เตรียมตัวให้พร้อมใน 10 นาที: คู่มือฉบับสมบูรณ์ก่อนมาใช้บริการ Notary Public
การไปพบ Notary Public หรือ "นายทะเบียนผู้ทำคำรับรอง" อาจฟังดูเป็นเรื่องง่ายๆ แค่เดินเข้าไป เซ็นเอกสาร แล้วก็กลับ แต่ในความเป็นจริง การเตรียมตัวที่ไม่ดีพออาจทำให้คุณเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม หรือแม้กระทั่งทำให้เอกสารของคุณไม่สามารถใช้งานได้ ปัญหาที่พบบ่อย เช่น ลืมนำเอกสารสำคัญมา, เซ็นเอกสารมาก่อนในกรณีที่ห้ามเซ็น, หรือชื่อในเอกสารไม่ตรงกับบัตรประชาชน ล้วนเป็นสิ่งที่ป้องกันได้ง่ายๆ
คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จาก สถาบันภาษาเอ็นวายซี+ (NYC Translation and Notary Service) ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณเตรียมตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดก่อนวันนัดหมาย เราได้รวบรวมประสบการณ์กว่า 15 ปีในการให้บริการลูกค้ากว่าหมื่นราย มาสรุปเป็น 10 ขั้นตอนง่ายๆ (Step-by-Step Guide) ที่ครอบคลุมตั้งแต่ก่อนวันนัดหมาย ระหว่างการดำเนินการ และสิ่งที่ควรทำหลังจากได้รับเอกสารคืน พร้อม Checklist ฉบับย่อ และคำถามที่พบบ่อย เพื่อให้คุณมั่นใจว่ากระบวนการรับรองเอกสารของคุณจะผ่านไปอย่างราบรื่น รวดเร็ว และถูกต้อง 100%
การเตรียมตัวที่ดี ช่วยให้วันนัดหมาย Notary ราบรื่น
A. ก่อนวันนัดหมาย: 4 ขั้นตอนสำคัญที่ต้องเตรียม
การเตรียมตัวที่ดีที่สุดเริ่มต้นก่อนที่คุณจะเดินทางมาที่สำนักงานของเรา การใช้เวลาเพียงเล็กน้อยตรวจสอบและเตรียมเอกสารล่วงหน้า จะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาลในวันนัดหมาย
1ตรวจสอบว่าคุณต้องการการรับรองประเภทใด
นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดและมักเป็นจุดที่ผิดพลาดบ่อยที่สุด! ดังที่เราได้อธิบายในบทความ Acknowledgment vs Jurat, การรับรองมีหลายประเภท และ Notary ไม่สามารถ "เลือก" ให้คุณได้ คุณต้องทราบมาก่อนว่าต้องการแบบใด:
- Acknowledgment (รับรองลายมือชื่อ/การยอมรับ): เน้นยืนยันตัวตนและความสมัครใจในการเซ็น (เซ็นมาก่อนได้ แต่ต้องมา "ยอมรับ" ต่อหน้า)
- Jurat (การสาบานตน): เน้นยืนยันความจริงของเนื้อหาภายใต้คำสาบาน (ห้ามเซ็นมาก่อนเด็ดขาด! ต้องมา "สาบานและเซ็น" ต่อหน้า)
- Certified True Copy (รับรองสำเนาถูกต้อง): รับรองว่าสำเนาเหมือนต้นฉบับ (ต้องนำ "ต้นฉบับ" มาแสดงด้วย)
- Witnessing (การเป็นพยาน): Notary ทำหน้าที่เป็นพยานในการลงนาม
- Translation Certification (รับรองคำแปล): รับรองความถูกต้องของคำแปล (ต้องมีทั้งต้นฉบับและคำแปล)
วิธีตรวจสอบ:
- ติดต่อหน่วยงานปลายทาง: ถามโดยตรงว่าต้องการ Notarization แบบใด
- ดูใบปะหน้า (Notarial Certificate): หากเอกสารมีมาให้ อ่านหาคำว่า "Acknowledged" หรือ "Sworn to"
หากไม่แน่ใจจริงๆ ลอง ส่งรูปเอกสารมาให้เราช่วยดูเบื้องต้นผ่าน LINE @NYCLI ได้ครับ (แต่เราไม่สามารถตัดสินใจแทนคุณได้)
2กรอกข้อมูลในเอกสารให้ครบถ้วน **แต่ห้ามเซ็นชื่อเด็ดขาด** (โดยเฉพาะกรณี Jurat)
เพื่อให้กระบวนการรวดเร็ว กรุณากรอกข้อมูลส่วนตัวของคุณ (ชื่อ, ที่อยู่, วันที่ ฯลฯ) ในเอกสารให้ครบถ้วนสมบูรณ์ก่อนมาที่สำนักงาน
□ คำเตือนสำคัญมาก!
ห้ามลงลายมือชื่อ (Do Not Sign) ในเอกสารก่อนมาพบ Notary โดยเด็ดขาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องการการรับรองแบบ Jurat (เช่น Affidavit, คำสาบาน) ซึ่งกฎหมายกำหนดชัดเจนว่าคุณต้องลงนามต่อหน้า Notary เท่านั้น หากคุณเซ็นมาก่อน คุณจะต้องพิมพ์เอกสารใหม่ทั้งหมด!
สำหรับ Acknowledgment แม้จะเซ็นมาก่อนได้ แต่เพื่อความปลอดภัยและป้องกันความสับสน แนะนำให้ "เว้นช่องลายเซ็น" ไว้ก่อน แล้วค่อยมาเซ็นต่อหน้า Notary (หรือยอมรับลายเซ็นเดิม) จะดีที่สุด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกช่องที่ต้องกรอก (ยกเว้นลายเซ็นและส่วนของ Notary) ได้รับการกรอกอย่างถูกต้องและชัดเจน
3รวบรวมเอกสารประกอบ "ตัวจริง" ทั้งหมด
การยืนยันตัวตนคือหัวใจสำคัญของการรับรอง Notary คุณต้องเตรียมเอกสาร "ตัวจริง" (Original Documents) ดังต่อไปนี้มาด้วย:
- เอกสารประจำตัวที่ยังไม่หมดอายุ (Valid ID):
- สำหรับคนไทย: บัตรประจำตัวประชาชน (Thai ID Card) ตัวจริง
- สำหรับชาวต่างชาติ: หนังสือเดินทาง (Passport) ตัวจริง ที่ยังมีอายุใช้งาน
- (ใบขับขี่ หรือ บัตรอื่นๆ อาจใช้ไม่ได้ในบางกรณี ควรเตรียมบัตรประชาชน/พาสปอร์ตเป็นหลัก)
- เอกสารต้นฉบับ (กรณี Certified True Copy): หากคุณต้องการรับรองสำเนาถูกต้อง คุณต้องนำ "เอกสารต้นฉบับ" (The Original Document) ที่ต้องการให้รับรองสำเนานั้น มาให้ Notary ตรวจสอบเปรียบเทียบกับสำเนาด้วย
- เอกสารประกอบอื่นๆ (Supporting Documents - ถ้ามี):
- ใบเปลี่ยนชื่อ/นามสกุล (Certificate of Name/Surname Change): หากชื่อในเอกสารไม่ตรงกับบัตรปัจจุบัน เนื่องจากมีการเปลี่ยนชื่อ/สกุล
- ทะเบียนสมรส/ใบหย่า (Marriage/Divorce Certificate): อาจจำเป็นสำหรับเอกสารบางประเภทที่เกี่ยวกับสถานภาพสมรส
- หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney): หากคุณลงนามในฐานะตัวแทน (แต่ผู้มอบอำนาจก็ยังต้องมาด้วยตนเองเพื่อรับรอง POA นั้นก่อน)
ข้อควรจำ: Notary ไม่สามารถรับรองเอกสารได้ หากคุณไม่มีเอกสารประจำตัว "ตัวจริง" มาแสดง
ต้องนำบัตรประชาชน หรือ พาสปอร์ต "ตัวจริง" ที่ยังไม่หมดอายุมาแสดง
4ตรวจสอบการสะกดชื่อ-นามสกุลในทุกเอกสารให้ตรงกันเป๊ะ
นี่เป็นอีกจุดที่สร้างปัญหาบ่อยครั้ง ชื่อและนามสกุลของคุณที่ปรากฏใน:
- เอกสารที่คุณต้องการให้รับรอง
- เอกสารประจำตัว (บัตรประชาชน/พาสปอร์ต)
- ใบปะหน้าการรับรอง (Notarial Certificate)
จะต้องสะกดตรงกันทุกตัวอักษร ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ (ถ้ามี) รวมถึงคำนำหน้าชื่อ (นาย/นาง/นางสาว หรือ Mr./Mrs./Ms./Miss)
หากสะกดไม่ตรงกันแม้แต่นิดเดียว (เช่น ตกหล่นตัวอักษร, สลับตำแหน่ง, ใช้ชื่อเล่นแทนชื่อจริง) Notary มีสิทธิ์และหน้าที่ที่จะปฏิเสธการรับรองเอกสารนั้น เนื่องจากไม่สามารถยืนยันได้อย่างแน่ชัดว่าเป็นบุคคลคนเดียวกัน
วิธีแก้:
- แก้ไขเอกสารที่ต้องการรับรองให้ถูกต้องก่อนนำมา
- หากชื่อในเอกสารเก่า แต่บัตรเป็นชื่อใหม่ ให้นำ "ใบเปลี่ยนชื่อ/นามสกุลตัวจริง" มาแสดงประกอบ
การตรวจสอบเรื่องชื่อล่วงหน้า จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องเสียเวลาเดินทางมาแล้วไม่สามารถรับรองเอกสารได้
B. ในวันนัดหมาย: 4 ขั้นตอน ณ สำนักงาน NYC+
เมื่อคุณเตรียมเอกสารทุกอย่างพร้อมแล้ว การดำเนินการ ณ สำนักงานของเราจะเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยมีขั้นตอนดังนี้:
5แสดงบัตรประชาชน/หนังสือเดินทางตัวจริง
เมื่อมาถึง แจ้งเจ้าหน้าที่ว่ามาใช้บริการ Notary Public และยื่นเอกสารประจำตัว "ตัวจริง" (บัตรประชาชน หรือ พาสปอร์ต) ให้กับทนายความ Notary Public หรือเจ้าหน้าที่ผู้ช่วย
Notary จะทำการตรวจสอบข้อมูลในบัตรอย่างละเอียด เช่น รูปถ่าย, ชื่อ-นามสกุล, เลขประจำตัว, วันหมดอายุ เพื่อยืนยันว่าเป็นเอกสารที่ถูกต้องและเป็นของคุณจริง
ขั้นตอนนี้อาจมีการถ่ายสำเนาบัตรของคุณเก็บไว้เป็นหลักฐานตามข้อบังคับของสภาทนายความ (เรามีนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล PDPA อย่างเข้มงวด)
6Notary พูดคุยยืนยันตัวตนและความเข้าใจ
Notary ไม่ใช่แค่รับเอกสารแล้วประทับตรา แต่มีหน้าที่ต้องพูดคุยกับคุณเพื่อ:
- ยืนยันตัวตนอีกครั้ง: อาจมีการถามชื่อ-นามสกุล หรือข้อมูลอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณคือบุคคลในบัตรจริง
- ประเมินความเข้าใจ: Notary อาจถามคำถามง่ายๆ เพื่อประเมินว่าคุณมีสติสัมปชัญญะ (Awareness) และเข้าใจถึงลักษณะและผลของเอกสารที่คุณกำลังจะลงนามหรือไม่ (Competence) เช่น "คุณทราบไหมว่าเอกสารนี้เกี่ยวกับอะไร?", "มีใครบังคับให้คุณมาเซ็นเอกสารนี้หรือไม่?"
- ยืนยันความสมัครใจ (สำหรับ Acknowledgment): ถามเพื่อให้คุณยืนยันว่าคุณลงนามด้วยความเต็มใจ
- จัดการให้สาบานตน (สำหรับ Jurat): Notary จะกล่าวคำปฏิญาณให้คุณกล่าวตาม หรือให้คุณยืนยันคำสาบาน (Administer Oath/Affirmation)
ขั้นตอนนี้สำคัญมากในการป้องกันการฉ้อโกงและทำให้การรับรองมีผลสมบูรณ์ทางกฎหมาย กรุณาให้ความร่วมมือและตอบคำถามตามความเป็นจริง
7ลงลายมือชื่อต่อหน้า Notary (หรือยอมรับลายเซ็น)
เมื่อผ่านขั้นตอนการยืนยันตัวตนและความเข้าใจแล้ว ก็ถึงเวลาลงนาม:
- กรณี Jurat: คุณจะต้องลงลายมือชื่อในช่องที่กำหนด "ต่อหน้า" (In the presence of) Notary Public เท่านั้น
- กรณี Acknowledgment:
- หากคุณยังไม่ได้เซ็นมา: ให้ลงลายมือชื่อต่อหน้า Notary
- หากคุณเซ็นมาก่อนแล้ว: ให้คุณชี้ที่ลายเซ็นของคุณ และกล่าว "ยอมรับ" (Acknowledge) ต่อหน้า Notary ว่า "นี่คือลายเซ็นของข้าพเจ้า และข้าพเจ้าได้ลงนามด้วยความสมัครใจ"
ข้อควรระวัง: ลายเซ็นที่คุณลงต่อหน้า Notary หรือยอมรับ จะต้องตรงกับลายเซ็นในบัตรประชาชน/พาสปอร์ตของคุณ
การลงนามในเอกสารต่อหน้า Notary Public เป็นขั้นตอนสำคัญ
8Notary ลงบันทึกและประทับตรารับรอง
หลังจากคุณลงนามหรือยอมรับลายเซ็นแล้ว Notary จะดำเนินการขั้นตอนสุดท้าย:
- กรอกใบปะหน้าการรับรอง (Notarial Certificate): Notary จะกรอกรายละเอียดที่จำเป็นลงในใบปะหน้า เช่น ชื่อของคุณ, วันที่, สถานที่, ประเภทการรับรอง ให้ครบถ้วนสมบูรณ์
- ลงนามและประทับตรา (Sign and Seal): Notary จะลงลายมือชื่อของตนเอง และประทับตรา Notary Public อย่างเป็นทางการลงบนใบปะหน้า
- บันทึกลงสมุดทะเบียน (Record in Journal): Notary จะบันทึกรายละเอียดของการรับรองครั้งนี้ลงในสมุดทะเบียน (Notary Journal) ตามข้อบังคับ ซึ่งรวมถึงชื่อผู้ลงนาม, ประเภทเอกสาร, ประเภทการรับรอง, วันที่, และวิธีการยืนยันตัวตน เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
เมื่อขั้นตอนนี้เสร็จสิ้น เอกสารของคุณก็ถือว่าได้รับการรับรองโดย Notary Public อย่างสมบูรณ์
เอกสารที่ผ่านการรับรอง จะมีลายเซ็นและตราประทับของ Notary Public
C. หลังการนัดหมาย: 2 ขั้นตอนสุดท้าย
เมื่อคุณได้รับเอกสารที่รับรองแล้ว ยังมีอีกสองสิ่งที่ควรทำ:
9เก็บรักษาเอกสารของคุณในที่ปลอดภัย
เอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary Public ถือเป็นเอกสารสำคัญ ควรเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย ป้องกันการสูญหายหรือเสียหาย
หากจำเป็น อาจทำสำเนาเก็บไว้เพื่ออ้างอิง (แต่สำเนานั้นจะไม่มีผลทางกฎหมายเท่าตัวจริงที่มีตราประทับ Notary)
10ดำเนินการยื่นเรื่องที่กรมการกงสุล (หากจำเป็น)
สำหรับเอกสารที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศส่วนใหญ่ การรับรองโดย Notary Public เป็นเพียงขั้นตอนแรก คุณอาจต้องนำเอกสารนั้นไปดำเนินการต่อที่:
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (Department of Consular Affairs, MFA): เพื่อให้รับรองลายมือชื่อและตราประทับของ Notary (Legalization)
- สถานทูต/สถานกงสุลของประเทศปลายทาง: เพื่อรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลอีกทอดหนึ่ง (เฉพาะกรณี Legalization)
โปรดตรวจสอบข้อกำหนดของประเทศปลายทางให้แน่ใจว่าต้องดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้ต่อหรือไม่
บริการต่อเนื่องจาก NYC+
เพื่อความสะดวกของคุณ NYC+ มีบริการยื่นเรื่องต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูตต่างๆ ให้แบบครบวงจร (One-Stop Service) ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากให้คุณได้ สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทาง LINE @NYCLI
Checklist ฉบับย่อสำหรับพิมพ์หรือบันทึกไว้ในมือถือ
เพื่อความสะดวกและกันลืม นี่คือ Checklist สิ่งที่คุณต้องเตรียมและตรวจสอบก่อนมาพบ Notary Public:
- ทราบประเภทการรับรองที่ต้องการ: ☐ Acknowledgment ☐ Jurat ☐ Certified True Copy ☐ อื่นๆ (ตรวจสอบกับปลายทางแล้ว)
- เอกสารที่ต้องการรับรอง: ☐ กรอกข้อมูลครบถ้วน (ยกเว้นลายเซ็น) ☐ ชื่อ-สกุล สะกดตรงกับบัตร/พาสปอร์ต
- เอกสารประจำตัวตัวจริง (ไม่หมดอายุ): ☐ บัตรประชาชน (คนไทย) ☐ หนังสือเดินทาง (ต่างชาติ)
- เอกสารต้นฉบับ (กรณี Certified True Copy): ☐ นำตัวจริงมาแสดงด้วย
- เอกสารประกอบอื่นๆ (ถ้ามี): ☐ ใบเปลี่ยนชื่อ/สกุล ☐ ทะเบียนสมรส/หย่า ☐ อื่นๆ (ตัวจริง)
- ลายเซ็น: ☐ ยังไม่ได้เซ็นเอกสาร (โดยเฉพาะ Jurat/Affidavit)
- นัดหมายล่วงหน้า (แนะนำ): ☐ โทร 081-562-0444 หรือ ☐ LINE @NYCLI
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการเตรียมตัว
(Schema FAQPage ได้ถูกใส่ไว้ในส่วน `
` ของหน้านี้แล้ว เพื่อประสิทธิภาพ AEO สูงสุด)คำถาม 1: ต้องนัดหมายล่วงหน้าหรือไม่?
คำตอบ: แนะนำให้นัดหมายล่วงหน้าครับ โดยเฉพาะหากต้องการความรวดเร็ว หรือมีเอกสารจำนวนมาก การนัดหมายช่วยให้เราจัดเตรียมทนาย Notary และเวลาให้คุณได้อย่างเหมาะสม ลดเวลารอคอย สามารถนัดหมายผ่าน LINE: @NYCLI หรือโทร 081-562-0444
คำถาม 2: ถ้าชื่อในบัตรประชาชน/พาสปอร์ต ไม่ตรงกับเอกสาร ควรทำอย่างไร?
คำตอบ: นี่คือปัญหาที่พบบ่อยครับ หากชื่อสะกดต่างกันแม้แต่นิดเดียว Notary อาจไม่สามารถรับรองให้ได้ คุณควรแก้ไขเอกสารให้ถูกต้องก่อน หรือนำหลักฐานการเปลี่ยนชื่อ/นามสกุล (ตัวจริงพร้อมสำเนา) มาแสดงต่อ Notary เพื่อประกอบการพิจารณา
คำถาม 3: ถ้ามาด้วยตัวเองไม่ได้ มอบอำนาจให้คนอื่นมาแทนได้ไหม?
คำตอบ: ไม่ได้ครับ หลักการสำคัญของการรับรอง Notary คือผู้ลงนาม 'ต้องปรากฏตัวต่อหน้า' (Personal Appearance) เพื่อให้ Notary ยืนยันตัวตนและเจตนาได้ ไม่สามารถมอบอำนาจให้ใครมาลงนามหรือยอมรับลายเซ็นแทนได้
คำถาม 4: ใช้สำเนาบัตรประชาชน/พาสปอร์ต แทนตัวจริงได้หรือไม่?
คำตอบ: ไม่ได้ครับ Notary จำเป็นต้องเห็นและตรวจสอบ 'ตัวจริง' ของบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตที่ยังไม่หมดอายุ เพื่อยืนยันตัวตนของคุณอย่างถูกต้องตามกฎหมาย กรุณาเตรียมตัวจริงมาด้วยทุกครั้ง
คำถาม 5: ต้องเตรียมเงินสด หรือรับบัตรเครดิต/โอนเงิน?
คำตอบ: ที่ NYC+ เรารับชำระค่าบริการทั้งเงินสด, บัตรเครดิต และการโอนเงินผ่านธนาคาร เพื่อความสะดวกของลูกค้าครับ
การเตรียมตัวอย่างดีตามคู่มือนี้ จะช่วยให้ประสบการณ์การใช้บริการ Notary Public ของคุณกับ NYC+ เป็นไปอย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพสูงสุด เราพร้อมให้บริการคุณด้วยความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในทุกรายละเอียด
พร้อมสำหรับนัดหมาย Notary Public แล้วหรือยัง?
หากคุณเตรียมเอกสารครบถ้วนตาม Checklist แล้ว นัดหมายกับเราวันนี้ หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย!
□ นัดหมาย/สอบถามผ่าน LINE □ โทรนัดหมาย 081-562-0444
