ลืมบัตรประชาชน? ทางออกฉุกเฉินในการรับรอง Notary

ตามหลักการปฏิบัติงานของ Notary Public ทั่วโลก หัวใจสำคัญที่สุดประการหนึ่งคือ "การยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม" (Positive Identification of the Signer) โดยมาตรฐานหลักคือผู้ลงนามจะต้องแสดงเอกสารยืนยันตัวตนที่ออกโดยหน่วยงานราชการซึ่งยังมีผลบังคับใช้และมีรูปถ่ายชัดเจน เช่น บัตรประจำตัวประชาชน หรือ หนังสือเดินทาง (Passport)

แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณอยู่ในสถานการณ์ฉุกเฉิน ลืมเอกสารสำคัญ หรือเอกสารหมดอายุและยังไม่ได้ทำใหม่? ในทางปฏิบัติของ Notary (โดยเฉพาะในระบบ Common Law เช่น สหรัฐอเมริกา และประยุกต์ใช้ในไทย) ยังมีทางเลือกสำรองซึ่งถือเป็น "ทางเลือกสุดท้าย" (Last Resort) นั่นคือการใช้ "พยานที่น่าเชื่อถือ" (Credible Identifying Witness)

หน้านี้คือคู่มือฉบับสมบูรณ์ที่จะอธิบายว่า พยานที่น่าเชื่อถือคือใคร, มีคุณสมบัติอย่างไร, และมีกระบวนการที่ซับซ้อนเพียงใด เพื่อแสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญและความมุ่งมั่นของเราในการรักษามาตรฐานทางกฎหมายที่รัดกุม

พยานที่น่าเชื่อถือ (Credible Identifying Witness) คือใคร?

พยานที่น่าเชื่อถือ คือบุคคลที่สามที่ทำหน้าที่เป็น "ผู้นิยาม" ตัวตนของผู้ลงนาม (The Signer) ต่อหน้า Notary Public โดยพยานคนดังกล่าวจะต้องกล่าวคำสาบาน (Swear under Oath) หรือให้คำยืนยัน (Affirm) ว่าตนรู้จักผู้ลงนามเป็นอย่างดี และยืนยันว่าบุคคลที่ปรากฏตัวต่อหน้า Notary นั้น คือบุคคลที่มีชื่อระบุในเอกสารจริง

แนวคิดนี้เกิดขึ้นเพื่อจัดการกับสถานการณ์ที่ผู้ลงนามไม่สามารถแสดงหลักฐานประจำตัวที่ยอมรับได้ การใช้พยานจึงเป็นการ "โอน" ภาระการพิสูจน์ตัวตนจากเอกสารไปยังบุคคลที่สามที่น่าเชื่อถือ

ประเภทของพยานที่น่าเชื่อถือ

โดยทั่วไป พยานที่น่าเชื่อถือสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทหลัก ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับ Notary:

1. พยานที่ Notary รู้จักเป็นการส่วนตัว (Personally Known to the Notary)

กรณีนี้คือพยานที่ทนายความ Notary Public ของเรารู้จักเป็นอย่างดีและไว้วางใจได้ เช่น เพื่อนร่วมงาน, ลูกค้าเก่าแก่ที่ติดต่อกันมานาน หรือบุคคลที่ Notary สามารถยืนยันตัวตนได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องดูบัตร พยานคนนี้จะมาทำหน้าที่ยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม (ที่ Notary ไม่รู้จัก) อีกทอดหนึ่ง

2. พยานที่มีเอกสารยืนยันตัวตน (Not Personally Known, but Vetted)

นี่เป็นกรณีที่พบบ่อยกว่า คือ ผู้ลงนาม (ที่ไม่มี ID) ได้พาพยาน (ที่มี ID ที่ถูกต้อง) มาด้วย พยานคนนี้ Notary ไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว แต่พยานสามารถแสดงบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตที่ยังไม่หมดอายุของตนเองต่อ Notary ได้ Notary จะทำการยืนยันตัวตนของ "พยาน" ก่อน จากนั้นจึงให้ "พยาน" กล่าวคำสาบานเพื่อยืนยันตัวตนของ "ผู้ลงนาม"

สำคัญ: ไม่ว่าจะเป็นกรณีใด พยานจะต้องปรากฏตัวพร้อมกับผู้ลงนาม และต้องผ่านกระบวนการสาบานตนอย่างเป็นทางการ

คุณสมบัติสำคัญ 4 ประการของพยานที่น่าเชื่อถือ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถทำหน้าที่เป็นพยานที่น่าเชื่อถือได้ กฎหมายและหลักปฏิบัติสากลได้กำหนดคุณสมบัติของพยานไว้ค่อนข้างเข้มงวด เพื่อป้องกันการฉ้อโกงและการยืนยันตัวตนที่เป็นเท็จ คุณสมบัติหลัก 4 ประการ ได้แก่:

1. บรรลุนิติภาวะ (Of Legal Age)

พยานต้องเป็นผู้ที่บรรลุนิติภาวะแล้ว (ในประเทศไทยคืออายุ 20 ปีบริบูรณ์ หรือสมรสเมื่ออายุ 17 ปี) เพื่อให้แน่ใจว่าพยานมีวุฒิภาวะเพียงพอที่จะเข้าใจถึงความสำคัญและผลทางกฎหมายของการกล่าวคำสาบานและการเป็นพยาน

2. มีสติสัมปชัญญะสมบูรณ์ (Mentally Competent)

พยานต้องมีสติสัมปชัญญะครบถ้วนสมบูรณ์ สามารถสื่อสารและเข้าใจสิ่งที่ Notary อธิบายได้ ต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าตนกำลังทำอะไร กำลังยืนยันข้อเท็จจริงใด และตระหนักถึงผลที่ตามมาของการให้การเท็จ

3. ไม่มีส่วนได้เสียในเอกสาร (Must Be Disinterested)

นี่คือคุณสมบัติที่สำคัญที่สุด พยานต้องเป็นบุคคลที่เป็นกลาง และ "ไม่มีส่วนได้เสีย" (Disinterested Party) ในเอกสารที่กำลังจะรับรอง

  • "ส่วนได้เสีย" หมายถึงอะไร? หมายถึงการที่พยานจะได้รับผลประโยชน์โดยตรง (เช่น ผลประโยชน์ทางการเงิน, ทรัพย์สิน) หรือได้รับผลกระทบทางกฎหมายโดยตรงจากการรับรองเอกสารนั้น
  • ตัวอย่างผู้มีส่วนได้เสีย (ที่ไม่สามารถเป็นพยานได้): คู่สมรสของผู้ลงนาม (หากเอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สินร่วม), ผู้รับผลประโยชน์ตามพินัยกรรม, คู่สัญญาอีกฝ่ายในสัญญา, ผู้รับมอบอำนาจในหนังสือมอบอำนาจ
  • ทำไมจึงห้าม? เพื่อป้องกันการสมรู้ร่วมคิดในการยืนยันตัวตนเพื่อผลประโยชน์ของตนเอง

4. มีเอกสารยืนยันตัวตนที่ยังไม่หมดอายุ (Must Have Valid ID)

ในกรณีที่พยานไม่ได้เป็นที่รู้จักส่วนตัวของ Notary (ตามประเภทที่ 2) ตัวพยานเองจะต้องมีเอกสารยืนยันตัวตนที่ถูกต้องตามมาตรฐานที่ Notary ยอมรับ (เช่น บัตรประชาชน หรือ พาสปอร์ต ที่ยังไม่หมดอายุ) เพื่อให้ Notary สามารถยืนยันตัวตนของ "พยาน" ได้ก่อนที่พยานจะไปยืนยันตัวตนของ "ผู้ลงนาม" อีกที

ขั้นตอนการทำงานจริง เมื่อใช้พยานที่น่าเชื่อถือ

กระบวนการนี้มีความซับซ้อนและต้องใช้ความละเอียดรอบคอบจาก Notary Public มากกว่าปกติ โดยมีขั้นตอนดังนี้:

  1. การประเมินสถานการณ์: Notary จะพูดคุยกับผู้ลงนามเพื่อประเมินความจำเป็นและความเร่งด่วน ว่าเหตุใดจึงไม่สามารถแสดงเอกสารยืนยันตัวตนได้
  2. การตรวจสอบพยาน: Notary จะตรวจสอบคุณสมบัติของพยานที่พามา (หรือพยานที่ Notary รู้จัก) ว่าเข้าเกณฑ์ทั้ง 4 ข้อหรือไม่ (มีสติสัมปชัญญะ, บรรลุนิติภาวะ, ไม่มีส่วนได้เสีย, และมี ID ที่ถูกต้อง (ถ้าจำเป็น))
  3. พยานกล่าวคำสาบาน/ยืนยัน (Witness takes an Oath/Affirmation): Notary จะให้พยานกล่าวคำสาบานหรือคำยืนยันต่อหน้า โดยเนื้อหาของคำสาบานจะเน้นไปที่การยืนยันว่า:
    • พยานรู้จักกับผู้ลงนามเป็นอย่างดี (ระบุความสัมพันธ์และระยะเวลาที่รู้จัก)
    • พยานยืนยันว่าบุคคลที่ปรากฏตัวนี้ คือ [ชื่อผู้ลงนาม] จริง
    • พยานไม่มีส่วนได้เสียในเอกสารฉบับนี้
  4. พยานลงนามในสมุดทะเบียน (Witness Signs Journal/Affidavit): พยานจะต้องลงลายมือชื่อในสมุดทะเบียน (Notarial Journal) หรืออาจต้องลงนามใน "Affidavit of Identifying Witness" (คำให้การของพยานผู้ยืนยันตัวตน) ซึ่งเป็นเอกสารแยกต่างหากที่ Notary จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกกระบวนการนี้ไว้เป็นหลักฐาน
  5. ผู้ลงนามลงนามในเอกสารหลัก: หลังจากที่ตัวตนของผู้ลงนามได้รับการยืนยันโดยพยานแล้ว Notary จึงจะอนุญาตให้ผู้ลงนามลงลายมือชื่อในเอกสารหลัก (เช่น สัญญา, หนังสือมอบอำนาจ)
  6. Notary ออกใบรับรอง (Completion of Notarial Certificate): Notary จะกรอกรายละเอียดในใบรับรอง Notarial Certificate (Jurat หรือ Acknowledgement) โดยในส่วนของการยืนยันตัวตน จะระบุอย่างชัดเจนว่า "Personally known to me (personally known)" หรือ "Proved to me on the oath of a credible witness" (พิสูจน์ต่อข้าพเจ้าด้วยคำสาบานของพยานที่น่าเชื่อถือ)

นี่คือทางเลือกสุดท้าย ไม่ใช่วิธีปฏิบัติปกติ

โปรดทราบ: กระบวนการใช้พยานที่น่าเชื่อถือถือเป็น "ทางเลือกสุดท้าย" (Method of Last Resort) เท่านั้น ไม่ใช่วิธีปฏิบัติมาตรฐานที่สามารถใช้ได้ทั่วไป

วิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานทองคำ (Gold Standard) และเป็นที่ยอมรับมากที่สุด คือการที่ผู้ลงนามแสดงเอกสารยืนยันตัวตนที่ออกโดยรัฐบาลและมีรูปถ่าย (เช่น พาสปอร์ต หรือ บัตรประชาชน) การใช้พยานที่น่าเชื่อถือสงวนไว้สำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินหรือจำเป็นจริงๆ เท่านั้น เนื่องจากเพิ่มความซับซ้อน, เพิ่มเวลาในการดำเนินการ, และเพิ่มความรับผิดชอบทางกฎหมายให้กับ Notary และตัวพยานเอง

สถานการณ์ใดบ้างที่อาจจำเป็นต้องใช้พยานที่น่าเชื่อถือ

แม้จะเป็นทางเลือกสุดท้าย แต่ก็มีสถานการณ์จริงที่จำเป็นต้องใช้วิธีนี้ เช่น:

  • เอกสารสูญหายหรือถูกขโมย: เช่น นักท่องเที่ยวที่ทำหนังสือเดินทางหาย และต้องทำหนังสือมอบอำนาจฉุกเฉินเพื่อดำเนินการที่สถานทูต แต่ยังไม่มีเอกสารใดๆ ติดตัว
  • เอกสารหมดอายุและรอทำใหม่: ผู้ลงนามทราบว่าเอกสารหมดอายุ และกำลังอยู่ในกระบวนการทำบัตรใหม่ แต่มีความจำเป็นเร่งด่วนต้องลงนามในเอกสาร
  • ผู้สูงอายุหรือผู้ป่วยติดเตียง: บุคคลที่อยู่ในสถานพยาบาลหรือบ้านพักคนชรา ที่อาจไม่ได้ต่ออายุบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางเป็นเวลานาน และไม่สะดวกในการเดินทางไปทำใหม่
  • ผู้ประสบภัยพิบัติ: ในกรณีเกิดภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม ซึ่งเอกสารสำคัญทั้งหมดอาจถูกทำลายไป

นโยบายของ NYC+ ในการใช้พยานที่น่าเชื่อถือ

เพื่อให้การบริการเป็นไปตามมาตรฐานสูงสุดและลดความเสี่ยงทางกฎหมาย NYC+ มีนโยบายที่ชัดเจนในการใช้พยานที่น่าเชื่อถือ ดังนี้:

  • ต้องนัดหมายล่วงหน้าเท่านั้น: เราไม่รับกรณี Walk-in ที่ไม่มีเอกสารยืนยันตัวตน ท่านต้องติดต่อเราล่วงหน้าทางโทรศัพท์หรือ LINE เพื่ออธิบายสถานการณ์โดยละเอียด
  • การพิจารณาเป็นกรณีไป: Notary ของเราจะประเมินความจำเป็นและความสมเหตุสมผลเป็นรายกรณี และขอสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธการให้บริการ หากพิจารณาแล้วเห็นว่าสถานการณ์หรือตัวพยานยังไม่มีความน่าเชื่อถือเพียงพอ
  • พยานต้องมีคุณสมบัติครบถ้วน: เราจะตรวจสอบคุณสมบัติของพยานอย่างเข้มงวด โดยเฉพาะประเด็น "การไม่มีส่วนได้เสีย" และ "การมีเอกสารยืนยันตัวตนที่สมบูรณ์" (กรณีพยานที่ Notary ไม่รู้จัก)
  • ความพร้อมของพยาน: พยานต้องยินยอมที่จะให้ข้อมูลส่วนตัว, กล่าวคำสาบาน, และลงนามในเอกสารบันทึกของ Notary

ค่าบริการเพิ่มเติมสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อน

เนื่องจากการใช้พยานที่น่าเชื่อถือเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนกว่าปกติอย่างมาก และเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่สูงขึ้นของ Notary จึงมีค่าบริการเพิ่มเติมจากอัตราปกติ

ค่าบริการรับรองเอกสาร Notary Public ทั่วไปเริ่มต้นที่ 1,500 บาท แต่สำหรับกระบวนการที่ต้องใช้พยานที่น่าเชื่อถือ จะมีค่าบริการเพิ่มเติม เนื่องจาก:

  • ใช้เวลาดำเนินการนานขึ้น: Notary ต้องใช้เวลาในการสัมภาษณ์และประเมินทั้งผู้ลงนามและพยาน
  • การจัดทำเอกสารเพิ่มเติม: Notary ต้องร่างและจัดทำคำให้การของพยาน (Affidavit of Identifying Witness) หรือบันทึกในสมุดทะเบียนอย่างละเอียด
  • การกล่าวคำสาบานเพิ่มเติม: ต้องมีการให้คำสาบานถึงสองครั้ง (ครั้งแรกสำหรับพยาน, ครั้งที่สองสำหรับผู้ลงนามในเอกสารหลัก หรือใน Affidavit หากเป็นการทำคำให้การ)
  • ความรับผิดชอบและความเสี่ยงที่สูงขึ้น: Notary ต้องรับความเสี่ยงจากการพึ่งพาคำให้การของบุคคลที่สามแทนเอกสารราชการ

โปรดติดต่อเราเพื่อประเมินค่าบริการสำหรับกรณีของท่านโดยเฉพาะ

ความรับผิดชอบทางกฎหมายของ "พยานที่น่าเชื่อถือ"

การเป็นพยานที่น่าเชื่อถือไม่ใช่การ "เซ็นชื่อรับรองเพื่อน" แต่เป็นกระบวนการทางกฎหมายที่จริงจัง พยานต้องตระหนักว่าตนกำลังให้การยืนยันตัวตนของบุคคลอื่นภายใต้ "คำสาบาน"

คำเตือนทางกฎหมาย: หากพยานจงใจให้ข้อมูลเท็จ (เช่น ยืนยันตัวตนบุคคลที่ตนไม่รู้จักจริง, หรือสมรู้ร่วมคิดในการปลอมแปลงตัวตน) พยานผู้นั้นจะมีความผิดฐาน "ให้การเท็จ" (Perjury) ซึ่งเป็นความผิดทางอาญา มีโทษทั้งจำคุกและปรับ

ดังนั้น บุคคลที่จะเป็นพยานที่น่าเชื่อถือได้ จะต้องมั่นใจ 100% ว่าตนรู้จักผู้ลงนามจริง และผู้ลงนามคือบุคคลที่อ้างถึงในเอกสารจริง

ความมุ่งมั่นของเราในการรักษามาตรฐานที่รัดกุม

ที่ NYC+ เราเข้าใจถึงความจำเป็นเร่งด่วนที่อาจเกิดขึ้น แต่ในขณะเดียวกัน เรายึดมั่นในจรรยาบรรณและมาตรฐานสูงสุดของการปฏิบัติหน้าที่ Notary Public การยืนยันตัวตนที่รัดกุมคือการปกป้องทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในธุรกรรม ป้องกันการฉ้อโกง และทำให้เอกสารที่ผ่านการรับรองจากเรามีความน่าเชื่อถือสูงสุดในระดับสากล

นโยบายการใช้พยานที่น่าเชื่อถือของเราจึงถูกออกแบบมาเพื่อเป็นทางออกในสถานการณ์ที่จำเป็นจริงๆ โดยยังคงไว้ซึ่งความสมบูรณ์และความถูกต้องตามหลักกฎหมาย