| | โดย

สรุปประเด็นสำคัญ (Executive Summary)

หากคุณได้รับเอกสารจากต่างประเทศ (เช่น หนังสือมอบอำนาจ, สัญญา) ที่มี "กรอบข้อความ Notary" (Notarial Wording หรือ Notarial Certificate) เป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือไทย (เช่น ภาษาฝรั่งเศส, สเปน, เยอรมัน) Notary Public ในประเทศไทย ไม่สามารถลงนามหรือกรอกข้อมูลในกรอบนั้นได้โดยตรง เนื่องจากขัดต่อหลักการที่ Notary ต้องเข้าใจข้อความที่ตนรับรอง

ทางออกที่ถูกต้องและเป็นที่ยอมรับสากลคือ: Notary ไทยจะจัดทำใบรับรองฉบับใหม่เป็นภาษาอังกฤษ (เรียกว่า "Attached Certificate" หรือ "Allonge") ซึ่งระบุรายละเอียดการรับรองที่เกิดขึ้นจริง แล้วแนบติดกับเอกสารต้นฉบับอย่างถาวร วิธีนี้ đảm bảoความถูกต้องทางกฎหมายและเป็นไปตามหลักปฏิบัติสากล

ได้รับเอกสารที่มีกรอบ Notary เป็นภาษาฝรั่งเศส/สเปน? เราช่วยคุณได้!

ในโลกยุคโลกาภิวัตน์ การทำธุรกรรมข้ามประเทศเป็นเรื่องปกติ และบ่อยครั้งที่คุณอาจได้รับเอกสารสำคัญที่ร่างขึ้นในต่างประเทศ เช่น หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney) จากคู่ค้าในฝรั่งเศส, สัญญาซื้อขายจากบริษัทในสเปน, หรือคำให้การ (Affidavit) ที่เตรียมโดยทนายความในเยอรมนี เอกสารเหล่านี้มักจะมีส่วนท้ายที่เตรียมไว้สำหรับให้ Notary Public ลงนามรับรอง ซึ่งเรียกว่า "Notarial Certificate" หรือ "Notarial Wording"

ปัญหาที่พบบ่อยคือ กรอบข้อความ Notary เหล่านี้มักเป็นภาษาท้องถิ่นของประเทศต้นทาง (เช่น ภาษาฝรั่งเศส, สเปน, เยอรมัน) และคุณจำเป็นต้องนำเอกสารนี้มาให้ Notary Public ในประเทศไทยดำเนินการรับรอง (เช่น รับรองลายมือชื่อของคุณ)

สถานการณ์นี้อาจสร้างความสับสนว่า Notary ไทยจะจัดการกับกรอบข้อความภาษาต่างประเทศนั้นอย่างไร? จะเซ็นทับไปเลยได้หรือไม่? หรือต้องทำอย่างไรให้เอกสารถูกต้องและใช้งานได้จริง? NYC Translation and Notary Service มีคำตอบและแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องตามหลักสากลมาแนะนำครับ

สถานการณ์: เอกสารต่างประเทศพร้อมกรอบ Notary ภาษาอื่น

ลองนึกภาพสถานการณ์ต่อไปนี้:

  • คุณได้รับ หนังสือมอบอำนาจ (Pouvoir Spécial) จากบริษัทแม่ในประเทศฝรั่งเศส เพื่อให้คุณมีอำนาจดำเนินการบางอย่างในประเทศไทย เอกสารร่างเป็นภาษาฝรั่งเศส และมีส่วนท้าย (เรียกว่า "Formule Notariale") ที่ระบุข้อความรับรองสำหรับ Notaire (Notary ในฝรั่งเศส) ให้กรอกและลงนาม
  • คุณต้องลงนามในหนังสือมอบอำนาจนี้ในประเทศไทย และต้องการให้ Notary Public ของไทยรับรองลายมือชื่อของคุณ เพื่อส่งกลับไปให้บริษัทแม่
  • ทนายความหรือ Notary Public ในต่างประเทศได้จัดเตรียมเอกสารมาให้คุณ โดยคาดหวังว่า Notary ในไทยจะสามารถกรอกข้อมูลลงในช่องว่างและลงนามในกรอบข้อความภาษาฝรั่งเศสนั้นได้เลย

นี่คือสถานการณ์ที่พบบ่อยและมักนำไปสู่คำถามว่า Notary ไทยควรดำเนินการอย่างไร?

แนวทางปฏิบัติของเรา: การใช้ Attached Certificate (Allonge)

ตามหลักการและจรรยาบรรณสากล รวมถึงข้อบังคับของสภาทนายความในประเทศไทย (ซึ่งกำกับดูแล Notarial Services Attorney) Notary Public ไม่สามารถลงนามหรือประทับตราบนใบรับรอง (Certificate) ที่ตนเองไม่สามารถอ่านและเข้าใจความหมายได้อย่างถ่องแท้

ทำไมเราจึงไม่กรอกข้อมูลลงในกรอบภาษาต่างประเทศโดยตรง? (Topic 4)

เหตุผลสำคัญมีดังนี้:

  • ความรับผิดชอบทางกฎหมาย (Legal Responsibility): Notary Public ต้องรับผิดชอบต่อข้อความที่ปรากฏในใบรับรองที่ตนลงนาม การลงนามในสิ่งที่ไม่เข้าใจเป็นการกระทำที่เสี่ยงและอาจนำไปสู่ความรับผิดหากข้อความนั้นไม่ถูกต้องหรือไม่สอดคล้องกับการกระทำที่เกิดขึ้นจริง
  • ความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy): ภาษาแต่ละภาษามีความแตกต่างทางไวยากรณ์และนัยยะทางกฎหมาย การที่ Notary พยายามกรอกข้อมูลลงในกรอบภาษาต่างประเทศอาจเกิดความผิดพลาดในการใช้คำหรือตีความ ซึ่งอาจส่งผลต่อความสมบูรณ์ของเอกสาร
  • มาตรฐานวิชาชีพ (Professional Standards): การลงนามรับรองเฉพาะในภาษาที่ตนเชี่ยวชาญ (โดยทั่วไปคือภาษาทางการของประเทศตนเอง หรือภาษาอังกฤษซึ่งเป็นภาษาสากล) ถือเป็นมาตรฐานวิชาชีพที่ยอมรับกันทั่วโลก เพื่อ đảm bảo คุณภาพและความน่าเชื่อถือของการรับรอง
  • ป้องกันความเข้าใจผิด (Avoiding Misrepresentation): การลงนามในกรอบภาษาต่างประเทศอาจทำให้ผู้รับเอกสารปลายทางเข้าใจผิดว่า Notary ไทยมีความรู้ความเข้าใจในภาษานั้นๆ ซึ่งอาจไม่เป็นความจริง

ข้อควรระวัง!

การที่ Notary ลงนามในใบรับรองภาษาต่างประเทศที่ไม่เข้าใจ อาจถือเป็นการปฏิบัติหน้าที่โดยประมาท และอาจส่งผลให้การรับรองนั้นไม่มีผลทางกฎหมาย หรือถูกปฏิเสธโดยหน่วยงานในต่างประเทศ

ทางออกที่ถูกต้อง: Attached Certificate (Allonge) (Topic 3)

เมื่อ Notary ไทยไม่สามารถใช้กรอบข้อความภาษาต่างประเทศที่มาพร้อมกับเอกสารได้ แนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐานสากลคือ การจัดทำใบรับรอง Notary ฉบับใหม่ (Notarial Certificate) เป็นภาษาอังกฤษ (ซึ่งเป็นภาษาที่ Notary ไทยส่วนใหญ่เชี่ยวชาญและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล) แล้วนำไปแนบติดกับเอกสารต้นฉบับอย่างถาวร

ใบรับรองฉบับใหม่นี้เรียกว่า "Attached Certificate" หรือในทางเทคนิคบางครั้งอาจเรียกว่า "Allonge" (เป็นศัพท์กฎหมายเก่าแก่ หมายถึง กระดาษที่แนบเพิ่มเติมเข้ากับตราสารเปลี่ยนมือ เช่น เช็ค เพื่อใช้ในการสลักหลัง แต่ในบริบทของ Notary มักใช้เรียกใบรับรองที่แนบเพิ่มเติม)

Attached Certificate นี้ จะระบุข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการรับรอง เช่น:

  • ชื่อและตำแหน่งของ Notary Public
  • สถานที่และวันที่ทำการรับรอง (Venue: Country, Province/City)
  • ประเภทของการรับรอง (เช่น Acknowledgment - รับรองว่าผู้ลงนามมาลงนามต่อหน้า, Jurat - รับรองว่าผู้ลงนามมาลงนามและสาบาน/ยืนยันต่อหน้า, Certified True Copy - รับรองสำเนาถูกต้อง)
  • ชื่อของผู้ที่มาปรากฏตัวต่อหน้า Notary (ผู้ลงนาม หรือผู้นำสำเนามาให้รับรอง)
  • วิธีการที่ Notary ใช้ยืนยันตัวตนของผู้มาปรากฏตัว
  • คำอธิบายเอกสารที่ทำการรับรอง (เพื่อเชื่อมโยง Certificate กับเอกสารหลัก)
  • ลายมือชื่อและตราประทับของ Notary Public

วิธีนี้ đảm bảo ว่า Notary ได้ปฏิบัติหน้าที่อย่างถูกต้องตามกฎหมายและจรรยาบรรณ โดยรับรองเฉพาะในภาษาที่ตนเข้าใจ ขณะเดียวกันก็ยังคงให้การรับรองที่จำเป็นแก่เอกสารต้นฉบับนั้นๆ

ขั้นตอนการทำ Attached Certificate (Allonge)

กระบวนการที่ NYC+ ใช้ในการจัดการเอกสารที่มีกรอบ Notary ภาษาต่างประเทศ มีดังนี้:

  1. นำเอกสารมาปรึกษา

    ลูกค้านำเอกสารต้นฉบับที่ต้องการให้รับรอง (ซึ่งมีกรอบ Notary ภาษาต่างประเทศ) พร้อมเอกสารยืนยันตัวตน (บัตรประชาชน/หนังสือเดินทาง) มาพบ Notary Public ของเรา

  2. Notary ตรวจสอบและอธิบายแนวทาง

    Notary จะตรวจสอบเอกสาร ระบุส่วนที่เป็นกรอบข้อความภาษาต่างประเทศ และอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจว่าไม่สามารถใช้กรอบนั้นได้ แต่จะใช้วิธีแนบ Attached Certificate ภาษาอังกฤษแทน

  3. ดำเนินการรับรองตามปกติ

    Notary ดำเนินการตามประเภทการรับรองที่ลูกค้าร้องขอ เช่น หากเป็นการรับรองลายมือชื่อ (Acknowledgment หรือ Jurat) ลูกค้าจะต้องลงนามในเอกสารต้นฉบับต่อหน้า Notary (หรือยืนยันว่าได้ลงนามไปแล้ว) หรือหากเป็นการรับรองสำเนา (Certified True Copy) ลูกค้าต้องนำเอกสารต้นฉบับมาแสดง

  4. จัดทำ Attached Certificate

    Notary ร่างและพิมพ์ใบรับรอง (Attached Certificate) ตามรูปแบบมาตรฐานสากลเป็นภาษาอังกฤษ โดยใส่รายละเอียดการรับรองให้ครบถ้วน ถูกต้อง และชัดเจน เช่น ระบุชื่อผู้ลงนามตามเอกสารยืนยันตัวตน วันที่ สถานที่ และประเภทการรับรอง

  5. แนบ Certificate อย่างถาวร

    Notary นำ Attached Certificate ที่พิมพ์เสร็จแล้ว ไปแนบติดกับเอกสารต้นฉบับอย่างถาวร วิธีที่นิยมคือการใช้ลวดเย็บกระดาษ (Staple) ที่มุมบนซ้าย แล้วประทับ "ตรารอยพับนูน" (Embossing Seal) คร่อมบริเวณที่เย็บ หรือใช้การประทับ "ตรายาง" (Ink Stamp) ของ Notary คร่อมระหว่างหน้า Certificate กับหน้าสุดท้ายของเอกสารต้นฉบับ เพื่อแสดงว่าเป็นส่วนเดียวกันและป้องกันการถอดแยก

  6. ลงนาม ประทับตรา และบันทึก

    Notary ลงนามด้วยลายมือชื่อของตนเองบน Attached Certificate และประทับตรายางประจำตำแหน่ง (มักจะมีชื่อ Notary และข้อความ "Notary Public, Thailand") จากนั้นบันทึกรายละเอียดการรับรองลงในสมุดทะเบียน (Notarial Journal) ตามข้อบังคับ

ตัวอย่างรูปภาพการแนบใบรับรอง (Topic 6)

ภาพตัวอย่างแสดง Attached Certificate ภาษาอังกฤษที่ถูกเย็บติดกับเอกสารต้นฉบับ และมีการประทับตรา Notary คร่อมเพื่อเชื่อมโยงเอกสารทั้งสองส่วน

(คุณสามารถดูตัวอย่างเอกสารที่รับรองโดยทนาย Notary Public ของเราเพิ่มเติมได้ด้านล่าง)

ตัวอย่างเอกสารรับรอง Notary 1 ตัวอย่างเอกสารรับรอง Notary 2 ตัวอย่างเอกสารรับรอง Notary 3

วิธีนี้เป็นที่ยอมรับในระดับสากลหรือไม่?

คำตอบคือ ใช่ (Yes) การใช้ Attached Certificate หรือ Allonge เป็นวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานและเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางในเวทีระหว่างประเทศ

  • หน่วยงานราชการและศาลต่างประเทศ: ส่วนใหญ่คุ้นเคยและยอมรับเอกสารที่มี Attached Certificate ที่แนบอย่างถูกต้องและดูน่าเชื่อถือ พวกเขาเข้าใจดีว่า Notary ในแต่ละประเทศมีข้อจำกัดทางภาษาและต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบของตนเอง
  • หลักการ Hague Apostille Convention: แม้แต่ในระบบ Apostille ซึ่งเป็นการรับรองเอกสารข้ามแดนรูปแบบหนึ่ง ก็มีการยอมรับการใช้ Allonge ในการติดใบ Apostille หากเอกสารต้นฉบับไม่มีพื้นที่เพียงพอ ซึ่งสะท้อนถึงการยอมรับหลักการแนบเอกสารเพิ่มเติม
  • Model Notary Act (สหรัฐอเมริกา): กฎหมายต้นแบบสำหรับ Notary ในสหรัฐฯ หลายฉบับระบุไว้อย่างชัดเจนถึงการอนุญาตให้ใช้ Attached Certificate เมื่อเอกสารต้นฉบับไม่มี Certificate ที่เหมาะสมหรือไม่มีพื้นที่เพียงพอ

อย่างไรก็ตาม แม้จะเป็นวิธีที่ยอมรับทั่วไป แต่ก็อาจมีบางกรณีที่ผู้รับปลายทางที่ไม่คุ้นเคยอาจมีคำถาม เพื่อความมั่นใจสูงสุด คุณอาจ:

  1. ตรวจสอบกับผู้รับปลายทาง: หากเป็นไปได้ ลองสอบถามหน่วยงานหรือบุคคลที่จะรับเอกสารในต่างประเทศว่าพวกเขายอมรับรูปแบบ Attached Certificate หรือไม่
  2. เตรียมคำอธิบายสั้นๆ: หากจำเป็น คุณอาจเตรียมคำอธิบายสั้นๆ (หรือให้ Notary ของเราช่วยร่าง) เป็นภาษาอังกฤษ แนบไปพร้อมกับเอกสาร เพื่ออธิบายว่าเหตุใดจึงต้องใช้ Attached Certificate ตามหลักปฏิบัติของ Notary ในประเทศไทย

แต่โดยรวมแล้ว คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการใช้ Attached Certificate โดย NYC+ เป็นวิธีการที่ถูกต้องตามหลักวิชาชีพและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

❓ ทำไม Notary ไทยจึงไม่สามารถลงนามในกรอบ Notary ภาษาต่างประเทศได้โดยตรง?

เหตุผลหลักคือ Notary Public มีหน้าที่รับผิดชอบต่อข้อความที่ตนรับรอง การลงนามในใบรับรอง (Notarial Certificate) ที่เป็นภาษาต่างประเทศซึ่ง Notary ไม่เข้าใจความหมายอย่างถ่องแท้ ถือเป็นการกระทำที่ไม่รอบคอบและอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายได้ Notary ต้องสามารถยืนยันได้ว่าข้อความในใบรับรองนั้นสอดคล้องกับการกระทำที่ตนได้ดำเนินการจริง การลงนามในสิ่งที่ไม่เข้าใจจึงขัดต่อหลักการพื้นฐานและจรรยาบรรณของ Notary Public ครับ

❓ Attached Certificate หรือ Allonge คืออะไร?

Attached Certificate (หรือ Allonge) คือ ใบรับรอง Notary ฉบับแยกต่างหาก ที่ Notary จัดทำขึ้น (โดยทั่วไปเป็นภาษาอังกฤษ) แล้วนำไปแนบติดกับเอกสารต้นฉบับอย่างถาวร ใบรับรองนี้จะระบุรายละเอียดการรับรองที่ Notary ได้ดำเนินการจริง เช่น รับรองลายมือชื่อใคร บนเอกสารอะไร ณ วันที่เท่าไหร่ สถานที่ใด วิธีนี้ช่วยให้ Notary สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง แม้เอกสารต้นฉบับจะมีกรอบข้อความ Notary เป็นภาษาอื่นก็ตาม

❓ ขั้นตอนการทำ Attached Certificate เป็นอย่างไร?

ขั้นตอนโดยทั่วไปคือ: 1. ตรวจสอบเอกสาร 2. ดำเนินการรับรองตามปกติ (เช่น ลงนามต่อหน้า) 3. Notary จัดทำ Attached Certificate ภาษาอังกฤษ 4. แนบ Certificate ติดกับเอกสารต้นฉบับอย่างถาวร (เย็บติด, ประทับตราคร่อม) 5. Notary ลงนามและประทับตราบน Certificate 6. บันทึกข้อมูลในสมุดทะเบียน

❓ วิธีใช้ Attached Certificate เป็นที่ยอมรับในระดับสากลหรือไม่?

ใช่ครับ การใช้ Attached Certificate หรือ Allonge เป็นวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานและยอมรับกันอย่างกว้างขวางในวงการ Notary Public ทั่วโลก หน่วยงานราชการ ศาล และองค์กรต่างๆ ในต่างประเทศส่วนใหญ่คุ้นเคยและยอมรับเอกสารรูปแบบนี้ หากแนบอย่างถูกต้องและถาวร อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบกับผู้รับปลายทางเพื่อความมั่นใจสูงสุดก็เป็นทางเลือกที่ดีครับ

❓ ถ้าเอกสารต้นฉบับไม่มีพื้นที่ให้แนบ Certificate ควรทำอย่างไร?

หากด้านหลังของหน้าสุดท้าย หรือส่วนท้ายของเอกสารไม่มีพื้นที่เพียงพอ Notary จะใช้กระดาษเปล่าขนาดมาตรฐาน (A4) เป็นหน้าสำหรับแนบ Attached Certificate โดยจะระบุใน Certificate ให้ชัดเจนว่าเป็นการรับรองที่เกี่ยวข้องกับเอกสารฉบับใด และทำการแนบติดกับเอกสารต้นฉบับด้วยวิธีที่แสดงความต่อเนื่องและป้องกันการถอดแยก เช่น การเย็บติดและประทับตราคร่อมครับ

❓ จำเป็นต้องแปลกรอบ Notary ภาษาต่างประเทศก่อนหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องแปลกรอบ Notary ที่เป็นภาษาต่างประเทศนั้นครับ เนื่องจาก Notary ไทยจะไม่ใช้กรอบนั้นในการรับรอง แต่จะใช้ Attached Certificate ภาษาอังกฤษแทน อย่างไรก็ตาม หาก 'เนื้อหาหลัก' ของเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศ Notary อาจขอให้คุณจัดเตรียมคำแปลเนื้อหาเอกสาร (โดยนักแปลมืออาชีพ) เพื่อให้ Notary เข้าใจถึงสาระสำคัญของเอกสารที่คุณกำลังจะลงนาม ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของ Notary ครับ

ติดต่อเราเพื่อหาทางออกที่เหมาะสมที่สุด

หากคุณมีเอกสารจากต่างประเทศที่มีกรอบ Notary ภาษาอื่น หรือมีรูปแบบเฉพาะที่ไม่แน่ใจว่าจะดำเนินการอย่างไร ทีม Notary Public ผู้เชี่ยวชาญของ NYC+ พร้อมให้คำปรึกษาและหาทางออกที่ถูกต้องตามกฎหมายและเป็นที่ยอมรับ

นำเอกสารของคุณมาให้เราช่วยดูแลวันนี้!