คู่มือฉบับสมบูรณ์ (4000+ คำ): Certified Translation และ Notarized Translation
ในโลกยุคโลกาภิวัตน์, เอกสารสำคัญไม่ว่าจะเป็น สูติบัตร, ใบปริญญา, ทรานสคริปต์, หรือสัญญาทางกฎหมาย มักต้องเดินทางข้ามพรมแดนเพื่อใช้ในการสมัครเรียน, ขอวีซ่า, ทำงาน, หรือจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ แต่การนำเอกสารภาษาไทยไปยื่นดื้อๆ หรือแม้แต่การ "แค่แปล" เป็นภาษาอังกฤษ ก็มักจะจบลงด้วย "การถูกปฏิเสธ" (Rejection)
เหตุผลคืออะไร? เพราะหน่วยงานในต่างประเทศ (เช่น สถานทูต, มหาวิทยาลัย, หน่วยงานรัฐบาล) ไม่สามารถ "เชื่อถือ" ได้ว่าคำแปลนั้นถูกต้อง 100% พวกเขาต้องการ "หลักประกัน" ว่าคำแปลนั้นสมบูรณ์และแม่นยำ
นี่คือจุดกำเนิดของ "การรับรองคำแปล" (Certified Translation) และ "การรับรองคำแปลโดย Notary" (Notarized Translation) ซึ่งเป็นสองบริการที่มักสร้างความสับสนมากที่สุดให้กับลูกค้า
ในฐานะที่ NYC+ เป็นทั้ง ศูนย์แปลเอกสารมืออาชีพ และ สำนักงานทนายความ Notary Public เราจึงขอนำเสนอคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เพื่อ "เจาะลึก" ทุกขั้นตอนและไขทุกข้อสงสัย เพื่อให้เอกสารแปลของคุณได้รับการยอมรับในระดับสากลตั้งแต่ครั้งแรกที่ยื่น
Executive Summary: หัวใจของการรับรองคำแปล
ความเข้าใจผิดที่ใหญ่ที่สุดคือ: **Notary Public "ไม่" ได้รับรองว่าคำแปลถูกต้อง!**
ข้อเท็จจริงคือ:
- Certified Translation: คือการที่ "นักแปล" หรือ "บริษัทแปล" (เช่น NYC+) ออกเอกสารรับรอง (เรียกว่า Translator's Declaration) เพื่อยืนยันว่าตนได้แปลเอกสารอย่างถูกต้องและสมบูรณ์
- Notarized Translation: คือขั้นตอน "ถัดไป" ที่ "นักแปล" คนนั้น ต้องนำคำรับรองของตนไปลงนาม "ต่อหน้า" Notary Public เพื่อให้ Notary "รับรองลายมือชื่อของนักแปล" อีกทีหนึ่ง
Notary ไม่ได้ตรวจสอบคุณภาพการแปล แต่ตรวจสอบ "ตัวตน" ของนักแปล เพื่อสร้าง "สายโซ่แห่งความรับผิดชอบ" (Chain of Accountability) ที่สมบูรณ์นั่นเอง
ขั้นตอนที่ถูกต้อง 100% (Recap): จากต้นฉบับสู่เอกสาร Notarized Translation
เพื่อให้เอกสารของคุณสมบูรณ์แบบและเป็นที่ยอมรับของสถานทูตและหน่วยงานต่างประเทศ กระบวนการที่ถูกต้อง (ซึ่ง NYC+ ให้บริการครบวงจร) มีดังนี้:
-
1. เตรียมเอกสารต้นฉบับ
คุณต้องมีเอกสารต้นฉบับ (Original Document) เช่น สูติบัตรตัวจริง, ใบปริญญาตัวจริง หรือหากเป็นเอกสารราชการไทย ควรเป็น "สำเนาที่รับรองจากหน่วยงานผู้ออก" (เช่น สำเนาทะเบียนบ้านที่รับรองจากเขต/อำเภอ)
-
2. ดำเนินการแปลโดยผู้เชี่ยวชาญ
นำเอกสารไปแปลโดย "นักแปลมืออาชีพ" (Professional Translator) **คุณไม่สามารถแปลเอกสารของตัวเอง** แล้วนำมารับรองได้ เพราะถือเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Conflict of Interest) แนะนำอย่างยิ่งให้ใช้บริการแปลจากศูนย์แปลที่น่าเชื่อถือ เช่น NYC Translation
-
3. จัดทำ "คำรับรองของนักแปล" (Translator's Declaration)
นักแปลจะต้องพิมพ์เอกสาร 1 หน้า เรียกว่า "Translator's Declaration" หรือ "Affidavit of Translation" ซึ่งเป็นคำสาบานตนว่าตนมีคุณสมบัติเพียงพอและคำแปลนั้นถูกต้อง (ดู Template ในหัวข้อถัดไป) โดย "เว้นช่องลายมือชื่อไว้"
-
4. นักแปลนัดหมายและปรากฏตัวต่อหน้า Notary
นี่คือขั้นตอนสำคัญ: **"นักแปล"** (ไม่ใช่คุณ) ต้องเป็นผู้นัดหมายและเดินทางไปพบ Notary Public (ทนายความผู้ทำคำรับรองฯ) พร้อมเอกสาร 3 สิ่ง:
- 1. บัตรประชาชน/พาสปอร์ต "ตัวจริง" ของนักแปล
- 2. เอกสาร "ต้นฉบับ" (ที่ใช้แปล)
- 3. เอกสาร "ฉบับแปล" พร้อม "คำรับรอง" ที่ยังไม่ได้ลงนาม
-
5. ลงนามและสาบานตนต่อหน้า Notary
Notary จะตรวจสอบตัวตนของนักแปลจากบัตรฯ, ตรวจสอบคุณสมบัติ (ถ้าจำเป็น), และสอบถามเพื่อยืนยันความสมัครใจ จากนั้น นักแปลจะ **"ลงนาม"** ในคำรับรองนั้น **"ต่อหน้า" Notary Public**
-
6. Notary ออกใบรับรองและประทับตรารวม (Binding)
Notary จะออกเอกสารแผ่นสุดท้ายเรียกว่า "Notarial Certificate" (ซึ่งระบุว่าได้เป็นพยานและรับรอง "ลายมือชื่อของนักแปล" ในวันที่...) จากนั้น Notary จะทำการ "เย็บและประทับตรารวม" (Binding) เอกสารทั้งหมดเข้าด้วยกันอย่างแน่นหนา (มักจะใช้ริบบิ้นและตราครั่ง หรือตาไก่และตรานูน)
ข้อควรระวัง: ห้ามแกะ, ฉีก, หรือแยกเอกสารชุดนี้ออกจากกันเด็ดขาด มิฉะนั้นการรับรองจะเป็นโมฆะทันที
-
7. (ขั้นตอนสุดท้าย) การรับรองกงสุล (Legalization)
สำหรับเอกสารที่จะไปใช้ในประเทศส่วนใหญ่ (ยกเว้นบางประเทศ) ชุดเอกสารที่ผ่าน Notary แล้ว ยังต้องนำไปรับรองที่ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เพื่อรับรองลายมือชื่อและตราประทับของ Notary อีกทอดหนึ่ง
องค์ประกอบและตัวอย่าง "คำรับรองของนักแปล" (Translator's Declaration)
หัวใจของ Certified Translation ที่ Notary จะรับรองได้นั้น คือ "คำรับรอง" (Declaration) ที่นักแปลเป็นผู้เขียนและลงนาม คำรับรองที่ดีและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล ควรมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
องค์ประกอบของคำรับรองการแปลที่ดี (Topic 3)
- การระบุตัวตนนักแปล: ข้อความที่ระบุชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ของนักแปลอย่างชัดเจน
- การยืนยันคุณสมบัติ: ข้อความที่ยืนยันว่านักแปลมีความสามารถ (Competent) ในการแปลระหว่างภาษาต้นทาง (เช่น ไทย) และภาษาปลายทาง (เช่น อังกฤษ)
- คำยืนยันความถูกต้อง: ข้อความสำคัญที่ยืนยันว่าคำแปลนั้น "ถูกต้องและสมบูรณ์" (Accurate and Complete) ตามความรู้ความสามารถของผู้แปล
- การอ้างอิงเอกสาร: การระบุว่าคำแปลนี้เกี่ยวข้องกับเอกสารต้นฉบับใด (เช่น "Translation of the attached Birth Certificate of...")
- วันที่และสถานที่: วันที่และสถานที่ที่นักแปลลงนามในคำรับรองนี้
- ลายมือชื่อนักแปล: ช่องว่างสำหรับให้นักแปลลงนาม "ต่อหน้า Notary"
ตัวอย่างรูปแบบคำรับรองการแปล (Template) (Topic 6)
นี่คือตัวอย่างคำรับรอง (Translator's Declaration / Affidavit of Translation) แบบ 2 ภาษา (Bilingual) ที่ NYC+ แนะนำและใช้เป็นมาตรฐาน ซึ่งเป็นที่ยอมรับในสถานทูตส่วนใหญ่:
**TRANSLATOR'S DECLARATION / AFFIDAVIT OF TRANSLATION**
**คำรับรองของนักแปล**
I, [Translator's Full Name], holding ID Card/Passport No. [Translator's ID/Passport No.], residing at [Translator's Full Address], do hereby solemnly declare and affirm as follows:
ข้าพเจ้า [ชื่อ-นามสกุล นักแปล], ถือบัตรประจำตัวประชาชน/หนังสือเดินทางเลขที่ [เลขที่บัตร/พาสปิร์ต นักแปล], อาศัยอยู่ ณ [ที่อยู่ของนักแปล], ขอให้คำรับรองและยืนยันโดยสุจริต ดังต่อไปนี้:
1. I am fluent and competent to translate from the Thai language into the English language.
ข้าพเจ้ามีความเชี่ยวชาญและสามารถในการแปลจากภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ
2. I have translated the attached document(s), which is/are the: [Name of the Original Document, e.g., Birth Certificate, University Transcript, Marriage Certificate] of [Name of the Document Holder].
ข้าพเจ้าได้ทำการแปลเอกสารที่แนบมานี้ คือ [ชื่อเอกสารต้นฉบับ เช่น สูติบัตร, ใบแสดงผลการศึกษา, ใบสำคัญการสมรส] ของ [ชื่อเจ้าของเอกสาร]
3. To the best of my knowledge and belief, the attached translation is a true, accurate, and complete translation of the attached original Thai language document.
ข้าพเจ้าขอรับรองด้วยความรู้และความเชื่อโดยสุจริตว่า เอกสารฉบับแปลที่แนบมานี้ เป็นคำแปลที่ถูกต้อง เที่ยงตรง และสมบูรณ์ จากเอกสารต้นฉบับภาษาไทย
Dated this [Date] day of [Month], [Year]
ลงวันที่ [วันที่] เดือน [เดือน] พ.ศ. [ปี]
_________________________________
([Translator's Full Name])
Translator / ผู้แปล
เมื่อนักแปลเตรียมเอกสารนี้แล้ว พวกเขาจะนำเอกสารนี้ไปลงนามในช่อง "__________________" ต่อหน้า Notary Public ครับ
ความแตกต่างระหว่าง Certified Translation, Sworn Translation, และ Notarized Translation
คำศัพท์ 3 คำนี้ คือสิ่งที่สร้างความสับสนมากที่สุด ลูกค้ามักจะใช้สลับกัน แต่ในทางกฎหมายระหว่างประเทศ ทั้ง 3 คำนี้มีความหมายและกระบวนการที่ "แตกต่างกัน" โดยสิ้นเชิง การเข้าใจความแตกต่างนี้จะช่วยให้คุณเตรียมเอกสารได้ถูกต้องตามที่ประเทศปลายทางต้องการ
| ประเภทการรับรอง | Certified Translation (คำแปลรับรอง) |
Notarized Translation (คำแปลรับรองโดย Notary) |
Sworn Translation (คำแปลโดยนักแปลสาบานตน) |
|---|---|---|---|
| ใครเป็นผู้รับรอง? | นักแปล หรือ บริษัทแปล | นักแปล + Notary Public | นักแปลสาบานตน (Sworn Translator) |
| รับรองอะไร? | รับรอง "คุณภาพ" ของคำแปล ว่าถูกต้องและสมบูรณ์ (Translator attests to the *accuracy* of the translation) | Notary รับรอง "ตัวตน" ของนักแปล ว่าเป็นผู้ลงนามในคำรับรองจริง (Notary attests to the *identity* of the translator) | รับรองทั้ง "คุณภาพ" และ "ตัวตน" ในคราวเดียว (Translator's stamp has official legal power) |
| กระบวนการ | นักแปลทำการแปลและประทับตรา/ลงนามของตนเอง | นักแปลแปล, ทำคำรับรอง, แล้วไปลงนามคำรับรองนั้น "ต่อหน้า Notary" | นักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับศาลทำการแปล และประทับตรา "นักแปลสาบานตน" |
| นิยมใช้ยื่นที่ไหน? | หน่วยงานทั่วไปที่ 'ไม่เข้มงวดมาก' ในสหรัฐฯ, อังกฤษ, ออสเตรเลีย (เช่น สมัครงาน, มหาวิทยาลัยบางแห่ง) | ประเทศไทย (สำหรับส่งออก), สหรัฐอเมริกา, แคนาดา, อังกฤษ (สำหรับเอกสารสำคัญ เช่น วีซ่า, กรีนการ์ด, ธุรกรรมกฎหมาย) | ประเทศแถบยุโรปภาคพื้นทวีป (เช่น เยอรมนี, ฝรั่งเศส, เนเธอร์แลนด์, อิตาลี, สเปน) และบราซิล |
| NYC+ ให้บริการหรือไม่? | ใช่ (ให้บริการ) (ในฐานะศูนย์แปล) | ใช่ (นี่คือบริการหลักของเรา) (ในฐานะศูนย์แปล + Notary) | ไม่ (ระบบนี้ไม่มีในไทย) (แต่เราสามารถให้ Notarized Translation ที่มักใช้ "ทดแทน" กันได้ โปรดตรวจสอบกับปลายทาง) |
เจาะลึก: Sworn Translation คืออะไร?
ในหลายประเทศที่ใช้ระบบกฎหมาย Civil Law (เช่น เยอรมนี, ฝรั่งเศส, อิตาลี, เนเธอร์แลนด์, สเปน, รวมถึงบางประเทศในอเมริกาใต้) พวกเขาไม่มีระบบ Notary Public ที่มารับรองลายมือชื่อแบบสหรัฐฯ แต่พวกเขามีระบบ "นักแปลสาบานตน" (Sworn Translator)
นักแปลเหล่านี้ต้องผ่านการสอบ, ตรวจสอบประวัติ, และ "สาบานตนต่อศาล" (Sworn in court) ว่าจะปฏิบัติหน้าที่แปลอย่างซื่อสัตย์ เมื่อพวกเขาแปลเอกสาร ตราประทับและลายเซ็นของพวกเขา "ถือเป็นทางการ" (Official) ในตัวเอง และสามารถใช้ยื่นต่อศาลและหน่วยงานราชการได้ทันทีโดย "ไม่ต้อง" ผ่าน Notary อีก
ปัญหาคือ: ประเทศไทย "ไม่มี" ระบบนักแปลสาบานตนที่ขึ้นทะเบียนกับศาลแบบนี้
ทางออก: เมื่อหน่วยงานในยุโรป (เช่น สถานทูตเยอรมัน) ขอ "Sworn Translation" จากคนไทย ทางออกที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป (แต่ต้องตรวจสอบกับปลายทางเสมอ) คือการทำ "Notarized Translation" ควบคู่กับการทำ Legalization ที่กรมการกงสุลและสถานทูตของประเทศนั้นๆ เพื่อสร้าง "สายโซ่แห่งความไว้วางใจ" ที่เทียบเท่ากัน
นโยบายการรับรองคำแปล: แปลเองได้ไหม? หรือใช้บริการ NYC+ ดีกว่า? (Topic 5 & 9)
นี่คือคำถามที่เราพบบ่อยที่สุด และเป็นจุดที่สร้างความสับสนให้ลูกค้ามากที่สุด เราขออธิบายนโยบายของเราอย่างตรงไปตรงมาและชัดเจน ซึ่งเป็นไปตามหลักจรรยาบรรณสากล
กรณีที่ 1: "ฉันแปลเอกสารเองได้ไหม แล้วนำมารับรอง Notary?"
คำตอบ: ไม่ได้ครับ (Not Permitted)
เราไม่สามารถรับรอง Notary สำหรับเอกสารที่ลูกค้แปลมาเองได้ ไม่ว่าคุณจะเชี่ยวชาญภาษาอังกฤษระดับ C2 ก็ตาม ด้วย 2 เหตุผลหลักทางจรรยาบรรณ:
- ผลประโยชน์ทับซ้อน (Conflict of Interest): ผู้แปลต้องเป็น "บุคคลที่สามที่เป็นกลาง" (Neutral Third Party) หากคุณแปลเอกสารของตัวเอง (เช่น สูติบัตร, ใบปริญญา) คุณคือ "ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยตรง" (Directly Interested Party) การรับรองคำแปลของตัวเองจึงขาดความเป็นกลางและไม่เป็นที่ยอมรับ
- การยืนยันคุณสมบัติ (Lack of Verifiable Credentials): Notary กำลังรับรอง "ลายมือชื่อของนักแปล" โดยนัยว่านักแปลนั้น "มีคุณสมบัติ" ในการแปล เราไม่สามารถตรวจสอบหรือรับรองคุณสมบัติการแปลของลูกค้าทั่วไปได้
กรณีที่ 2: "ฉันจ้างนักแปลอิสระ (Freelancer) แปลมาให้ คุณรับรอง Notary ได้หรือไม่?"
คำตอบ: ทำได้ แต่มีเงื่อนไขที่เข้มงวด (Possible, but with strict conditions)
เราเข้าใจว่าคุณอาจมีนักแปลที่ทำงานด้วยเป็นประจำ อย่างไรก็ตาม ดังที่ระบุในขั้นตอนที่ 4 ของกระบวนการ Notary จะต้อง "รับรองลายมือชื่อของนักแปล"
ดังนั้น หากคุณใช้นักแปลอิสระ นักแปลอิสระท่านนั้น "ต้อง":
- 1. มาที่สำนักงาน NYC+ ด้วยตนเอง: นักแปลต้องเดินทางมาที่สำนักงานของเรา (ลาดพร้าว 95, ขอนแก่น, หรืออุดรธานี)
- 2. นำบัตรตัวจริงมาแสดง: ต้องแสดงบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ต "ตัวจริง" ต่อหน้า Notary
- 3. แสดงหลักฐานคุณสมบัติ: ต้องนำหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าตนเป็นนักแปลมืออาชีพ (เช่น ปริญญาบัตรด้านภาษา/การแปล, สมาชิกสมาคมนักแปล) มาให้ Notary ตรวจสอบ
- 4. ลงนามต่อหน้า: นักแปลต้องลงนามใน "Translator's Declaration" (ที่นักแปลต้องเตรียมมาเอง) "ต่อหน้า" Notary Public ของเรา
ความท้าทาย: ในทางปฏิบัติ นักแปลอิสระส่วนใหญ่ "ไม่สะดวก" ที่จะเดินทางมาที่สำนักงาน Notary เพื่อลงนามในเอกสารเพียง 1 ฉบับ ทำให้กระบวนการนี้ยุ่งยากและล่าช้า
กรณีที่ 3: "ใช้บริการแปลและรับรอง Notary ที่ NYC+ (One-Stop Service)" (แนะนำ)
คำตอบ: ดีที่สุด, รวดเร็วที่สุด, และน่าเชื่อถือที่สุด (Highly Recommended)
นี่คือกระบวนการที่เราออกแบบมาเพื่อลูกค้าโดยเฉพาะ:
- สะดวก: คุณเพียงแค่ส่งเอกสารต้นฉบับ (หรือสแกนที่ชัดเจน) มาให้เราทาง Line: @NYCLI หรือ Email: [email protected]
- น่าเชื่อถือ: เราใช้ ทีมนักแปลมืออาชีพในเครือของเรา ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารราชการและกฎหมาย ที่เราได้ตรวจสอบคุณสมบัติ (Vetted) และเก็บข้อมูลไว้ในระบบแล้ว
- ไร้รอยต่อ: เมื่อนักแปลของเราแปลเสร็จ พวกเขาสามารถลงนามใน Translator's Declaration ต่อหน้าทนายความ Notary Public "ภายใน" สำนักงานของเราได้ทันที โดยที่คุณ "ไม่ต้อง" เสียเวลานัดหมายหรือพานักแปลมาเอง
- รับประกัน: เรารับประกันทั้งคุณภาพของ "คำแปล" และความถูกต้องของ "การรับรอง Notary" ว่าจะเป็นที่ยอมรับของกรมการกงสุลและสถานทูตต่างๆ
การเลือกใช้บริการแบบครบวงจรจึงช่วยประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก และรับประกันผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
เหตุผลที่สถานทูตเข้มงวดกับเรื่องการรับรองคำแปล (Topic 7)
ทำไมสถานทูตหรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง (เช่น USCIS ของสหรัฐฯ) จึงไม่ยอมรับ "คำแปลทั่วไป" และมักขอ "Certified" หรือ "Notarized Translation"?
เหตุผลหลักคือ "การบริหารความเสี่ยง" (Risk Management) และ "การสร้างสายโซ่แห่งความรับผิดชอบ" (Chain of Accountability)
1. ความถูกต้องของข้อมูลคือกุญแจสำคัญ (Accuracy is Critical)
เจ้าหน้าที่วีซ่าหรือเจ้าหน้าที่รับเข้ามหาวิทยาลัย ต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญ (เช่น การให้วีซ่า, การรับเข้าเรียน) โดยอาศัยข้อมูลจากเอกสารที่คุณยื่น หากคำแปลผิดพลาด ความหมายอาจเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง:
- ตัวอย่างที่ 1 (สูติบัตร): แปลคำว่า "บุตรบุญธรรม" (Adopted Child) ผิดเป็น "บุตร" (Child) อาจส่งผลต่อสิทธิ์ในการยื่นขอสัญชาติ
- ตัวอย่างที่ 2 (ทรานสคริปต์): แปลชื่อวิชา "กฎหมายเบื้องต้น" (Introduction to Law) ผิดเป็น "กฎหมายขั้นสูง" (Advanced Law) อาจทำให้การประเมินคุณวุฒิผิดพลาด
- ตัวอย่างที่ 3 (สัญญา): แปลคำว่า "จะจ่าย" (Will pay) เป็น "อาจจะจ่าย" (May pay) ความหมายทางกฎหมายเปลี่ยนไปทันที
สถานทูตไม่มีเวลาหรือทรัพยากรในการตรวจสอบความถูกต้องของคำแปลทุกฉบับ พวกเขาจึงต้องพึ่งพา "ผู้เชี่ยวชาญ" ที่รับรองมาแล้ว
2. การสร้างสายโซ่แห่งความรับผิดชอบ (Chain of Accountability)
เมื่อเอกสารแปลถูกปฏิเสธเพราะแปลผิด สถานทูตต้องการรู้ว่า "ใครคือผู้รับผิดชอบ?"
- ถ้าแปลเอง: ไม่สามารถเอาผิดใครได้
- ถ้าแปลโดยบริษัท (Certified): สถานทูตสามารถร้องเรียนไปยัง "บริษัทแปล" นั้นได้
- ถ้าแปลและรับรอง Notary (Notarized): นี่คือระดับสูงสุด สถานทูตสามารถติดตามได้ว่า "นักแปลคนใด" (ที่ Notary ยืนยันตัวตน) เป็นผู้รับผิดชอบคำแปลนี้
การรับรอง Notary จึงเป็นการ "ยกระดับ" ความน่าเชื่อถือของคำรับรองนักแปล โดยมีทนายความ (Notary) เป็นพยานยืนยันตัวตนของนักแปลอีกชั้นหนึ่ง ทำให้เอกสารนั้นมีความน่าเชื่อถือเพียงพอสำหรับธุรกรรมระหว่างประเทศ
10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการเตรียมเอกสารแปล (Topic 10)
จากประสบการณ์กว่า 15 ปี นี่คือข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกปฏิเสธบ่อยที่สุด:
- แปลเอกสารด้วยตนเอง: ดังที่กล่าวไป คุณไม่สามารถเป็นนักแปลและผู้ยื่นเรื่องในคนเดียวกันได้
- แปลไม่ครบทุกส่วน: การแปลเฉพาะส่วนที่คิดว่าสำคัญ (เช่น แปลแค่ชื่อ-ที่อยู่ แต่เว้นส่วนที่เป็นตรายาง หรือข้อความเล็กๆ ด้านหลังเอกสาร) ถือเป็นคำแปลที่ไม่ "สมบูรณ์" (Incomplete) และจะถูกปฏิเสธ ต้องแปลทุกคำ ทุกตราประทับ
- สะกดชื่อ-นามสกุลไม่ตรงพาสปอร์ต: ชื่อภาษาอังกฤษในเอกสารแปล (เช่น สูติบัตร, ทะเบียนสมรส) ต้องสะกด "ตรงกันทุกตัวอักษร" กับหน้าพาสปอร์ตของคุณ
- ไม่แนบสำเนาต้นฉบับ: การรับรองคำแปลที่ถูกต้อง ต้อง "เย็บติด" กับสำเนาเอกสารต้นฉบับเสมอ เพื่อแสดงว่าแปลมาจากเอกสารใด
- ใช้เอกสารต้นฉบับที่หมดอายุ: เช่น ใช้หนังสือรับรองบริษัทที่คัดลอกมานานกว่า 6 เดือน
- แกะชุดเอกสารที่ Notary เย็บไว้: เมื่อ Notary ประทับตรารวม (Binding) ชุดเอกสารแล้ว ห้ามแกะหรือดึงออกจากกันเด็ดขาด หากแกะออก เอกสารนั้นจะ "เป็นโมฆะ" ทันที
- สับสนระหว่าง Notary กับ กงสุล: คิดว่ารับรอง Notary แล้วจบเลย สำหรับการยื่นวีซ่าหรือหน่วยงานรัฐต่างประเทศ 99% ต้องนำไปรับรองที่กรมการกงสุลต่อ
- ใช้ Template คำรับรองผิด: นักแปลใช้คำรับรอง (Declaration) ที่ไม่มีข้อมูลสำคัญ (เช่น ขาดการยืนยันคุณสมบัติ)
- Notary รับรองผิดประเภท: Notary บางแห่งอาจสับสนและไปรับรองว่า "คำแปลถูกต้อง" (ซึ่ง Notary ทำไม่ได้) แทนที่จะรับรอง "ลายมือชื่อนักแปล"
- นักแปลไม่มาลงนามต่อหน้า: การที่นักแปลเซ็นชื่อทิ้งไว้แล้วให้ Messenger นำเอกสารมาให้ Notary ประทับตรา ถือเป็นการกระทำที่ผิดจรรยาบรรณร้ายแรง และเอกสารนั้นอาจถูกเพิกถอนได้
การใช้บริการ One-Stop Service กับ NYC+ จะช่วยขจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้ทั้งหมด
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการรับรองคำแปล
❓ Notary Public รับรองว่าคำแปลถูกต้อง 100% ใช่หรือไม่?
ไม่ครับ นี่คือความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนที่พบบ่อยที่สุด
Notary Public ไม่ได้ รับรอง 'คุณภาพ' ของการแปล
Notary ไม่ได้ทำหน้าที่ตรวจสอบว่าคำแปลนั้นถูกต้องตามหลักไวยากรณ์หรือความหมายหรือไม่
หน้าที่ของ Notary คือ รับรอง 'ลายมือชื่อ' ของ 'นักแปล' เท่านั้น กระบวนการคือ นักแปลจะต้องลงนามใน 'คำรับรองของนักแปล' (Translator's Declaration) ต่อหน้า Notary เพื่อสาบานตนว่าตนเป็นผู้แปลและคำแปลนั้นถูกต้อง Notary จึงจะรับรองว่าลายมือชื่อนั้นเป็นของนักแปลจริง
❓ Certified Translation, Sworn Translation, และ Notarized Translation ต่างกันอย่างไร?
1. Certified Translation (คำแปลรับรอง): คือการที่นักแปลหรือบริษัทแปลประทับตราและลงนามรับรองว่าแปลถูกต้อง (เช่น ตราประทับของ NYC+)
2. Notarized Translation (คำแปลรับรองโดย Notary): คือการนำ Certified Translation (ข้อ 1) ให้นักแปลไปลงนามต่อหน้า Notary Public เพื่อให้ Notary รับรองลายมือชื่อนักแปล (นิยมใช้ใน สหรัฐฯ, แคนาดา, อังกฤษ)
3. Sworn Translation (คำแปลโดยนักแปลสาบานตน): คือการแปลโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียนและสาบานตนต่อศาล (เช่น ในเยอรมนี, ฝรั่งเศส) ตราประทับของนักแปลกลุ่มนี้มีความศักดิ์สิทธิ์ทางกฎหมายในตัวมันเอง ไม่ต้องใช้ Notary อีก
ในประเทศไทย ไม่มีระบบ Sworn Translation ดังนั้น 'Notarized Translation' จึงเป็นกระบวนการที่ใกล้เคียงและเป็นที่ยอมรับในระดับสากลมากที่สุด
❓ ฉันแปลเอกสารเองได้หรือไม่ แล้วให้ NYC+ รับรอง Notary?
ไม่ได้ครับ เราไม่สามารถรับรอง Notary สำหรับเอกสารที่ลูกค้แปลมาเองได้ ด้วย 2 เหตุผลหลัก:
1. ผลประโยชน์ทับซ้อน (Conflict of Interest): ผู้แปลต้องเป็นบุคคลที่สามที่เป็นกลาง คุณไม่สามารถรับรองความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวกับตัวคุณเองได้
2. การยืนยันคุณสมบัติ: Notary ต้องรับรองลายมือชื่อของ 'นักแปลผู้มีคุณวุฒิ' เราไม่สามารถยืนยันคุณสมบัติการแปลของคุณได้
วิธีที่ถูกต้องคือ คุณต้องใช้บริการแปลจากนักแปลมืออาชีพ (ไม่ว่าจะเป็นของ NYC+ หรือนักแปลอิสระ) และนักแปล 'คนนั้น' ต้องเป็นผู้มาลงนามต่อหน้า Notary ครับ
❓ ถ้านำนักแปลอิสระ (Freelance) มาเอง NYC+ จะรับรอง Notary ให้หรือไม่?
นี่คือนโยบายของเรา: เรา 'สามารถ' รับรองลายมือชื่อของนักแปลอิสระได้ แต่มีเงื่อนไขที่เข้มงวด คือ นักแปลอิสระท่านนั้น 'ต้อง':
1. เดินทางมาที่สำนักงานของเราด้วยตนเอง
2. นำเอกสารยืนยันตัวตน 'ตัวจริง' (บัตรประชาชน/พาสปอร์ต) มาแสดงต่อ Notary
3. นำหลักฐานที่แสดงถึง 'คุณสมบัติด้านการแปล' (เช่น ปริญญาบัตรด้านภาษา, ใบรับรอง, ฯลฯ) มาแสดงให้ Notary ตรวจสอบ
4. ลงนามใน 'คำรับรองของนักแปล' (Translator's Declaration) 'ต่อหน้า' Notary Public ของเรา
หากนักแปลไม่สามารถมาด้วยตนเอง หรือไม่มีหลักฐานคุณสมบัติที่เพียงพอ เราขอสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธการรับรอง เพื่อรักษามาตรฐานของเราครับ
❓ ใช้บริการแปลและรับรอง Notary กับ NYC+ ที่เดียวเลย ดีกว่าอย่างไร?
ดีกว่าอย่างชัดเจนครับ เพราะเป็นบริการ 'One-Stop Service' ที่ไร้รอยต่อ:
1. สะดวก: ท่านส่งเอกสารให้เรา เราจัดการทั้งแปลและ Notary ให้เสร็จในขั้นตอนเดียว
2. น่าเชื่อถือ: เราใช้ทีมนักแปลมืออาชีพของเราที่ผ่านการตรวจสอบคุณสมบัติ (Vetted) และลงทะเบียนกับสำนักงานแล้ว
3. รวดเร็ว: ไม่ต้องเสียเวลานัดหมายนักแปลอิสระให้เข้ามาที่สำนักงาน Notary กระบวนการภายในของเรารวดเร็วกว่ามาก
4. รับประกัน: เรารับประกันทั้งคุณภาพของ 'คำแปล' และความถูกต้องของ 'การรับรอง Notary' ครับ
ติดต่อเราหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับกระบวนการรับรองคำแปล (Topic 12)
เราช่วยให้เอกสารแปลของคุณได้รับการยอมรับในระดับสากล (Topic 11)
ปรึกษาทีมงานของเราวันนี้ เพื่อรับบริการแปลและรับรอง Notary ที่ถูกต้อง จบในที่เดียว
61 ซอยลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310
[ดูแผนที่ Google Maps] □ ขอใบเสนอราคาแปลและรับรอง
เครือข่ายและสาขา 77 จังหวัดของเรา
NYC+ มีสำนักงานหลักและเครือข่ายพันธมิตรครอบคลุม 77 จังหวัดทั่วประเทศไทย และ 50 เขตในกรุงเทพมหานคร พร้อมให้บริการคุณ
สำนักงานสาขาหลัก
สำนักงานใหญ่ (กรุงเทพฯ)
61 ซอยลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310
สาขาขอนแก่น
95 โครงการเดอะวอลล์ ถ.รื่นรมย์ ต.ในเมือง อ.เมือง จ.ขอนแก่น 40000
สาขาอุดรธานี
31/43 ถ.ศรีชมชื่น ต.หมากแข้ง อ.เมืองอุดรธานี จ.อุดรธานี 41000
