บทนำ: เตรียมตัวให้พร้อม! หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เอกสารของคุณถูกปฏิเสธ
การรับรองเอกสารโดย Notary Public เป็นขั้นตอนสำคัญที่เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารของคุณเพื่อนำไปใช้ในต่างประเทศ แต่บ่อยครั้งที่กระบวนการนี้ต้องล่าช้าหรือถูกปฏิเสธเนื่องจากข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถป้องกันได้ บทความนี้รวบรวม 10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด เพื่อช่วยให้คุณเตรียมตัวได้อย่างสมบูรณ์แบบและทำให้การรับรองเอกสารของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
Introduction: Be Prepared! Avoid common mistakes that can lead to document rejection. Notarization is a crucial step for the international use of your documents. However, the process is often delayed or rejected due to simple, preventable errors. This article outlines the 10 most common mistakes to help you prepare perfectly and ensure a smooth notarization process.
ข้อผิดพลาดที่ 1: เซ็นเอกสารมาก่อนพบ Notary Public
ทำไมจึงเป็นปัญหา: หัวใจของการรับรองลายมือชื่อ (Signature Witnessing) คือการที่ Notary Public ต้อง "เป็นพยาน" ในขณะที่คุณลงนามด้วยตนเอง หากคุณเซ็นเอกสารมาก่อนแล้ว Notary Public จะไม่สามารถยืนยันได้ว่าลายเซ็นนั้นเป็นของคุณจริง และจะไม่สามารถรับรองเอกสารให้ได้ตามกฎหมาย
วิธีหลีกเลี่ยง: ให้นำเอกสารที่ยังไม่ได้ลงนามมาด้วยเสมอ และรอลงนามต่อหน้าทนายความ Notary Public เท่านั้น
Mistake #1: Signing the Document Before Meeting the Notary. Why it's a problem: The core of signature witnessing is that the Notary must physically watch you sign. If the document is pre-signed, the notary cannot legally attest that the signature is yours. How to avoid it: Always bring your documents unsigned and sign them only in the presence of the Notary Public.
ข้อผิดพลาดที่ 2: ลืมนำบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง "ตัวจริง" มาด้วย
ทำไมจึงเป็นปัญหา: หน้าที่สำคัญของ Notary คือการยืนยันตัวตนของผู้ลงนามว่าเป็นบุคคลคนเดียวกับที่ระบุในเอกสาร การใช้สำเนาบัตรหรือรูปถ่ายในโทรศัพท์มือถือไม่เพียงพอและไม่เป็นไปตามข้อบังคับสภาทนายความฯ
วิธีหลีกเลี่ยง: เตรียมบัตรประชาชน, หนังสือเดินทาง (Passport), หรือใบขับขี่ "ฉบับจริง" ที่ยังไม่หมดอายุมาด้วยทุกครั้ง
Mistake #2: Forgetting to Bring Original Identification. Why it's a problem: A notary's primary duty is to verify the signer's identity. Copies or phone pictures of IDs are not acceptable. How to avoid it: Always bring your original, unexpired ID card, passport, or driver's license.
ข้อผิดพลาดที่ 3: นำสำเนามาให้รับรอง โดยไม่มีเอกสารตัวจริงมาแสดง
ทำไมจึงเป็นปัญหา: สำหรับการรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy) Notary Public มีหน้าที่ต้องเปรียบเทียบสำเนากับเอกสารต้นฉบับจริงทุกหน้า เพื่อยืนยันว่าไม่มีการแก้ไขหรือปลอมแปลง หากไม่มีต้นฉบับมาแสดง Notary จะไม่สามารถทำการรับรองได้
วิธีหลีกเลี่ยง: นำเอกสาร "ต้นฉบับ" มาพร้อมกับสำเนาที่ต้องการให้รับรองเสมอ
Mistake #3: Bringing a Copy for Certification Without the Original Document. Why it's a problem: For a "Certified True Copy," the notary must compare the copy against the original document. Without the original, this verification is impossible. How to avoid it: Always bring the original document along with the copies you need certified.
ข้อผิดพลาดที่ 10: ไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่าง Notarization และ Legalization
ทำไมจึงเป็นปัญหา: ลูกค้าจำนวนมากเข้าใจว่าเมื่อรับรองเอกสารกับ Notary Public แล้วจะสามารถนำไปใช้ในต่างประเทศได้ทันที แต่ในความเป็นจริง สำหรับประเทศไทยซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาเฮก เอกสารส่วนใหญ่จะต้องผ่านขั้นตอนที่สองคือการรับรองนิติกรณ์ (Legalization) ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศอีกครั้ง เพื่อให้ลายมือชื่อและตราประทับของ Notary Public เป็นที่ยอมรับโดยรัฐบาลต่างประเทศ
วิธีหลีกเลี่ยง: ปรึกษาเราเกี่ยวกับกระบวนการทั้งหมด เราสามารถให้คำแนะนำที่ชัดเจนว่าเอกสารของคุณต้องผ่านขั้นตอนใดบ้าง และมีบริการเสริมในการยื่นเรื่องที่กรมการกงสุลเพื่อความสะดวกของคุณ (อ่านเพิ่มเติมที่นี่)
Mistake #10: Confusing Notarization with Legalization. Why it's a problem: Many clients assume notarization is the final step. However, for Thailand (a non-Hague Convention country), most documents require a second step: Legalization at the Department of Consular Affairs to authenticate the notary's seal for foreign governments. How to avoid it: Consult with us about the entire process. We can clarify the required steps and offer assistance with the legalization process.
สรุป: เราช่วยคุณตรวจสอบและป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้อย่างไร
ด้วยประสบการณ์กว่า 15 ปี ทีมทนายความ Notary Public ของเราจะช่วยตรวจสอบความพร้อมของเอกสารและแนะนำขั้นตอนที่ถูกต้องให้คุณตั้งแต่แรก เราเข้าใจข้อกำหนดของหน่วยงานต่างๆ และสามารถช่วยให้กระบวนการรับรองเอกสารของคุณเป็นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว และไร้กังวล
ติดต่อเราเพื่อความถูกต้องและไร้กังวล
อย่าให้ข้อผิดพลาดเล็กน้อยมาทำลายแผนการสำคัญของคุณ ปรึกษาเราวันนี้เพื่อความมั่นใจ
นัดหมายเพื่อรับคำปรึกษา
