คู่มือการรับรอง Notary สำหรับเอกสารหลายภาษา (Multilingual Documents)

ในโลกยุคโลกาภิวัตน์ การติดต่อสื่อสารและการทำธุรกรรมข้ามพรมแดนเป็นเรื่องปกติ ทำให้เราต้องจัดการกับเอกสารที่เป็นภาษาต่างๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นสัญญาทางธุรกิจ เอกสารส่วนตัวเพื่อยื่นขอวีซ่า หรือเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ การรับรองเอกสารเหล่านี้โดย Notary Public เพื่อให้เป็นที่ยอมรับในระดับสากลจึงมีความสำคัญ แต่ก็มีข้อควรพิจารณาเมื่อเอกสารนั้นไม่ใช่ภาษาไทยหรืออังกฤษ หรือมีหลายภาษาปนกัน

คู่มือนี้จะให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับแนวทางการรับรองเอกสารหลายภาษาโดย Notary Public ที่ NYC+ เพื่อให้คุณสามารถเตรียมเอกสารได้อย่างถูกต้องและราบรื่น

กรณีที่ 1: เอกสารเป็นภาษาอื่นที่ Notary ไม่เข้าใจ (เช่น จีน, ญี่ปุ่น, เยอรมัน, ฝรั่งเศส ฯลฯ)

เมื่อท่านนำเอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศ ซึ่งทนายความ Notary Public ของเราไม่สามารถอ่านและทำความเข้าใจเนื้อหาได้โดยตรง (โดยทั่วไป Notary ในประเทศไทยจะมีความเข้าใจในภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นหลัก) การรับรองเอกสารนั้นๆ จะมีข้อกำหนดเพิ่มเติม

นโยบายของเรา: ต้องมีคำแปลที่รับรองแนบมาด้วยเสมอ

นโยบายที่สำคัญที่สุดของเราคือ: เอกสารต้นฉบับที่เป็นภาษาต่างประเทศ (ที่ไม่ใช่ไทย/อังกฤษ) จะต้องมี คำแปลที่ถูกต้องและสมบูรณ์เป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ แนบมาพร้อมกันเสมอ คำแปลดังกล่าวควรจัดทำโดยนักแปลผู้มีความเชี่ยวชาญในภาษานั้นๆ และควรมี "คำรับรองของนักแปล" (Translator's Declaration หรือ Translator's Certificate) ประกอบด้วย ซึ่งเป็นการยืนยันจากนักแปลว่าตนมีความสามารถในการแปลภาษานั้นๆ และคำแปลที่จัดทำขึ้นมีความถูกต้องตรงตามต้นฉบับทุกประการ

ตัวอย่างข้อความใน Translator's Declaration:
"I, [ชื่อนักแปล], hereby certify that I am fluent in the [ภาษาต้นฉบับ] and [ภาษาปลายทาง (ไทย/อังกฤษ)] languages, and that the foregoing/attached translation is a true and accurate translation of the original document titled '[ชื่อเอกสารต้นฉบับ]'."
[ลายเซ็นนักแปล] [วันที่]

ทำไมจึงต้องมีคำแปล? (Rationale)

เหตุผลที่เรากำหนดให้ต้องมีคำแปลประกอบ ไม่ใช่เพราะ Notary ต้องการรับรอง "ความถูกต้องของเนื้อหา" ในเอกสาร แต่เป็นเพราะ Notary มีหน้าที่ต้อง:

  • ระบุประเภทของเอกสาร (Identify Document Type): Notary จำเป็นต้องทราบว่าเอกสารที่กำลังจะรับรองนั้นคืออะไร เช่น เป็นสัญญา (Contract), หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney), ใบรับรอง (Certificate), หรือคำให้การ (Affidavit) เพื่อที่จะเลือกใช้ประเภทการรับรอง (เช่น รับรองลายมือชื่อ, รับรองสำเนาถูกต้อง) และออกใบรับรอง Notarial Certificate ได้อย่างถูกต้อง
  • กรอกข้อมูลใน Notarial Certificate: ใบรับรอง Notarial Certificate ซึ่งมักเป็นภาษาอังกฤษ จะต้องมีการอ้างอิงถึงเอกสารที่รับรอง เช่น ชื่อเอกสาร, วันที่, หรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ การมีคำแปลช่วยให้ Notary สามารถดึงข้อมูลเหล่านี้มาใส่ใน Certificate ได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
  • ปฏิบัติตามหลักการ Notary สากล: การรับรองเอกสารที่ไม่สามารถเข้าใจเนื้อหาได้เลย อาจขัดต่อหลักการปฏิบัติหน้าที่ของ Notary ในหลายประเทศ ซึ่งเน้นย้ำถึงความเข้าใจในลักษณะทั่วไปของเอกสารที่กำลังดำเนินการ

ดังนั้น การมีคำแปลที่น่าเชื่อถือจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้กระบวนการ Notarization เป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการและมีประสิทธิภาพ

กรณีที่ 2: เอกสารมีสองภาษาในฉบับเดียวกัน (Bilingual Document)

เอกสารสองภาษา หรือ Bilingual Document เป็นเอกสารที่พบบ่อยในการทำธุรกรรมระหว่างประเทศ โดยมักจะมีเนื้อหาในสองภาษาแสดงอยู่คู่ขนานกันในหน้าเดียวกัน เช่น สัญญาไทย-อังกฤษ, หนังสือมอบอำนาจไทย-จีน, หรือข้อบังคับบริษัทอังกฤษ-ญี่ปุ่น

แนวทางการปฏิบัติของเรา (Our Practice for Bilingual Docs)

สำหรับเอกสารสองภาษา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีภาษาอังกฤษรวมอยู่ด้วย Notary Public ของเราสามารถดำเนินการรับรองได้ง่ายกว่ากรณีแรก อย่างไรก็ตาม มีแนวทางปฏิบัติดังนี้:

  • การตรวจสอบความสอดคล้องเบื้องต้น: แม้ Notary จะไม่ได้รับรองความถูกต้องของการแปล แต่จะตรวจสอบเบื้องต้นว่าเนื้อหาในทั้งสองภาษามีความสอดคล้องกันในภาพรวมหรือไม่ หากพบความแตกต่างที่ชัดเจน อาจต้องมีการแก้ไขหรือยืนยันความถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ
  • การระบุภาษาใน Notarial Certificate: ใบรับรอง Notarial Certificate จะระบุว่าเอกสารที่รับรองนั้นเป็นเอกสารสองภาษา ([Language 1] and [Language 2])
  • การเลือกใช้ภาษาสำหรับ Certificate: โดยทั่วไป เราจะออกใบรับรอง Notarial Certificate เป็น ภาษาอังกฤษ เนื่องจากเป็นภาษากลางที่ยอมรับในระดับสากล และสะดวกต่อการนำไปใช้งานในต่างประเทศ

ความท้าทายในการจัดการชื่อและสถานที่

ประเด็นหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญในเอกสารหลายภาษา คือ การสะกดชื่อบุคคล ชื่อบริษัท หรือชื่อสถานที่ ที่อาจแตกต่างกันไปในแต่ละภาษา Notary จะต้องใช้ความระมัดระวังในการอ้างอิงถึงชื่อเหล่านี้ในใบรับรอง Notarial Certificate ให้ถูกต้องและสอดคล้องกับเอกสารต้นฉบับ

แนวทางปฏิบัติ:

  • ยึดตามเอกสารทางการ: การสะกดชื่อบุคคลควรยึดตามหนังสือเดินทาง (Passport) หรือบัตรประชาชน (ID Card) เป็นหลัก
  • การทับศัพท์ (Transliteration): กรณีชื่อเฉพาะในภาษาหนึ่ง (เช่น ชื่อบริษัทภาษาไทย) ต้องถูกอ้างอิงใน Certificate ภาษาอังกฤษ อาจต้องมีการตกลงเรื่องการทับศัพท์ที่ถูกต้องและสอดคล้องกัน
  • ระบุทั้งสองภาษา (ถ้าจำเป็น): ในบางกรณี Certificate อาจระบุชื่อเฉพาะทั้งสองภาษาควบคู่กันไปเพื่อความชัดเจน เช่น "Mr. Somchai Jaidee (also known as สมชาย ใจดี)"

การทำงานร่วมกับนักแปลผู้เชี่ยวชาญ (Working with Professional Translators)

ดังที่กล่าวไป การมีคำแปลที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการรับรองเอกสารภาษาต่างประเทศ การเลือกใช้นักแปลมืออาชีพจึงเป็นขั้นตอนที่ไม่ควรมองข้าม

คุณสมบัติของนักแปลที่ดี:

  • ความเชี่ยวชาญในคู่ภาษา: มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งทั้งภาษาต้นฉบับและภาษาปลายทาง รวมถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรม
  • ความรู้เฉพาะทาง (ถ้าจำเป็น): หากเอกสารเป็นเรื่องเฉพาะทาง (เช่น กฎหมาย, การแพทย์, เทคนิค) ควรเลือกนักแปลที่มีความรู้ในสาขานั้นๆ
  • การรับรองคำแปล (Translator's Declaration): นักแปลควรสามารถออกเอกสารรับรองความถูกต้องของคำแปลได้

NYC+ มีเครือข่ายนักแปลผู้เชี่ยวชาญในหลากหลายภาษา ที่พร้อมให้บริการแปลเอกสารควบคู่ไปกับการรับรอง Notary เพื่อความสะดวกและครบวงจรของท่าน (ลิงก์ไปยังหน้า "การทำงานร่วมกับนักแปล" - สมมติว่ามีหน้านี้)

เราพร้อมให้คำแนะนำเพื่อให้เอกสารของคุณเป็นที่ยอมรับ

การจัดการเอกสารหลายภาษาอาจดูซับซ้อน แต่ทีมงาน NYC+ พร้อมให้คำปรึกษาและแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เพื่อให้เอกสารที่ผ่านการรับรองจากเราสามารถนำไปใช้งานในระดับสากลได้อย่างราบรื่นและถูกต้องตามข้อกำหนด