1. ความเชื่อมโยงที่แยกไม่ออก: งานแปลและงานรับรอง Notary
เมื่อท่านต้องนำเอกสารราชการไทยไปใช้ในต่างประเทศ เช่น สูติบัตร, ทะเบียนสมรส, หรือใบปริญญา เกือบทุกกรณีท่านจะต้องดำเนินการ 2 ส่วนที่สำคัญควบคู่กันไป คือ การแปลเอกสาร เป็นภาษาของประเทศปลายทาง และ การรับรองเอกสาร เพื่อให้เอกสารนั้นมีความน่าเชื่อถือทางกฎหมายในระดับสากล แม้จะเป็นสองบริการที่แตกต่างกัน แต่ก็มักจะต้องทำควบคู่กันไปจนเกิดความสับสนได้ง่าย หน้านี้จะอธิบายความสัมพันธ์และขั้นตอนที่ถูกต้องให้ท่านเข้าใจอย่างชัดเจน
2. สิ่งที่ Notary Public รับรองคืออะไร? (และทำไม?)
นี่คือหัวใจสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด
✓ สิ่งที่เรารับรอง
"ลายมือชื่อของผู้แปล บนคำรับรองการแปล (Translator's Declaration)"
Notary Public ทำหน้าที่เป็นพยานทางกฎหมาย ยืนยันว่าบุคคลที่ลงนามในฐานะ "ผู้แปล" ได้มาปรากฏตัวและลงนามต่อหน้าเราจริง เราตรวจสอบตัวตนของผู้แปลจากบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง
✗ สิ่งที่เราไม่ได้ รับรอง
"ความถูกต้องสมบูรณ์ของเนื้อหาคำแปล"
ทนายความ Notary Public ไม่มีหน้าที่และไม่มีความเชี่ยวชาญในการตรวจสอบว่าเนื้อหาที่แปลจากภาษาไทยเป็นอังกฤษ (หรือภาษาอื่นๆ) นั้นถูกต้องทุกประการหรือไม่ การรับประกันคุณภาพของคำแปลเป็นความรับผิดชอบของผู้แปลโดยตรง
3. ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น? (บทบาททางกฎหมาย)
บทบาทของ Notary Public ถูกกำหนดโดยกฎหมายให้เป็น ผู้รับรองข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นต่อหน้า (Witness to a Factual Event) ไม่ใช่ผู้รับรองคุณภาพของงานวิชาชีพอื่น การลงนามของผู้แปลในคำรับรองเป็น "ข้อเท็จจริง" ที่เกิดขึ้น แต่ "คุณภาพ" ของคำแปลเป็นเรื่องของความสามารถทางภาษาซึ่งอยู่นอกเหนือขอบเขตอำนาจของ Notary การแยกบทบาทนี้ให้ชัดเจนเป็นไปตามมาตรฐานสากลและป้องกันไม่ให้ Notary รับรองในสิ่งที่ตนไม่สามารถพิสูจน์ได้
4. ลำดับขั้นตอนที่ถูกต้อง 100%
ปฏิบัติตามลำดับนี้เพื่อกระบวนการที่ราบรื่น
ขั้นตอนที่ 1: ลูกค้านำเอกสารไปแปล
เริ่มต้นโดยการนำเอกสารต้นฉบับของท่านไปให้นักแปลมืออาชีพหรือศูนย์การแปลที่เชื่อถือได้ดำเนินการแปลเป็นภาษาเป้าหมาย
ขั้นตอนที่ 2: ผู้แปลลงนามใน "คำรับรองการแปล"
เมื่อแปลเสร็จ ผู้แปลจะต้องจัดทำเอกสารอีกหนึ่งฉบับเรียกว่า "Translator's Declaration" หรือ "คำรับรองของผู้แปล" ซึ่งระบุว่าตนมีความสามารถทางภาษาและได้แปลเอกสารอย่างถูกต้องตรงตามต้นฉบับ จากนั้นผู้แปลจะลงนามในคำรับรองนี้
ขั้นตอนที่ 3: ผู้แปลมาพบ Notary Public
ลูกค้านำเอกสารคำแปลและคำรับรองที่ลงนามแล้วมาที่สำนักงานของเรา โดยผู้แปลจะต้องเดินทางมาด้วยตนเอง พร้อมบัตรประจำตัวที่ยังไม่หมดอายุ (บัตรประชาชน/หนังสือเดินทาง)
ขั้นตอนที่ 4: Notary รับรองลายมือชื่อผู้แปล
ทนายความ Notary Public จะตรวจสอบตัวตนของผู้แปล และทำหน้าที่เป็นพยานในการลงนามบนคำรับรองนั้น (หรือให้ผู้แปลยืนยันว่าเป็นลายมือชื่อของตน) จากนั้น Notary จะประทับตราและลงนามเพื่อรับรอง "ลายมือชื่อของผู้แปล" เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอน
5. คุณสมบัติของผู้แปลที่น่าเชื่อถือ
มองหานักแปลที่มีประสบการณ์ มีผลงานที่ตรวจสอบได้ หรือเป็นสมาชิกของสมาคมนักแปล การเลือกนักแปลที่มีคุณภาพคือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการรับประกันความถูกต้องของเอกสาร
6. รูปแบบคำรับรองการแปล (Translator's Declaration)
คำรับรองที่ดีควรระบุชื่อผู้แปล, ข้อความยืนยันความสามารถทางภาษา (เช่น "ข้าพเจ้ามีความสามารถในภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นอย่างดี"), ข้อความยืนยันความถูกต้องของคำแปล ("...และขอรับรองว่าคำแปลนี้ถูกต้องและครบถ้วนตรงตามต้นฉบับทุกประการ") พร้อมด้วยวันที่และลายมือชื่อ
7. บริการแนะนำนักแปล
ในฐานะ Notary เราต้องวางตัวเป็นกลาง แต่จากประสบการณ์ที่ทำงานกับศูนย์แปลหลายแห่ง เราสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับศูนย์การแปลที่มีมาตรฐานและเป็นที่ยอมรับของหน่วยงานราชการและสถานทูตต่างๆ ได้ กรุณาสอบถามทีมงานของเรา
8. ข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยง
- ลูกค้านำคำแปลมาให้รับรองโดยไม่มีผู้แปล: เราไม่สามารถรับรองได้ เพราะเราไม่เห็นการลงนาม
- ใช้โปรแกรมแปลภาษาอัตโนมัติ: คำแปลที่ได้มักไม่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์และไม่เป็นทางการ ทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ
- แปลเอกสารด้วยตนเอง (หากไม่ใช่ผู้แปลมืออาชีพ): สถานทูตและหน่วยงานส่วนใหญ่ต้องการคำแปลจากบุคคลที่สามเพื่อความเป็นกลาง
9. กรณีพิเศษ: การรับรองคำแปลสำหรับสถานทูตที่เข้มงวด
โปรดทราบว่าสถานทูตบางแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สถานทูตเยอรมนี และ สถานทูตออสเตรีย มีข้อกำหนดที่เข้มงวดมาก โดยจะยอมรับคำแปลจากนักแปลที่ขึ้นทะเบียนอยู่ใน "รายชื่อนักแปลของสถานทูต" เท่านั้น ในกรณีนี้ ท่านจำเป็นต้องใช้บริการนักแปลจากรายชื่อดังกล่าวก่อน จากนั้นจึงนำเอกสารมาผ่านกระบวนการรับรอง Notary และ Legalization ตามปกติ การตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของสถานทูตปลายทางก่อนเริ่มกระบวนการจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
มีข้อสงสัยเกี่ยวกับขั้นตอน?
หากท่านไม่แน่ใจเกี่ยวกับขั้นตอนการรับรองคำแปล หรือต้องการคำแนะนำในการหาศูนย์การแปลที่เหมาะสม ทีมงานของเรายินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ติดต่อเราได้ที่ LINE: @NYCLI หรือโทร 081-562-0444
