Apostille คืออะไร และเหตุใดเอกสารจากไทยจึงใช้ระบบอื่น?
หากคุณเป็นคนไทยที่กำลังเตรียมเอกสารเพื่อไปเรียนต่อ, ทำงาน, หรือแต่งงานในต่างประเทศ หรือเป็นชาวต่างชาติที่ต้องจัดการธุรกรรมในประเทศของตนเอง คุณมักจะได้ยินคำว่า "Apostille" (อะโพสทิล) บ่อยครั้ง และนี่คือจุดเริ่มต้นของความสับสน
Apostille คืออะไร? (คำอธิบายอย่างง่าย)
Apostille คือ ตราประทับหรือใบรับรองพิเศษเพียงหนึ่งเดียว ที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศหนึ่ง เพื่อยืนยันว่าลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารราชการ (หรือเอกสารที่รับรองโดย Notary Public) เป็นของจริง เมื่อเอกสารได้รับการรับรอง Apostille แล้ว เอกสารนั้นจะสามารถนำไปใช้ได้ "ทันที" ในประเทศสมาชิกอื่นๆ ทั้งหมด โดย "ไม่ต้อง" นำไปรับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทางอีก
กระบวนการนี้เกิดขึ้นภายใต้ "อนุสัญญาเฮก" (Hague Convention of 5 October 1961) ซึ่งเป็นข้อตกลงระหว่างประเทศที่มุ่งเน้นการลดขั้นตอนการรับรองเอกสารระหว่างประเทศให้ง่ายขึ้น โดยมีหลักการคือ "รับรองเพียงครั้งเดียว ใช้ได้ทุกประเทศสมาชิก"
ประเทศสำคัญที่ใช้ระบบ Apostille (Topic 3)
ปัจจุบันมีประเทศสมาชิกอนุสัญญาเฮกมากกว่า 120 ประเทศทั่วโลก ประเทศสำคัญที่คนไทยติดต่อด้วยบ่อยครั้งและใช้ระบบ Apostille ได้แก่:
- สหรัฐอเมริกา (United States)
- สหราชอาณาจักร (United Kingdom - อังกฤษ, สกอตแลนด์, เวลส์, ไอร์แลนด์เหนือ)
- ออสเตรเลีย (Australia)
- เยอรมนี (Germany)
- ฝรั่งเศส (France)
- ญี่ปุ่น (Japan)
- เกาหลีใต้ (South Korea)
- รัสเซีย (Russia)
- สเปน (Spain)
- อิตาลี (Italy)
- สวิตเซอร์แลนด์ (Switzerland)
สำหรับประเทศเหล่านี้ หากคุณต้องการนำเอกสารจากประเทศเขามาใช้ที่ไทย หรือส่งเอกสารจากไทยไปประเทศเขา กระบวนการจะแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง
ข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุด: ประเทศไทย "ไม่ได้เป็น" สมาชิกอนุสัญญาเฮก
ข้อควรทราบ: ประเทศไทยและระบบ Legalization
ณ ปัจจุบัน (ปี 2025) ประเทศไทย "ไม่ได้เป็น" ภาคีสมาชิกของอนุสัญญาเฮก (Hague Convention) ว่าด้วย Apostille
นั่นหมายความว่า:
- หน่วยงานราชการไทย ไม่สามารถออกตรา Apostille ให้กับเอกสารไทยได้
- เอกสารไทยที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศ (แม้จะเป็นประเทศที่รับ Apostille) ต้องใช้วิธีการที่เรียกว่า "Legalization" เท่านั้น
กระบวนการ "Legalization" คือ "Apostille" ในแบบของไทย
เมื่อไม่มีระบบ Apostille ประเทศไทยจึงใช้กระบวนการดั้งเดิมที่เรียกว่า "การรับรองนิติกรณ์เอกสาร" (Legalization) ซึ่งเป็นกระบวนการ "ตรวจสอบและรับรองลายมือชื่อต่อกันเป็นทอดๆ" (Chain of Authentication) เพื่อให้เอกสารไทยเป็นที่ยอมรับในต่างประเทศ
กระบวนการนี้มีความซับซ้อนและมีหลายขั้นตอนมากกว่า Apostille มาก ซึ่ง NYC Plus มีความเชี่ยวชาญและพร้อมให้บริการท่านแบบครบวงจร (One-Stop Service) เพื่อจัดการความยุ่งยากทั้งหมดนี้แทนท่าน
แผนภาพเปรียบเทียบกระบวนการ: Apostille vs. Legalization (แบบไทย)
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เราขอเปรียบเทียบขั้นตอนที่ลูกความต้องทำ เมื่อต้องการรับรองเอกสารในประเทศที่ใช้ Apostille กับ ประเทศไทย
| กระบวนการในประเทศสมาชิก Apostille (เช่น สหรัฐอเมริกา, เยอรมนี, ญี่ปุ่น) |
กระบวนการ "Legalization" (แบบประเทศไทย) | |
|---|---|---|
| 1. เอกสารต้นฉบับ (เช่น ปริญญาบัตร) 2. นำไปรับรอง Notary Public (ถ้าจำเป็น) 3. ยื่นต่อหน่วยงานที่ออก Apostille (เช่น Secretary of State) 4. ได้รับตรา Apostille (จบ) -> ใช้ได้ทุกประเทศสมาชิก | 1. เอกสารต้นฉบับ (เช่น ปริญญาบัตรไทย) 2. นำไปแปลเป็นอังกฤษ (รับรองคำแปลโดยบริษัทแปล) 3. นำไปรับรองที่ Notary Public (เช่น NYC Plus) 4. (กรณีเอกสารราชการ) ยื่นรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ 5. ยื่นรับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทางในไทย (เช่น สถานทูตเยอรมนี) 6. จบกระบวนการ -> ใช้ได้เฉพาะในประเทศนั้นๆ | |
| ความง่าย | ง่ายและรวดเร็ว (1-2 ขั้นตอน) | ซับซ้อนและใช้เวลามาก (3-5 ขั้นตอน) |
| การยอมรับ | ใช้ได้ใน ทุกประเทศสมาชิก (120+) | ใช้ได้ เฉพาะประเทศปลายทาง ที่สถานทูตรับรองเท่านั้น |
จากตารางจะเห็นได้ชัดว่า กระบวนการ Legalization ของไทยมีความซับซ้อนและใช้เวลามากกว่าอย่างเห็นได้ชัด การพลาดขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง หรือการรับรองที่ไม่ถูกต้องจาก Notary Public จะทำให้เอกสารของท่านถูกปฏิเสธจากกรมการกงสุลหรือสถานทูตทันที ทำให้ท่านต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด
แล้วถ้าเอกสารที่มีตรา Apostille จากต่างประเทศ จะนำมาใช้ในไทย ต้องทำอย่างไร?
นี่คือคำถามสำคัญสำหรับชาวต่างชาติที่ย้ายมาประเทศไทย หรือคนไทยที่จบการศึกษาจากต่างประเทศและนำวุฒิกลับมาใช้
เนื่องจากไทยไม่ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาเฮก โดยหลักการแล้ว ไทยจึงไม่ผูกพันที่จะต้องรับรองตรา Apostille ที่ออกโดยประเทศอื่น อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ มีแนวทางดังนี้:
แนวทางปฏิบัติ: หน่วยงานราชการไทยส่วนใหญ่ (เช่น กรมการจัดหางาน, สำนักงานเขต, มหาวิทยาลัย) มักจะ "ยอมรับ" เอกสารจากประเทศหลักๆ (เช่น สหรัฐฯ, อังกฤษ, ออสเตรเลีย) ที่ผ่านการรับรอง Apostille มาแล้ว โดยถือว่าเป็นการรับรองขั้นสูงสุดจากประเทศต้นทาง
ขั้นตอนที่ถูกต้องในการนำเอกสาร Apostille มาใช้ในไทย คือ:
- รับรอง Apostille จากประเทศต้นทาง: ท่านต้องนำเอกสาร (เช่น ปริญญาบัตรจากอเมริกา) ไปรับรอง Apostille จากหน่วยงานที่มีอำนาจในประเทศนั้นๆ (เช่น Secretary of State ของรัฐที่ออกปริญญา) **ขั้นตอนนี้ต้องทำในต่างประเทศ ไม่สามารถทำในไทยได้**
- นำเอกสารมายังประเทศไทย: นำเอกสารตัวจริงที่มีตรา Apostille ติดอยู่กลับมาไทย
- แปลเป็นภาษาไทย: นำเอกสารนั้น (ทั้งตัวเอกสารและหน้า Apostille) ไปแปลเป็นภาษาไทยโดยนักแปลที่ได้รับการรับรอง
- ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล: ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำเอกสารที่แปลแล้ว + ต้นฉบับที่มีตรา Apostille ไปยื่นรับรอง "คำแปล" ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (แจ้งวัฒนะ)
เมื่อกรมการกงสุลรับรองคำแปลแล้ว เอกสารของท่านจึงจะสมบูรณ์และสามารถใช้ยื่นต่อหน่วยงานราชการไทยได้ทุกแห่ง ซึ่ง NYC Plus สามารถให้บริการท่านในขั้นตอนที่ 3 และ 4 ได้อย่างครบวงจร
ตารางสรุป: ประเทศไหนใช้ Apostille ประเทศไหนใช้ Legalization (แบบไทย)
นี่คือตัวอย่างรายชื่อประเทศที่พบบ่อย เพื่อให้ท่านตรวจสอบเบื้องต้นว่าประเทศปลายทางของท่านอยู่ในกลุ่มใด:
| กลุ่มประเทศสมาชิก Apostille (ใช้ระบบ Apostille) | กลุ่มประเทศนอกสมาชิก (ต้องใช้ระบบ Legalization เต็มรูปแบบ) |
|---|---|
|
|
ทำไมการเข้าใจเรื่อง Apostille vs Legalization จึงสำคัญอย่างยิ่ง?
ความสับสนระหว่างสองระบบนี้ คือสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้เอกสารของคนไทยและชาวต่างชาติถูกปฏิเสธการใช้งานในต่างประเทศ การเข้าใจความแตกต่างนี้จึงสำคัญอย่างยิ่งยวด:
- ป้องกันการเสียเวลา: หากท่านเตรียมเอกสารไปยื่นที่สถานทูตอเมริกาโดยไม่ผ่าน Notary และ MFA ก่อน เอกสารจะถูกปฏิเสธทันที ท่านต้องเสียเวลาย้อนกลับมาทำใหม่ทั้งหมด ซึ่งอาจไม่ทันกำหนดการสำคัญ
- ป้องกันการเสียเงิน: การดำเนินการแต่ละขั้นตอนมีค่าธรรมเนียม (ค่า Notary, ค่าธรรมเนียมกงสุล, ค่าธรรมเนียมสถานทูต) การทำผิดพลาดหมายถึงการต้องชำระค่าธรรมเนียมเหล่านี้ซ้ำซ้อน
- สร้างความน่าเชื่อถือ: การยื่นเอกสารที่รับรองมาอย่างถูกต้องตามกระบวนการ (Legalization) แสดงถึงความละเอียดรอบคอบและความน่าเชื่อถือของท่านต่อหน่วยงานปลายทาง
- หลีกเลี่ยงการถูกปฏิเสธวีซ่าหรือธุรกรรม: ธุรกรรมสำคัญ เช่น การสมัครเรียน, การขอวีซ่าทำงาน, หรือการจดทะเบียนสมรส อาจถูก "ปฏิเสธ" หรือ "ระงับ" ทันที หากเอกสารสำคัญที่ยื่นประกอบ (เช่น สูติบัตร, ปริญญาบัตร) ไม่ผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่ถูกต้อง
อย่าปล่อยให้ความสับสนเรื่อง Apostille มาขัดขวางแผนงานสำคัญของคุณ การเลือกใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจทั้งสองระบบอย่างแท้จริงเช่น NYC Plus คือการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุด
คำถามที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับ Apostille (FAQ)
คำถามที่ 1: สรุปแล้ว Apostille คืออะไร?
Apostille (อ่านว่า อะ-โพส-ทิล) คือ ตราประทับหรือใบรับรองประเภทหนึ่ง ที่ออกให้โดยหน่วยงานรัฐของประเทศที่เป็นสมาชิก 'อนุสัญญาเฮก (Hague Convention)' เพื่อรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารราชการหรือเอกสารที่รับรองโดย Notary Public ทำให้เอกสารนั้นสามารถนำไปใช้ในประเทศสมาชิกอื่นๆ ได้ทันที โดยไม่ต้องผ่านการรับรองจากสถานทูตของประเทศปลายทางอีก
คำถามที่ 2: ประเทศไทยใช้ระบบ Apostille หรือไม่?
ไม่ครับ (ณ ปี 2025) ประเทศไทยไม่ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาเฮก ดังนั้น เอกสารจากประเทศไทยจึงไม่สามารถขอรับตรา Apostille ได้ และเอกสารไทยที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศ (ไม่ว่าประเทศนั้นจะใช้ระบบ Apostille หรือไม่) จะต้องผ่านกระบวนการที่เรียกว่า 'Legalization' (การรับรองนิติกรณ์เอกสาร) เท่านั้น
คำถามที่ 3: Legalization แตกต่างจาก Apostille อย่างไร?
Apostille เป็นกระบวนการที่ง่ายและสั้นกว่า คือ เอกสาร -> Notary -> Apostille (จบ) และใช้ได้ในกลุ่มประเทศสมาชิก 120+ ประเทศ
Legalization (ที่ไทยใช้) เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนกว่า คือ เอกสาร -> Notary -> กรมการกงสุล (กระทรวงต่างประเทศ) -> สถานทูตของประเทศปลายทางในไทย (เช่น สถานทูตเยอรมนี, สถานทูตจีน) จะเห็นว่า Legalization มีขั้นตอนมากกว่าและมักใช้เวลานานกว่า และเอกสารที่ผ่านกระบวนการนี้จะใช้ได้เฉพาะในประเทศปลายทางที่สถานทูตรับรองเท่านั้น
คำถามที่ 4: ถ้าฉันมีเอกสารที่มีตรา Apostille จากอเมริกา จะนำมาใช้ในไทยต้องทำอย่างไร?
เนื่องจากประเทศไทยไม่ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาเฮก โดยหลักการแล้ว ไทยจึงไม่ได้รับรองตรา Apostille โดยตรง แต่ในทางปฏิบัติ เอกสารจากประเทศหลักๆ เช่น สหรัฐอเมริกา, อังกฤษ, ออสเตรเลีย ที่มีตรา Apostille มาแล้ว มักจะได้รับการยอมรับจากหน่วยงานราชการไทย (เช่น สำนักงานเขต, กรมการจัดหางาน) โดยมีเงื่อนไขว่า
- ต้องนำเอกสาร (ทั้งตัวเอกสารและหน้า Apostille) ไปแปลเป็นภาษาไทย
- นำคำแปลและต้นฉบับ ไปยื่นรับรอง "คำแปล" ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
อย่างไรก็ตาม หากเอกสาร Apostille นั้นมาจากประเทศที่ไม่เป็นที่รู้จักกว้างขวาง ท่านอาจต้องนำเอกสารนั้นไปให้สถานทูตไทยในประเทศต้นทางรับรองก่อนนำกลับมาไทย
คำถามที่ 5: ประเทศแคนาดา ใช้ระบบไหน?
นี่เป็นกรณีพิเศษ: ประเทศแคนาดาเพิ่งเข้าร่วมอนุสัญญาเฮกและเริ่มใช้ระบบ Apostille อย่างเป็นทางการเมื่อวันที่ 11 มกราคม 2024 ดังนั้น เอกสารจากแคนาดาที่ออกหลังจากวันนี้จะใช้ระบบ Apostille ครับ อย่างไรก็ตาม เอกสารไทยที่จะส่งไปแคนาดา "ยังคงต้องใช้ระบบ Legalization" (Notary -> กงสุลไทย -> สถานทูตแคนาดา) เหมือนเดิม เพราะไทยยังไม่ได้เป็นสมาชิก
คำถามที่ 6: ประเทศจีน ใช้ระบบไหน?
จีนแผ่นดินใหญ่ (Mainland China) ไม่ได้ใช้ระบบ Apostille (เช่นเดียวกับไทย) และต้องใช้ระบบ Legalization เต็มรูปแบบ (Notary -> กงสุลไทย -> สถานทูตจีน) อย่างไรก็ตาม "ฮ่องกง" และ "มาเก๊า" ซึ่งเป็นเขตปกครองพิเศษ ใช้ระบบ Apostille ครับ
คำถามที่ 7: NYC Plus รับทำ Apostille หรือไม่?
เราไม่สามารถ 'ออกตรา Apostille' ในไทยได้ เพราะไทยไม่ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาฯ ไม่มีหน่วยงานใดในไทยทำได้ครับ
แต่เราให้บริการที่จำเป็นสำหรับคนไทยและชาวต่างชาติในไทย นั่นคือ กระบวนการ 'Legalization' ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้ทดแทน Apostille เราสามารถให้บริการท่านตั้งแต่ขั้นตอน Notary Public, การยื่นเรื่องที่สภาทนายความ (ถ้าจำเป็น), การยื่นเรื่องที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ, ไปจนถึงการยื่นเรื่องที่สถานทูตของประเทศปลายทาง เรียกได้ว่าเราให้บริการแบบ One-Stop Service ที่ถูกต้องตามกฎหมายไทยครับ
ยังสับสนเรื่อง Apostille และ Legalization ใช่ไหม?
คุณไม่ได้สับสนคนเดียวครับ นี่คือเรื่องที่ซับซ้อนที่สุดในการรับรองเอกสาร อย่าเสี่ยงเสียเวลาและเงินทองไปกับการดำเนินการที่ผิดพลาด ทีมผู้เชี่ยวชาญของ NYC Plus พร้อมให้คำแนะนำคุณเกี่ยวกับกระบวนการที่ถูกต้องสำหรับประเทศปลายทางของคุณ
เราสามารถตรวจสอบเอกสารและข้อกำหนดของประเทศปลายทาง และดำเนินการ "Legalization" แบบครบวงจรแทนคุณได้ทั้งหมด
