่านทำความเข้าใจภายใน": การแปลอาจเน้นที่ความรวดเร็วและความเข้าใจในเนื้อหาหลัก
- "เพื่อใช้ยื่นขอวีซ่าประเทศออสเตรเลีย": การแปลต้องเป็นไปตามรูปแบบที่สถานทูตกำหนด และอาจต้องมีการรับรองพิเศษ เช่น NAATI
- "เพื่อใช้ทำสัญญาทางธุรกิจ": การแปลต้องใช้ศัพท์กฎหมายที่แม่นยำและเป็นทางการสูงสุด
5แจ้งกำหนดการใช้งานที่ชัดเจน
การแจ้งกำหนดเวลาที่คุณต้องการใช้งานเอกสารฉบับแปลที่ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถวางแผนการทำงาน, จัดสรรนักแปลที่เหมาะสม, และเผื่อเวลาสำหรับกระบวนการตรวจสอบคุณภาพ (QC) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับงานที่มีคุณภาพสูงสุดภายในเวลาที่กำหนด
การเตรียมตัวที่ดีของท่าน + ความเชี่ยวชาญของเรา = งานแปลคุณภาพเยี่ยมในเวลาที่รวดเร็ว
เพียงทำตามเช็คลิสต์ 5 ข้อนี้ คุณก็สามารถมั่นใจได้ว่ากระบวนการแปลเอกสารของคุณจะราบรื่น, รวดเร็ว, และได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องสมบูรณ์แบบ
เตรียมเอกสารพร้อมแล้ว? ส่งมาให้เราประเมินราคาได้เลย!
