การพบว่าเอกสารสำคัญที่ผ่านการรับรอง Notary Public, ผ่านการรับรองจากกรมการกงสุล, หรือแม้กระทั่งได้วีซ่าจากสถานทูตแล้ว เกิดสูญหาย ถือเป็นฝันร้ายสำหรับทุกคน ไม่ว่าเอกสารนั้นจะเป็นหนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney), สูติบัตรที่แปลและรับรองแล้ว, หรือใบรับรองโสดสำหรับจดทะเบียนสมรส ความกังวลและความเครียดย่อมเกิดขึ้นทันที
ในฐานะสถาบันที่ให้บริการรับรองเอกสารมากว่า 15 ปี เราเข้าใจสถานการณ์นี้ดี สิ่งแรกที่เราขอบอกคุณคือ: "ใจเย็นๆ และตั้งสติ" (Topic 1) เอกสารส่วนใหญ่สามารถดำเนินการทดแทนได้แม้ว่าจะยุ่งยากก็ตาม
คู่มือนี้คือขั้นตอนปฏิบัติที่จะช่วยคุณรับมือกับสถานการณ์เมื่อเอกสาร Notary ของคุณสูญหาย
(Topic 2) ตรวจสอบให้แน่ใจว่า "หายจริง"
ก่อนที่จะตื่นตระหนกและเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด ให้เวลาตัวเอง 1-2 ชั่วโมงเพื่อค้นหาอย่างละเอียดในสถานที่ที่เป็นไปได้ทั้งหมด:
- ตรวจสอบอีเมลและคอมพิวเตอร์: คุณได้สแกนเก็บไว้หรือไม่? ตรวจสอบอีเมลที่คุณส่งหาตัวเอง หรือส่งให้เอเจนซี่
- กระเป๋าและแฟ้มเอกสาร: ค้นหาในกระเป๋าเดินทาง, กระเป๋าเอกสาร, หรือแฟ้มที่คุณใช้ในวันที่ไปรับเอกสาร
- ซองจดหมายและที่ทำการไปรษณีย์: หากเอกสารถูกส่งมาทางไปรษณีย์ ตรวจสอบกับ Messenger, นิติบุคคลคอนโด, หรือที่ทำการไปรษณีย์อีกครั้ง
- บนรถยนต์หรือโต๊ะทำงาน: เอกสารอาจตกอยู่ใต้เบาะรถ หรือซ่อนอยู่ใต้กองเอกสารอื่นบนโต๊ะทำงาน
หากค้นหาอย่างถี่ถ้วนแล้วไม่พบ ให้สันนิษฐานว่าเอกสารนั้น "สูญหาย" และไปยังขั้นตอนต่อไปทันที
(Topic 3 & 9) ติดต่อสำนักงาน NYC Plus ทันที
นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด (Topic 9: ความสำคัญของการแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุด) ยิ่งคุณติดต่อเราเร็วเท่าไหร่ เรายิ่งช่วยเหลือคุณได้มากเท่านั้น โดยเฉพาะหากเอกสารที่หายเป็นเอกสารที่อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด (เช่น หนังสือมอบอำนาจที่ลงนามแล้ว)
ข้อมูลที่ท่านควรเตรียมเพื่อแจ้งเรา:
- ชื่อ-นามสกุล ของผู้ใช้บริการ (ตามที่ระบุในพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชน)
- วันที่ใช้บริการ (โดยประมาณ): เช่น "ประมาณต้นเดือนตุลาคม" หรือ "สัปดาห์ที่แล้ว"
- ประเภทของเอกสาร: เช่น "ใบรับรองโสด", "POA ไปอเมริกา", "แปลสูติบัตรรับรองกงสุล"
- ข้อมูลอื่นๆ (ถ้ามี): เช่น ชื่อทนายความ Notary ที่ท่านพบ, เลขที่ใบเสร็จ
การที่ท่านแจ้งเราเร็ว จะช่วยให้เราสามารถตรวจสอบบันทึก และเตรียมการสำหรับการดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้ทันที
4. เรา (NYC Plus) สามารถช่วยอะไรท่านได้บ้าง?
เมื่อท่านทำเอกสารที่รับรองจากเราหาย เราไม่สามารถ "พิมพ์ใบใหม่" ให้ท่านได้ทันที (ดูเหตุผลในหัวข้อถัดไป) แต่สิ่งที่เรา "สามารถทำได้" และมีความสำคัญมาก คือการยืนยันข้อเท็จจริงผ่าน "สมุดทะเบียน Notary" ของเรา
ความสำคัญของ "สมุดทะเบียน Notary" (Notary Journal)
ตามข้อบังคับของสภาทนายความ ทนายความ Notary Public ทุกคน "ต้อง" จัดทำสมุดทะเบียน (Logbook หรือ Journal) เพื่อบันทึกการรับรองทุกครั้ง สมุดทะเบียนนี้ถือเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญ และ NYC Plus ปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้อย่างเคร่งครัด 100%
ในสมุดทะเบียนของเรา จะมีบันทึกว่า:
- วันที่และเวลาที่ท่านมารับบริการ
- ชื่อ-นามสกุลเต็มของท่าน (ผู้ลงนาม)
- รายละเอียดเอกสารยืนยันตัวตนของท่าน (เช่น เลขที่หนังสือเดินทาง)
- ประเภทของเอกสารที่รับรอง (เช่น "Affidavit of Single Status")
- ประเภทของการรับรอง (เช่น "Attestation of Signature")
- ลายมือชื่อของท่านที่ลงไว้ในสมุดทะเบียน
- ลายมือชื่อของทนายความ Notary ผู้รับรอง
(Topic 4) สิ่งที่เราออกให้ท่านได้: "สำเนาใบรับรองจากสมุดทะเบียน" (Certified Copy of the Journal Entry)
เมื่อท่านแจ้งเราว่าเอกสารหาย (ขั้นตอนที่ 2) เราจะดำเนินการดังนี้:
- ตรวจสอบข้อมูลจากสมุดทะเบียนของเรา: เราจะค้นหาบันทึกการรับรองของท่านจากวันที่ท่านแจ้ง เพื่อยืนยันว่าท่านได้มาใช้บริการจริง
- ออกสำเนาใบรับรอง: เราสามารถคัดลอกหน้าสมุดทะเบียนที่มีรายการของท่าน และให้ทนายความ Notary ของเรา "รับรองสำเนาถูกต้อง" (Certified True Copy) ของบันทึกนั้น
โปรดทราบ: สำเนา Journal "ไม่ใช่" เอกสารทดแทน
เอกสาร "สำเนาใบรับรองจากสมุดทะเบียน" (Certified Copy of the Journal Entry) นี้ ไม่สามารถใช้แทนเอกสารต้นฉบับที่ท่านทำหายได้
แต่มันมีประโยชน์ในฐานะ "หลักฐานยืนยัน" ว่าท่านได้ดำเนินการรับรองเอกสารนั้นจริงในอดีต ซึ่งอาจใช้เป็นหลักฐานประกอบในการแจ้งความ หรือยื่นต่อหน่วยงานปลายทางเพื่ออธิบายว่าเหตุใดท่านจึงต้องยื่นเอกสารล่าช้า (เพื่อรอทำฉบับใหม่)
(Topic 5) ความจริงที่ต้องยอมรับ: ต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด
นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดที่ท่านต้องเข้าใจ: การรับรอง Notary Public คือการรับรอง "การกระทำ" (The Act) ที่เกิดขึ้นบน "เอกสารตัวจริงฉบับนั้น" (The Original Document)
เมื่อเอกสาร "ตัวจริง" ที่มีลายเซ็นหมึกสดและตราประทับดุนนูนสูญหายไป... การรับรองนั้นก็สูญหายไปด้วย เราไม่สามารถ "พิมพ์สำเนา" หรือ "ออกใบแทน" ให้ได้ เพราะ:
ทำไมถึง "พิมพ์ใหม่" ไม่ได้?
- การรับรองลายเซ็น (Signature Attestation):
- สิ่งที่ Notary รับรองคือ: "คุณ A ได้มาเซ็นเอกสารฉบับนี้ต่อหน้าฉัน"
- เมื่อเอกสารหาย: "ลายเซ็น" ที่คุณ A เซ็นต่อหน้าเราได้หายไปแล้ว การพิมพ์กระดาษเปล่าออกมาใหม่ ไม่ได้หมายความว่าคุณ A ได้เซ็นมันต่อหน้าเรา
- ทางแก้: คุณ A ต้อง "มาปรากฏตัว" และ "เซ็นเอกสารฉบับใหม่" ต่อหน้า Notary อีกครั้ง ซึ่งถือเป็น "การกระทำทางกฎหมายครั้งใหม่"
- การรับรองสำเนา (Certified True Copy):
- สิ่งที่ Notary รับรองคือ: "ฉันได้เห็นต้นฉบับ (เช่น พาสปอร์ต) และขอยืนยันว่าสำเนา 'แผ่นนี้' ตรงกับต้นฉบับ"
- เมื่อเอกสารหาย: สำเนา "แผ่นนั้น" ที่เราเปรียบเทียบและประทับตราได้หายไปแล้ว
- ทางแก้: ท่านต้องนำ "ต้นฉบับ" (Original Passport) มาให้เราดูอีกครั้ง และเราจะทำ "สำเนาแผ่นใหม่" และ "รับรองแผ่นใหม่" นั้นอีกครั้ง
หายนะของ "ห่วงโซ่การรับรอง" (Chain of Authentication)
กระบวนการ Legalization ที่สมบูรณ์ (สำหรับใช้ต่างประเทศ) คือห่วงโซ่ 3 ขั้นตอน:
[เอกสาร] → (1. Notary รับรอง) → (2. กงสุล รับรอง Notary) → (3. สถานทูต รับรอง กงสุล)
หากเอกสารนี้หายไป ไม่ว่าจะหายในขั้นตอนใดก็ตาม "ห่วงโซ่ทั้งหมดจะขาดทันที" ท่านไม่สามารถข้ามไปขั้นตอนที่ 2 หรือ 3 โดยไม่มีเอกสารที่ผ่านขั้นตอนที่ 1 ได้
ดังนั้น "ขั้นตอนที่ 3: การทำเอกสารใหม่" จึงหมายถึงการ "เริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด" ดังนี้:
- ขอเอกสารต้นฉบับใหม่: ท่านต้องกลับไปขอเอกสารตั้งต้นใหม่ เช่น ขอคัดสูติบัตร/ใบรับรองโสดใหม่จากอำเภอ, ขอ Transcript ใหม่จากมหาวิทยาลัย, หรือร่างสัญญา/POA ขึ้นมาใหม่
- (ถ้ามี) แปลเอกสารใหม่: นำเอกสารต้นฉบับใหม่มาแปล (เรามีบันทึกไฟล์แปลเก่าของท่าน ซึ่งอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้)
- รับรอง Notary ใหม่ (ขั้นตอนที่ 1): นำเอกสารใหม่ + คำแปลใหม่ มาให้ Notary รับรองลายเซ็น หรือรับรองสำเนา "อีกครั้ง"
- ยื่นกงสุล (MFA) ใหม่ (ขั้นตอนที่ 2): นำเอกสารที่ Notarized ใหม่ ไปยื่นกรมการกงสุล "อีกครั้ง"
- ยื่นสถานทูตใหม่ (ขั้นตอนที่ 3): นำเอกสารที่ผ่านกงสุลใหม่ ไปยื่นสถานทูตปลายทาง "อีกครั้ง"
นี่คือกระบวนการที่ถูกต้องตามกฎหมาย และเป็นเหตุผลว่าทำไมการรักษาเอกสาร Notary จึงสำคัญเทียบเท่าการรักษาพาสปอร์ตหรือเงินสด
5. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการกรณีเอกสารหาย
(Topic 6) เราเข้าใจว่าการต้องจ่ายเงินซ้ำซ้อนเป็นเรื่องที่น่ากังวล เราจึงแบ่งค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน ดังนี้:
1. ค่าธรรมเนียมการคัด "สำเนาบันทึก Notary Journal":
สำหรับการค้นหาและออกสำเนารับรองบันทึกในสมุดทะเบียน (ตาม Topic 4) เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยัน เราคิดค่าธรรมเนียมเล็กน้อย (โปรดสอบถาม)
2. ค่าบริการ "รับรองเอกสารใหม่" (เริ่มกระบวนการใหม่):
เนื่องจากการรับรองใหม่ถือเป็นการ "กระทำทางกฎหมายครั้งใหม่" ทั้งหมด (ตาม Topic 5) จึงมีค่าใช้จ่ายดังนี้:
- ค่าบริการ Notary Public: เริ่มต้น 1,500 บาท (ตามอัตรามาตรฐาน)
- ค่าบริการแปลเอกสาร: เริ่มต้น 500 บาท (หากท่านแปลกับเรา เราอาจมีไฟล์เดิมอยู่ ซึ่งอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้)
- ค่าบริการยื่นกงสุล (MFA) และสถานทูต: (คิดตามอัตราปกติ)
เราจะพยายามอย่างที่สุดเพื่อช่วยเหลือและอำนวยความสะดวกให้ท่านในราคาที่สมเหตุสมผลที่สุดสำหรับลูกค้าที่เคยใช้บริการกับเรา
(Topic 7) วิธีป้องกัน: 3 สิ่งที่ควรทำทันทีที่ได้รับเอกสาร Notary
เพื่อป้องกันฝันร้ายนี้ไม่ให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต ทันทีที่ท่านได้รับเอกสารที่รับรองเสร็จสมบูรณ์จากเรา โปรดทำ 3 สิ่งนี้ทันที:
- ทำสำเนาดิจิทัล (Digital Copy) ทันที: ใช้โทรศัพท์มือถือ (เช่น App CamScanner) หรือเครื่องสแกน สแกนเอกสาร "ทุกหน้า" (รวมถึงหน้าที่มีตราประทับ Notary, ตรากงสุล, ตราสถานทูต) เก็บเป็นไฟล์ PDF ที่ชัดเจน
- ส่งอีเมลเก็บไว้: ส่งไฟล์ PDF นั้นเข้าอีเมลของตัวท่านเอง และตั้งชื่อหัวข้อให้ชัดเจน เช่น "[SCAN] Notarized POA for USA - Oct 2025"
- เก็บรักษาในที่ปลอดภัย: เก็บ "ตัวจริง" ไว้ในแฟ้มกันน้ำ/กันไฟ หรือตู้เซฟ แยกต่างหากจากเอกสารทั่วไป และจดจำไว้ว่าเก็บที่ใด
แม้สำเนาสแกนจะใช้แทนตัวจริงไม่ได้ แต่การมีไฟล์สแกนเก็บไว้ จะช่วยให้กระบวนการ "ทำใหม่" ในอนาคต (หากจำเป็น) ง่ายขึ้นอย่างมหาศาล
8. คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับเอกสาร Notary หาย
สำเนาสแกน (Digital Copy) ที่ฉันเก็บไว้ ใช้แทนเอกสาร Notary ที่หายได้หรือไม่?
ไม่ได้ใน 99.9% ของกรณีครับ สถานทูต, กรมการกงสุล, และหน่วยงานราชการต่างประเทศ เกือบทั้งหมดต้องการเอกสาร "ตัวจริง" ที่มีลายเซ็นหมึกสด (Wet Ink Signature) และตราประทับดุนนูน (Embossed Seal) เท่านั้น สำเนาสแกนสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงหรือเพื่อเริ่มกระบวนการใหม่ได้ แต่ไม่สามารถใช้ยื่นแทนตัวจริงที่หายไปได้ครับ
ฉันควรไปแจ้งความที่สถานีตำรวจหรือไม่?
เป็นทางเลือกที่ดีครับ โดยเฉพาะหากเอกสารที่หายเป็นเอกสารสำคัญที่อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด เช่น หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney) หรือ Affidavit ที่มีข้อมูลส่วนตัวเชิงลึก การมี "ใบแจ้งความ" (Police Report) จะช่วยปกป้องตัวคุณเอง และอาจจำเป็นต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบในการขอทำเอกสารต้นฉบับ (เช่น ปริญญาบัตร) จากหน่วยงานเดิม
ถ้าเอกสารหายระหว่างการจัดส่งโดยไปรษณีย์ ใครต้องรับผิดชอบ?
ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ดำเนินการจัดส่ง หากท่านเป็นผู้ดำเนินการส่งเอง (เช่น ส่งไปต่างประเทศ) ท่านต้องติดต่อบริษัทขนส่ง (Courier) เพื่อเคลมประกัน (หากมี) แต่หากท่านใช้บริการ One-Stop Service ของ NYC Plus ที่รวมการจัดส่งแล้ว และเอกสารหายในกระบวนการของเรา เราจะรับผิดชอบในการติดตามและดำเนินการทำเอกสารใหม่ให้ท่าน
การขอ 'สำเนาบันทึก Notary Journal' ใช้เวลานานไหม และใช้แทนเอกสารจริงได้เลยหรือไม่?
การขอคัดสำเนา Notary Journal ใช้เวลาไม่นาน (1-2 วันทำการ) แต่ต้องย้ำว่า "ใช้แทนเอกสารจริงที่หายไม่ได้" มันเป็นเพียงหลักฐานยืนยันว่า "เคยมีการรับรองเกิดขึ้นจริงในอดีต" เท่านั้น ในกรณีส่วนใหญ่ ท่านยังคงต้องเริ่มกระบวนการทำเอกสารใหม่ทั้งหมดอยู่ดี
(Topic 11) ติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของเราทันที
(Topic 10) เราเข้าใจความกังวลของท่าน ทีมงาน NYC Plus พร้อมให้คำปรึกษาเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดและรวดเร็วที่สุดสำหรับสถานการณ์ของคุณ
ทีมทนายความ Notary Public ผู้เชี่ยวชาญของเรา
บริการของท่านจะได้รับการดูแลโดยหนึ่งในทนายความผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับใบอนุญาตอย่างถูกต้องจากสภาทนายความ
ทนายจิรพันธ์ (NPT)
Notarial Services Attorney
ทนายจิรศักดิ์ (NPT)
Notarial Services Attorney
ทนายวราวุธ (NPT)
Notarial Services Attorney
ทนายวิวัฒน์ (NPT)
Notarial Services Attorney
ทนายอนุตรีย์ (NPT)
Notarial Services Attorney
