ทำไมการมี "นโยบายจัดเก็บเอกสาร" จึงสำคัญกว่าที่คิด
สำหรับองค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ โดยเฉพาะบริษัทที่ต้องติดต่อกับต่างประเทศ บริษัทมหาชน หรือบริษัทที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลที่เข้มงวด กระบวนการมักจะจบลงที่ "การได้รับเอกสารที่รับรอง Notary Public" และ "ส่งไปใช้งาน"
แต่คำถามที่สำคัญที่สุดคือ: "แล้วเอกสารต้นฉบับที่รับรองแล้ว... ควรเก็บไว้นานแค่ไหน?"
การไม่มี "นโยบายการจัดเก็บเอกสาร" (Document Retention Policy) ที่ชัดเจน ถือเป็นความเสี่ยงทางกฎหมายและการเงินที่ใหญ่หลวง การจัดเก็บเอกสารไม่ใช่แค่การหาที่วางในตู้เก็บของ แต่เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ออกแบบมาเพื่อ:
หน้านี้คือคู่มือจาก NYC Plus ที่จะช่วยให้ฝ่าย Compliance, ฝ่ายกฎหมาย, และผู้บริหาร สามารถวางแผนการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ผ่านการรับรอง Notary Public ได้อย่างถูกต้องตามหลักสากล