ในแต่ละวัน องค์กรของคุณต้องจัดการกับเอกสารสำคัญจำนวนมหาศาล ตั้งแต่สัญญาทางธุรกิจมูลค่าหลายล้านบาท, หนังสือมอบอำนาจ, ไปจนถึงเอกสารพนักงานเพื่อยื่นขอวีซ่า แต่คุณเคยตั้งคำถามหรือไม่ว่า: กระบวนการ "รับรองเอกสาร" (Notarization) ในบริษัทของคุณ มีมาตรฐานกลางหรือไม่? ใครคือผู้มีอำนาจลงนาม? และคุณมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารที่รับรองไปนั้นถูกต้องตามกฎหมาย 100%?

การขาด "นโยบายการรับรองเอกสารของบริษัท" (Corporate Notary Policy) ที่ชัดเจน คือความเสี่ยงทางกฎหมายที่ซ่อนอยู่ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่มองข้าม การลงนามที่ผิดพลาดเพียงครั้งเดียว อาจนำไปสู่การที่สัญญาเป็นโมฆะ, การถูกปฏิเสธเอกสารจากสถานทูต, หรือการทุจริตภายในที่สร้างความเสียหายมหาศาล

คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จัดทำขึ้นโดย NYC Translation and Notary Service ในฐานะผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรขององค์กรชั้นนำ เพื่อมอบองค์ความรู้และเครื่องมือให้แก่ฝ่ายกฎหมาย (Legal Department), ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR), และผู้บริหาร ในการสร้างนโยบาย Notary ภายในที่รัดกุม ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพสูงสุด

ปรับปรุงล่าสุด: 23 ตุลาคม 2025

ทำไมองค์กรของคุณจึงควรมีนโยบาย Notary Policy?

การรับรองเอกสารไม่ใช่แค่ "งานธุรการ" แต่เป็น "กระบวนการบริหารความเสี่ยง" (Risk Management Process) การลงทุนเวลาในการสร้างนโยบายที่ชัดเจน จะมอบผลประโยชน์มหาศาล 3 ด้านหลักดังนี้:

1. การลดความเสี่ยงทางกฎหมายและการทุจริต (Risk Mitigation)

  • ป้องกันการลงนามโดยผู้ไม่มีอำนาจ: นโยบายจะกำหนดชัดเจนว่า "ใคร" มีอำนาจลงนามในเอกสาร "ประเภทใด" ป้องกันไม่ให้พนักงานที่ไม่มีอำนาจไปลงนามในสัญญาผูกมัดบริษัท
  • รับประกันความถูกต้อง (Validity): เอกสารที่ต้องใช้ในต่างประเทศ (เช่น สัญญา, หนังสือมอบอำนาจ) หากไม่ได้รับรอง Notary อย่างถูกต้องตามขั้นตอน อาจถูกปฏิเสธจากหน่วยงานปลายทาง ทำให้ธุรกรรมหยุดชะงัก
  • ป้องกันการทุจริตภายใน: กระบวนการที่รัดกุมและการมีผู้ประสานงานกลาง (Coordinator) ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร หรือการนำเอกสารสำคัญของบริษัทไปใช้ในทางที่ผิด

2. การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Operational Efficiency)

  • ขั้นตอนที่ชัดเจน: พนักงานทุกคนในองค์กรรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อต้องการรับรองเอกสาร ไม่ต้องเสียเวลาโทรถามฝ่ายกฎหมายหรือ HR ทุกครั้ง
  • ลดความล่าช้า: การมี Notary Partner ประจำ (ดู Topic 9) หมายความว่าคุณมีช่องทางด่วนในการนัดหมายและรับบริการ ไม่ต้องสุ่มหา Notary ใหม่ทุกครั้ง
  • ลดภาระฝ่ายกฎหมาย: ฝ่ายกฎหมายเปลี่ยนจาก "ผู้ดำเนินการ" (คนที่ต้องวิ่งหา Notary) มาเป็น "ผู้กำกับดูแล" (Policy Owner) ที่คอยตรวจสอบความถูกต้องเท่านั้น

3. การควบคุมค่าใช้จ่าย (Cost Control)

  • ป้องกันค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อน: หยุดปัญหาพนักงานหลายแผนกใช้บริการ Notary หลายเจ้าในอัตราที่ต่างกัน และนำมาเบิกแยกกัน
  • อัตราพิเศษสำหรับองค์กร (Corporate Rate): การเลือกใช้ Preferred Partner ช่วยให้คุณสามารถเจรจาอัตราค่าบริการพิเศษสำหรับการใช้งานในปริมาณมากได้
  • การเรียกเก็บเงินแบบรวมศูนย์ (Centralized Billing): เปลี่ยนจากการเบิกจ่ายรายครั้ง เป็นการวางบิลรายเดือน ช่วยให้ฝ่ายบัญชีทำงานง่ายขึ้นและควบคุมงบประมาณได้ชัดเจน
แบนเนอร์บริการ Notary Public สำหรับองค์กร
นโยบายที่ดีช่วยเปลี่ยนความวุ่นวายในการจัดการเอกสาร ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบสำคัญของ Corporate Notary Policy

นโยบายการรับรองเอกสารที่ดีควรมีความชัดเจนและครอบคลุมประเด็นสำคัญ 5 ด้านดังต่อไปนี้:

1. การกำหนดผู้มีอำนาจลงนาม (Authorized Signatories)

นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด นโยบายต้องระบุ "รายชื่อและตำแหน่ง" ของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในเอกสารผูกพันบริษัท และควรแบ่งตามประเภทของเอกสาร (Schedule of Authority) เช่น:

  • เอกสารสัญญาทางธุรกิจ/การเงิน (มูลค่า > 10 ล้านบาท): กรรมการผู้จัดการใหญ่ (CEO) หรือ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) เท่านั้น
  • หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney): หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย (Head of Legal) หรือ กรรมการที่ได้รับอนุมัติจากบอร์ด
  • เอกสารรับรองพนักงาน (HR Letters, Visa): ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR Manager)
  • เอกสารคำร้องต่อศาล (Affidavits): ที่ปรึกษากฎหมาย (Legal Counsel) หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมาย

นโยบายนี้ควรอ้างอิงถึง "หนังสือรับรองบริษัท" และ "มติที่ประชุมคณะกรรมการ" ที่ให้อำนาจบุคคลเหล่านี้

2. การกำหนดผู้ประสานงานหลัก (Central Coordinator)

องค์กรควรแต่งตั้งบุคคลหรือแผนก (เช่น ฝ่ายกฎหมาย หรือ ฝ่ายธุรการกลาง) ให้เป็น "ผู้ประสานงานหลัก" เพียงจุดเดียวในการติดต่อกับสำนักงาน Notary Public ภายนอก ผู้ประสานงานนี้จะมีหน้าที่:

  • เป็นผู้รับคำขอรับบริการ Notary จากทุกแผนก
  • ตรวจสอบความถูกต้องเบื้องต้นของเอกสารและผู้ลงนาม (ว่าตรงตามนโยบายหรือไม่)
  • เป็นผู้ติดต่อและนัดหมายกับ Notary Partner ประจำ
  • จัดการเรื่องการชำระเงินและรวบรวมใบเสร็จ

3. กระบวนการขอรับบริการ (Internal Request Workflow)

นโยบายควรกำหนดขั้นตอนภายในที่ชัดเจน เช่น:

  1. พนักงานผู้ร้องขอ กรอก "แบบฟอร์มคำขอรับบริการ Notary ภายใน" (ระบุประเภทเอกสาร, ประเทศปลายทาง, ความเร่งด่วน)
  2. หัวหน้าแผนกของผู้ร้องขอ อนุมัติคำขอ
  3. ส่งคำขอที่อนุมัติแล้วไปยัง "ผู้ประสานงานหลัก"
  4. ผู้ประสานงานหลัก ตรวจสอบและนัดหมาย Notary Public
  5. ผู้มีอำนาจลงนาม (Authorized Signatory) เดินทางไปลงนาม หรือนัดหมาย Notary ให้มาบริการนอกสถานที่

4. นโยบายการใช้บริการนอกสถานที่ (On-Site Service Policy)

การเรียก Notary มาให้บริการที่บริษัท (นอกสถานที่) สะดวกสบาย แต่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่า นโยบายควรกำหนดว่าเมื่อใดจึงจะอนุมัติให้ใช้บริการนี้ได้ เช่น:

  • กรณีผู้ลงนามเป็นผู้บริหารระดับสูง (C-Level) ที่ไม่สะดวกเดินทาง
  • กรณีมีเอกสารที่ต้องรับรองในคราวเดียวจำนวนมาก (เช่น มากกว่า 20 ฉบับ)
  • กรณีเอกสารมีความลับสูงสุดและไม่ต้องการนำออกจากบริษัท

5. แนวทางการจัดเก็บเอกสารและบันทึก (Record-Keeping)

เพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail) ฝ่ายกฎหมายหรือผู้ประสานงานควรรักษา "บันทึกการรับรองเอกสาร" (Notarization Log) โดยต้องระบุ:

  • วันที่รับรอง
  • ชื่อเอกสาร และ ผู้ร้องขอ (แผนก)
  • ชื่อผู้ลงนาม
  • ชื่อ Notary Public ผู้รับรอง
  • สถานที่จัดเก็บสำเนา (Scan) ของเอกสารที่รับรองแล้ว

การมีบันทึกนี้สำคัญอย่างยิ่งหากเอกสารถูกโต้แย้งในอนาคต

ตัวอย่างร่างนโยบาย (Template)

นี่คือตัวอย่างโครงร่างนโยบายการรับรองเอกสาร ที่ฝ่ายกฎหมายของคุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที (เนื้อหานี้ถูกขยายความเพื่อให้รายละเอียดสูงสุดตามเป้าหมาย 4000-5000 คำ)

[ชื่อบริษัทของคุณ] จำกัด (มหาชน)

นโยบายการรับรองเอกสารและการใช้บริการ Notary Public (Corporate Notarization Policy)

รหัสเอกสาร: POL-LGL-001 | ฉบับที่: 1.0 | วันที่บังคับใช้: 1 มกราคม 2026

1.0 วัตถุประสงค์ (Purpose)

นโยบายนี้จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดกรอบการปฏิบัติงาน, ความรับผิดชอบ, และขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการร้องขอและการรับรองเอกสาร (Notarization) ทุกประเภทของบริษัทฯ เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินการสอดคล้องกับกฎหมาย, ข้อบังคับของบริษัท, และหลักปฏิบัติสากล โดยมีเป้าหมายเพื่อลดความเสี่ยงทางกฎหมาย, เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน, และควบคุมค่าใช้จ่ายขององค์กร

2.0 ขอบเขต (Scope)

นโยบายนี้บังคับใช้กับการรับรองเอกสารทุกประเภทที่กระทำในนามบริษัทฯ รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

  • การรับรองลายมือชื่อ (Signature Attestation) ในสัญญา, หนังสือมอบอำนาจ, และข้อตกลงทางกฎหมาย
  • การรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy) ของเอกสารบริษัทและเอกสารราชการ
  • การรับรองคำแปล (Translation Certification)
  • การทำคำให้การ (Affidavits) และคำสาบาน (Oaths)
นโยบายนี้มีผลบังคับใช้กับพนักงาน, ผู้บริหาร, และทุกแผนกงานภายใน [ชื่อบริษัทของคุณ]

3.0 คำจำกัดความ (Definitions)

  • Notary Public: ทนายความผู้ได้รับใบอนุญาตให้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ตามที่สภาทนายความกำหนด
  • Legalization: กระบวนการรับรองเอกสารหลายขั้นตอน (Notary -> กรมการกงสุล -> สถานทูต) เพื่อให้เอกสารใช้ได้ในต่างประเทศ
  • ผู้มอบอำนาจ (Principal): ตัวองค์กร ([ชื่อบริษัทของคุณ]) หรือบุคคลผู้มีอำนาจที่ลงนามในเอกสาร
  • ผู้มีอำนาจลงนาม (Authorized Signatory): บุคคลที่ระบุไว้ใน "ภาคผนวก A" ของนโยบายนี้ ซึ่งได้รับมอบอำนาจจากคณะกรรมการบริษัทให้ลงนามผูกพันบริษัทได้
  • ผู้ประสานงาน Notary (Notary Coordinator): แผนกหรือบุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้เป็นจุดติดต่อกลางในการจัดการบริการ Notary (ในที่นี้คือ [ระบุแผนก เช่น ฝ่ายกฎหมาย/ฝ่ายธุรการ])
  • พันธมิตร Notary (Preferred Partner): สำนักงานกฎหมาย Notary Public ที่บริษัทได้คัดเลือกและตกลงอัตราค่าบริการไว้ (ในที่นี้คือ "NYC Translation and Notary Service Co., Ltd.")

4.0 บทบาทและความรับผิดชอบ (Roles and Responsibilities)

4.1 แผนกผู้ร้องขอ (Requesting Department)

  • รับผิดชอบในการร่างและตรวจสอบความถูกต้องของ "เนื้อหา" ในเอกสาร
  • ระบุประเทศปลายทางที่เอกสารจะถูกนำไปใช้ (เพื่อกำหนดกระบวนการ Legalization ที่ถูกต้อง)
  • กรอก "แบบฟอร์มคำขอรับบริการ Notary" (FORM-LGL-001) พร้อมแนบเอกสาร และยื่นขออนุมัติจากหัวหน้าแผนก

4.2 ผู้มีอำนาจลงนาม (Authorized Signatory)

  • ต้องเป็นบุคคลที่ระบุไว้ใน "ภาคผนวก A" เท่านั้น
  • ต้องอ่านและทำความเข้าใจเอกสาร "ก่อน" ลงนาม
  • ต้อง "ห้ามลงนามล่วงหน้า" ในเอกสารที่ต้องรับรองลายมือชื่อ (Signature Attestation) โดยเด็ดขาด
  • ต้องแสดงตนและลงนาม "ต่อหน้า" Notary Public พร้อมแสดงบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางตัวจริง

4.3 ผู้ประสานงาน Notary (Notary Coordinator - [ฝ่ายกฎหมาย])

  • รับและตรวจสอบคำขอ (FORM-LGL-001) ว่าได้รับอนุมัติและถูกต้องหรือไม่
  • ติดต่อประสานงานนัดหมายกับ "พันธมิตร Notary" (NYC+)
  • ให้คำแนะนำเบื้องต้นแก่ผู้ลงนามเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเตรียม
  • (ตามข้อ 6.0) อนุมัติการใช้บริการนอกสถานที่ตามความจำเป็น
  • (ตามข้อ 7.0) เก็บรวบรวมสำเนาเอกสารที่รับรองแล้ว และบันทึกลงใน "ทะเบียนคุมการรับรองเอกสาร" (Notarization Log)
  • รวบรวมใบแจ้งหนี้จาก Partner เพื่อส่งต่อให้ฝ่ายบัญชี

5.0 กระบวนการมาตรฐานในการขอรับบริการ (Standard Procedure)

พนักงานที่ต้องการรับรองเอกสารต้องปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้:

  1. เตรียมการ: พนักงานผู้ร้องขอจัดเตรียมเอกสารฉบับร่าง และยืนยันความถูกต้องของเนื้อหากับหัวหน้างาน
  2. ยื่นคำขอภายใน: กรอกแบบฟอร์ม FORM-LGL-001 ระบุรายละเอียด (ประเภทเอกสาร, ผู้ลงนาม, ประเทศปลายทาง, ความเร่งด่วน) และส่งให้หัวหน้าแผนกอนุมัติ
  3. ส่งคำขอให้ผู้ประสานงาน: เมื่อได้รับอนุมัติ ให้ส่งแบบฟอร์มและเอกสาร (ฉบับที่ยังไม่ลงนาม) ไปยัง "ผู้ประสานงาน Notary" (ฝ่ายกฎหมาย)
  4. การนัดหมาย: ผู้ประสานงานฯ จะตรวจสอบความถูกต้องและติดต่อ NYC+ เพื่อนัดหมาย (ระบุว่าจะให้ผู้ลงนามเดินทางไป หรือขอบริการนอกสถานที่)
  5. การรับรอง: ผู้มีอำนาจลงนาม ดำเนินการลงนามต่อหน้า Notary Public ตามนัดหมาย
  6. รับเอกสารคืน: ผู้ประสานงานฯ รับเอกสารฉบับจริงที่รับรองแล้วกลับมา, สแกนสำเนา, และบันทึกลง Log ก่อนส่งมอบให้แผนกผู้ร้องขอ

6.0 นโยบายการใช้บริการนอกสถานที่ (On-Site Service Policy)

6.1 การเรียกใช้บริการ Notary นอกสถานที่ (ให้ Notary เดินทางมาที่สำนักงาน) จะได้รับอนุมัติจากผู้ประสานงานฯ ในกรณีดังต่อไปนี้:

  • ผู้ลงนามเป็นผู้บริหารระดับ [ระบุระดับ เช่น C-Level / Vice President ขึ้นไป]
  • มีการลงนามเอกสารในคราวเดียวมากกว่า [เช่น 10 ฉบับ]
  • เป็นการลงนามในการประชุมสำคัญ (เช่น Board Meeting, Closing a deal)
  • เอกสารมีความลับสูงสุด (Top Confidential) ที่ไม่สามารถนำออกจากบริษัทได้
6.2 การร้องขอนอกเหนือจากนี้ ให้อยู่ในดุลยพินิจของผู้ประสานงานฯ โดยคำนึงถึงความคุ้มค่าของค่าใช้จ่าย

7.0 การจัดเก็บเอกสารและบันทึก (Record-Keeping and Archiving)

7.1 "ทะเบียนคุมการรับรองเอกสาร" (Notarization Log) จะถูกดูแลโดยผู้ประสานงานฯ และต้องถูกเก็บรักษาในรูปแบบดิจิทัล (บน [ระบุ Server/SharePoint]) เป็นเวลาอย่างน้อย [เช่น 10 ปี] หรือตามอายุความของเอกสารนั้นๆ
7.2 สำเนา (Scan) ของเอกสารที่รับรองแล้ว "ทุกฉบับ" จะต้องถูกจัดเก็บในระบบ Document Management System (DMS) ของบริษัท โดยเชื่อมโยงกับ Log ในข้อ 7.1

ภาคผนวก A: ตารางผู้มีอำนาจลงนาม (Schedule of Authority)

(ตัวอย่างตาราง)

ประเภทเอกสาร ผู้มีอำนาจลงนาม (ตำแหน่ง)
สัญญา/ข้อตกลง (มูลค่า > 10 ล้านบาท)CEO, CFO (ลงนามร่วม)
สัญญา/ข้อตกลง (มูลค่า < 10 ล้านบาท)กรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองบริษัท
หนังสือมอบอำนาจ (POA)กรรมการผู้มีอำนาจ หรือ หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย
คำให้การ (Affidavit) ต่อศาล/ราชการหัวหน้าฝ่ายกฎหมาย หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นลายลักษณ์อักษร
เอกสาร HR (รับรองการทำงาน, วีซ่า)ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ภาคผนวก B: พันธมิตรผู้ให้บริการ (Preferred Partner)

บริษัทได้คัดเลือก NYC Translation and Notary Service Co., Ltd. เป็นพันธมิตรหลัก (Preferred Partner) ในการให้บริการ Notary Public และ Legalization
ติดต่อ: [ใส่เบอร์ NYC] | อีเมล: [ใส่เมล NYC] | LINE: @NYCLI

ประโยชน์ของการมี NYC+ เป็นพันธมิตร Notary ประจำ (Preferred Partner)

การเลือก NYC+ เป็น "Preferred Notary Partner" ไม่ใช่แค่การจ้าง Notary แต่คือการมีที่ปรึกษาด้านกระบวนการทางกฎหมายอยู่เคียงข้างองค์กรของคุณ

  • ความสอดคล้องและความเร็ว: เราจะเก็บ "ตัวอย่างลายมือชื่อ" และ "ตราประทับ" ของผู้มีอำนาจลงนามในองค์กรของคุณ (ที่ได้รับอนุมัติ) ทำให้เมื่อมีการยื่นคำขอครั้งต่อไป กระบวนการตรวจสอบและรับรองจะรวดเร็วขึ้นหลายเท่า
  • ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง: เรามีความเชี่ยวชาญในการรับรองเอกสารสำหรับทุกประเทศทั่วโลก เรารู้ว่าเอกสารสำหรับรัสเซียต้องทำอย่างไร (Legalization) หรือเอกสารสำหรับแอฟริกาใต้ต้องใช้ Unabridged Certificate เราป้องกันข้อผิดพลาดก่อนที่มันจะเกิดขึ้น
  • การบริการที่ยืดหยุ่น: เราเข้าใจการทำงานขององค์กร เรามีบริการนอกสถานที่ (On-site Notarization) สำหรับผู้บริหารระดับสูง หรือการรับรองเอกสารด่วนในวันเดียวกัน
  • การจัดการค่าใช้จ่าย: เราสามารถเสนออัตราค่าบริการพิเศษสำหรับองค์กร (Corporate Rate) และระบบการเรียกเก็บเงินรายเดือน (Monthly Invoicing) เพื่อให้ฝ่ายบัญชีของคุณทำงานได้ง่ายขึ้น

การอบรมพนักงาน: ปิดช่องโหว่จากความไม่รู้

นโยบายที่ดีที่สุดจะไร้ความหมายหากพนักงานไม่ปฏิบัติตาม พนักงานหลายคนอาจไม่เข้าใจว่า "Notary Public" คืออะไร และทำไมการรับรองลายมือชื่อจึงสำคัญ พวกเขาอาจคิดว่ามันเป็นเพียง "การประทับตรายาง" และอาจนำเอกสารสำคัญไปให้บุคคลที่ไม่มีอำนาจรับรอง (เช่น ผู้ใหญ่บ้าน หรือ Notary ที่ไม่ได้รับใบอนุญาต) ซึ่งส่งผลให้เอกสารนั้น "เป็นโมฆะ" ทันทีเมื่อใช้ในต่างประเทศ

NYC+ สามารถให้บริการจัด "อบรมภายใน" (Internal Training) แก่ฝ่ายกฎหมาย, ฝ่ายธุรการ, และฝ่าย HR ของคุณ เพื่อสร้างความตระหนักรู้ในหัวข้อ:

  • Notary Public คืออะไร และทำไมจึงสำคัญต่อสัญญาและเอกสารระหว่างประเทศ
  • ความแตกต่างระหว่าง Notary ไทย และ Notary ต่างประเทศ
  • ขั้นตอนที่ถูกต้องตาม "Corporate Notary Policy" ของบริษัทคุณ
  • ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย (Common Pitfalls) ที่ทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ

ในฐานะหัวหน้าฝ่ายกฎหมายหรือ Compliance นี่คือขั้นตอนที่คุณสามารถใช้เพื่อเริ่มต้นสร้างนโยบายนี้:

  1. 1. ตรวจสอบสถานะปัจจุบัน (Audit): สุ่มตรวจเอกสารที่เคยรับรอง Notary ใน 6 เดือนที่ผ่านมา ใครเป็นคนเซ็น? ใช้ Notary เจ้าไหน? ใช้เวลาเท่าไหร่? ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่?
  2. 2. ระบุความเสี่ยง (Identify Risks): คุณพบความเสี่ยงอะไรบ้าง? (เช่น พนักงานหลายคนลงนาม, ใช้ Notary หลายเจ้า, ไม่มี Log การจัดเก็บ)
  3. 3. ร่างนโยบายฉบับร่าง (Draft Policy): ใช้ Template ของเรา เป็นจุดเริ่มต้น และปรับแก้ให้เข้ากับโครงสร้างองค์กร
  4. 4. สร้างภาคผนวก (Create Schedule): จัดทำ "ภาคผนวก A" (Schedule of Authority) โดยประสานงานกับ CEO/CFO ว่าใครควรมีอำนาจลงนามในเอกสารใดบ้าง
  5. 5. ขออนุมัติ (Get Approval): นำเสนอนโยบายฉบับร่างและเหตุผล (การลดความเสี่ยง) ต่อคณะกรรมการบริหารหรือ CEO เพื่อขออนุมัติบังคับใช้
  6. 6. คัดเลือก Partner: คัดเลือก "Preferred Notary Partner" (เช่น NYC+) และเจรจาอัตราค่าบริการและเงื่อนไขการให้บริการ (SLA)
  7. 7. สื่อสารและอบรม (Communicate & Train): ประกาศใช้นโยบายทั่วทั้งองค์กร และจัดอบรม (ดู Topic 10) ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง (ผู้ประสานงาน, ฝ่ายธุรการของแต่ละแผนก)
  8. 8. ทบทวน (Review): กำหนดให้มีการทบทวนนโยบายนี้ทุกปี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารที่มีอำนาจลงนาม

เราพร้อมเป็นที่ปรึกษาในการร่างนโยบายนี้ให้องค์กรของคุณ

NYC+ ไม่ได้เป็นเพียงผู้ให้บริการรับรองเอกสาร แต่เราคือ "ที่ปรึกษาด้านกระบวนการ" (Process Consultant) เราเข้าใจความท้าทายที่ฝ่ายกฎหมายขององค์กรต้องเผชิญในการควบคุมความเสี่ยงด้านเอกสาร

เราพร้อมที่จะทำงานร่วมกับทีมของคุณ เพื่อช่วยวิเคราะห์, ร่าง, และวางระบบ Corporate Notary Policy ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ เพื่อเปลี่ยนงานเอกสารที่ยุ่งเหยิงให้เป็นกระบวนการที่รัดกุม, ปลอดภัย, และตรวจสอบได้