ทำไมเอกสารต่างประเทศต้อง "รับรอง" ก่อนใช้ในไทย?
หน่วยงานราชการไทย เช่น สำนักงานเขต, กรมการปกครอง, หรือมหาวิทยาลัย ไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานในต่างประเทศได้โดยตรง ดังนั้น เพื่อให้เอกสารเหล่านั้นมีผลสมบูรณ์ทางกฎหมายและเป็นที่ยอมรับในประเทศไทย จึงจำเป็นต้องผ่านกระบวนการรับรองเพื่อยืนยันว่า:
- เอกสารนั้นเป็นของจริงและออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจในประเทศนั้นๆ
- ลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารเป็นของจริง
สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ของไทย ในประเทศที่คุณพำนักอยู่ จะทำหน้าที่เป็น "ตัวกลาง" ในการรับรองความถูกต้องของตราประทับจากหน่วยงานราชการของประเทศนั้นๆ (เช่น กระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้น) ก่อนที่คุณจะนำเอกสารกลับมายังประเทศไทย
4 ขั้นตอนหลักสู่การรับรองเอกสารที่สมบูรณ์
นี่คือภาพรวมกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่ต้นทางในต่างประเทศจนถึงปลายทางที่ประเทศไทย
รับรองที่หน่วยงานท้องถิ่น
นำเอกสารไปรับรองโดยหน่วยงานในประเทศนั้นๆ (เช่น Notary Public, กระทรวงการต่างประเทศ)
แปลเป็นภาษาไทย
แปลเอกสารและตราประทับทั้งหมดเป็นภาษาไทยโดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญ
รับรองที่สถานทูต/กงสุลไทย
ยื่นเอกสารต้นฉบับและคำแปลให้สถานทูตไทยในประเทศนั้นๆ รับรอง
รับรองที่กงสุลแจ้งวัฒนะ
นำเอกสารกลับมาประทับตรารับรองครั้งสุดท้ายที่กรมการกงสุลในประเทศไทย
เจาะลึกขั้นตอนตามประเทศยอดนิยม
ขั้นตอน "ก่อน" ที่จะนำเอกสารไปยื่นที่สถานทูตไทยนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ซึ่งเป็นส่วนที่ซับซ้อนที่สุด
กรณีเอกสารจากสหรัฐอเมริกา (USA)
ระบบของสหรัฐอเมริกามีความซับซ้อนและมีหลายขั้นตอนตามลำดับชั้น
- Notary Public: หากเป็นเอกสารส่วนตัว (เช่น หนังสือมอบอำนาจ) ต้องนำไปลงนามต่อหน้า Notary Public ก่อน
- County Clerk: นำเอกสารไปให้ County Clerk รับรองลายมือชื่อของ Notary Public
- Secretary of State: นำเอกสารที่ผ่าน County Clerk แล้ว ไปให้ Secretary of State ของมลรัฐนั้นๆ รับรองอีกชั้นหนึ่ง
- U.S. Department of State: นำเอกสารทั้งหมดไปรับรองที่ Office of Authentications, U.S. Department of State ในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี.
- แปลเป็นภาษาไทย: (สามารถทำขั้นตอนนี้ได้โดยส่งไฟล์ให้ NYC+)
- สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงวอชิงตัน ดี.ซี.: ยื่นเอกสารทั้งหมดพร้อมคำแปลเพื่อขอรับรองนิติกรณ์
กรณีเอกสารจากสหราชอาณาจักร (UK)
สหราชอาณาจักรเป็นสมาชิกอนุสัญญากรุงเฮก ทำให้กระบวนการง่ายกว่า โดยใช้การรับรองที่เรียกว่า Apostille
- Solicitor/Notary Public (ถ้าจำเป็น): สำหรับเอกสารบางประเภท อาจต้องให้ทนายความ (Solicitor) หรือ Notary Public รับรองก่อน
- Apostille by FCDO: นำเอกสารไปยื่นขอรับรอง Apostille จาก Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) ซึ่งเป็นการรับรองเพียงขั้นตอนเดียวในฝั่ง UK
- แปลเป็นภาษาไทย: (สามารถทำขั้นตอนนี้ได้โดยส่งไฟล์ให้ NYC+)
- สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงลอนดอน: ยื่นเอกสารที่มีตรา Apostille แล้ว พร้อมคำแปล เพื่อขอรับรองนิติกรณ์
กรณีเอกสารจากออสเตรเลีย
ออสเตรเลียก็เป็นสมาชิกอนุสัญญากรุงเฮกเช่นกัน และใช้การรับรอง Apostille
- Notary Public (ถ้าจำเป็น): เอกสารส่วนตัวบางอย่างอาจต้องผ่าน Notary Public ในออสเตรเลียก่อน
- Apostille by DFAT: นำเอกสารไปยื่นขอรับรอง Apostille จาก Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT)
- แปลเป็นภาษาไทย: (สามารถทำขั้นตอนนี้ได้โดยส่งไฟล์ให้ NYC+)
- สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงแคนเบอร์รา / สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์: ยื่นเอกสารที่มีตรา Apostille แล้ว พร้อมคำแปล เพื่อขอรับรองนิติกรณ์
ขั้นตอนซับซ้อน? ให้ NYC+ เป็นผู้ช่วยของคุณ
แม้คุณจะอยู่ต่างประเทศ เราก็สามารถช่วยแบ่งเบาภาระในกระบวนการที่ยุ่งยากนี้ได้
บริการแปลเอกสารออนไลน์
คุณสามารถสแกนและส่งเอกสารที่ผ่านการรับรองจากหน่วยงานต่างประเทศแล้วมาให้เราทางอีเมล เราจะดำเนินการแปลเป็นภาษาไทยและส่งไฟล์ที่พร้อมยื่นกลับไปให้คุณ
บริการยื่นรับรองที่กงสุลไทย
เมื่อคุณนำเอกสารที่ผ่านการรับรองจากสถานทูตไทยในต่างแดนกลับมาแล้ว เรามีบริการนำเอกสารนั้นไปยื่นรับรองที่กรมการกงสุล แจ้งวัฒนะ ให้เป็นขั้นตอนสุดท้าย
บริการให้คำปรึกษา
ไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร? ติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษาเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนและเอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับประเทศที่คุณพำนักอยู่
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) - การรับรองเอกสารจากต่างประเทศ
1. Apostille คืออะไร และใช้แทนการรับรองของสถานทูตไทยได้เลยหรือไม่?
Apostille คือการรับรองเอกสารรูปแบบหนึ่งสำหรับประเทศสมาชิกอนุสัญญากรุงเฮก แต่เนื่องจากประเทศไทย **ยังไม่ได้เป็นสมาชิก** ดังนั้น เอกสารที่มีตรา Apostille จึง **ไม่สามารถนำมาใช้ในไทยได้ทันที** ยังคงต้องนำไปให้สถานทูตหรือสถานกงสุลไทยในประเทศนั้นๆ รับรองทับอีกชั้นหนึ่งก่อนเสมอ
2. ถ้าบุตรเกิดในต่างประเทศ จะนำสูติบัตรมาแจ้งเกิดในไทยต้องทำอย่างไร?
คุณต้องนำสูติบัตร (Birth Certificate) ของบุตร ไปผ่านกระบวนการรับรองตามขั้นตอนของประเทศนั้นๆ (เช่น รับรองโดย Secretary of State ในสหรัฐฯ หรือรับ Apostille ในสหราชอาณาจักร) จากนั้นนำไปแปลเป็นภาษาไทย แล้วยื่นทั้งหมดที่สถานทูต/สถานกงสุลไทยเพื่อรับรอง ก่อนนำกลับมาแจ้งเกิดและเพิ่มชื่อเข้าทะเบียนบ้านที่ประเทศไทย
3. จดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ จะให้มีผลตามกฎหมายไทยต้องทำอย่างไร?
เช่นเดียวกับสูติบัตร คุณต้องนำทะเบียนสมรส (Marriage Certificate) ไปผ่านกระบวนการรับรองของประเทศนั้นๆ ก่อน จากนั้นนำไปแปลเป็นภาษาไทย แล้วยื่นให้สถานทูต/สถานกงสุลไทยรับรอง เมื่อนำกลับมาไทยแล้ว ให้นำเอกสารทั้งหมดไปยื่นเรื่อง "บันทึกฐานะแห่งครอบครัว" (คร.22) ที่สำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอ
4. สามารถส่งเอกสารให้ NYC+ ช่วยดำเนินการทั้งหมดจากต่างประเทศได้หรือไม่?
สำหรับขั้นตอนที่ต้องดำเนินการในต่างประเทศ (เช่น การขอ Apostille หรือการยื่นที่สถานทูตไทยในประเทศนั้นๆ) โดยทั่วไปแล้วเจ้าของเอกสารจะต้องเป็นผู้ดำเนินการเอง แต่เราสามารถช่วยคุณในส่วนที่ทำจากประเทศไทยได้ คือ **การแปลเอกสารออนไลน์** และ **การนำเอกสารไปยื่นที่กรมการกงสุล แจ้งวัฒนะ** เป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่คุณกลับมาถึงไทย
5. "คำแปลที่ได้รับการรับรอง" สำหรับยื่นสถานทูตไทย ควรมีลักษณะอย่างไร?
ควรเป็นการแปลโดยบริษัทแปลที่มีความน่าเชื่อถือ มีการประทับตรารับรองของบริษัท พร้อมระบุชื่อ, ที่อยู่, ข้อมูลติดต่อ และคำประกาศรับรองว่า "แปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับ" ซึ่งบริการของ NYC+ เป็นไปตามมาตรฐานนี้ทุกประการ
6. หากเอกสารมีหลายหน้า จะต้องรับรองทุกหน้าหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงาน โดยทั่วไป หน่วยงานที่ออกตราประทับ (เช่น กระทรวงต่างประเทศของต่างชาติ หรือสถานทูตไทย) จะทำการเย็บชุดเอกสารทั้งหมดเป็นชุดเดียวกัน และประทับตราคร่อม หรือประทับตราในหน้าสุดท้ายที่ระบุจำนวนหน้าทั้งหมด
7. หากไม่ได้อยู่ในเมืองหลวงที่มีสถานทูตไทย ควรทำอย่างไร?
หลายประเทศมีสถานกงสุลใหญ่ของไทยในเมืองสำคัญอื่นๆ (เช่น สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์, ณ นครลอสแอนเจลิส) ซึ่งมีอำนาจในการรับรองเอกสารเช่นเดียวกับสถานทูต นอกจากนี้ สถานทูต/สถานกงสุลส่วนใหญ่มีบริการยื่นคำร้องทางไปรษณีย์ ซึ่งคุณควรตรวจสอบรายละเอียดจากเว็บไซต์ของสถานทูต/สถานกงสุลในเขตอาณาของคุณโดยตรง
8. จำเป็นต้องแปลตราประทับของ Notary Public หรือ Apostille ด้วยหรือไม่?
จำเป็นอย่างยิ่งค่ะ การแปลจะต้องครอบคลุมทุกส่วนของเอกสาร รวมถึงข้อความในตราประทับทั้งหมด เพื่อให้เจ้าหน้าที่ของกรมการกงสุลในประเทศไทยสามารถเข้าใจและตรวจสอบกระบวนการรับรองทั้งหมดที่มาจากต่างประเทศได้
9. ถ้าเอกสารหมดอายุ จะยังนำมารับรองได้หรือไม่?
ไม่ได้ค่ะ คุณต้องติดต่อหน่วยงานที่ออกเอกสารในต่างประเทศเพื่อขอคัดฉบับใหม่ (New Extract) ที่เป็นปัจจุบันก่อน แล้วจึงเริ่มกระบวนการรับรองทั้งหมดอีกครั้ง
10. มีคำแนะนำสำหรับคนไทยในต่างประเทศที่ต้องการใช้บริการของ NYC+ หรือไม่?
เราแนะนำให้คุณดำเนินการรับรองเอกสารในประเทศที่คุณพำนักอยู่ให้เสร็จสิ้น (ขั้นตอนที่ 1) จากนั้น สแกนเอกสารทั้งหมดส่งมาให้เราทางอีเมลเพื่อดำเนินการแปล (ขั้นตอนที่ 2) เราจะส่งไฟล์คำแปลที่พร้อมยื่นกลับไปให้คุณนำไปยื่นที่สถานทูตไทย (ขั้นตอนที่ 3) และเมื่อคุณกลับมาถึงประเทศไทย สามารถใช้บริการ Messenger ของเราเพื่อนำเอกสารไปยื่นที่กงสุล แจ้งวัฒนะ (ขั้นตอนที่ 4) ให้เสร็จสมบูรณ์ได้
