เจาะลึก: คู่มือการรับรองเอกสารสำหรับประเทศเวียดนาม (ฉบับ 4000+ คำ)
ภาพรวมข้อกำหนดเอกสารสำหรับการลงทุนและทำธุรกิจในเวียดนาม
ประเทศเวียดนามได้กลายเป็นหนึ่งในจุดหมายปลายทางที่ "ร้อนแรง" ที่สุดสำหรับการลงทุนโดยตรงจากต่างประเทศ (FDI) ในภูมิภาคอาเซียน ด้วยอัตราการเติบโตทางเศรษฐกิจที่รวดเร็ว, ประชากรวัยหนุ่มสาว, และนโยบายส่งเสริมการลงทุนที่ชัดเจน ทำให้นักลงทุนและบริษัทไทยจำนวนมากมุ่งหน้าขยายธุรกิจไปยังเวียดนาม ไม่ว่าจะเป็นการตั้งโรงงาน, เปิดสำนักงาน, หรือนำเข้า-ส่งออกสินค้า
แต่ก้าวแรกที่สำคัญและ "ซับซ้อน" ที่สุด คือ การเตรียมเอกสารทางกฎหมาย
ระบบราชการของเวียดนามเป็นระบบกฎหมายแบบ Civil Law ที่มีพื้นฐานมาจากสังคมนิยม ซึ่งมีกระบวนการตรวจสอบเอกสารที่เข้มงวดและมีรายละเอียดเฉพาะตัวสูง เอกสารจากประเทศไทย (เช่น หนังสือรับรองบริษัท, งบการเงิน, ใบปริญญา) จะไม่สามารถนำไปใช้ในเวียดนามได้ทันที หากไม่ผ่านกระบวนการรับรองที่เรียกว่า "Legalization" ครบถ้วนทั้งระบบ
หัวใจสำคัญ: เวียดนาม "ไม่" อยู่ในอนุสัญญาเฮก (Hague Apostille)
ความเข้าใจผิดประการแรกคือการคิดว่าเวียดนามใช้ระบบ Apostille เหมือนประเทศตะวันตก ความจริงคือทั้ง "ไทย" และ "เวียดนาม" ไม่ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาเฮก
ดังนั้น การรับรองเอกสารระหว่างสองประเทศนี้จึงต้องใช้กระบวนการรับรองแบบ "เต็มรูปแบบ" 3 ขั้นตอน (ซึ่งเราจะอธิบายละเอียดใน Topic 6) ได้แก่:
- รับรองโดย Notary Public (ทนายความ) ในไทย (เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร/ลายมือชื่อ)
- รับรองโดย กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย (เพื่อยืนยันตราประทับของ Notary)
- รับรองโดย สถานทูตเวียดนามในประเทศไทย (เพื่อยืนยันตราประทับของกรมการกงสุลไทย)
หากขาดขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง เอกสารของคุณจะถูกปฏิเสธที่เวียดนามทันที NYC+ เชี่ยวชาญในการให้บริการครบวงจรทั้ง 3 ขั้นตอนนี้
ข้อกำหนดเหล่านี้ครอบคลุมทุกธุรกรรมสำคัญ ตั้งแต่การยื่นขอใบอนุญาตลงทุน (IRC), การจดทะเบียนบริษัท (ERC), ไปจนถึงการขอใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) ให้กับพนักงานชาวไทย คู่มือนี้จะเจาะลึกเอกสารแต่ละประเภทที่คุณต้องเตรียม
การรับรองเอกสารจัดตั้งบริษัท, ใบอนุญาตลงทุน, และสัญญาเช่า
สำหรับนักลงทุนไทยที่ต้องการเข้าไป "จัดตั้งบริษัท" (Enterprise Registration) ในเวียดนาม คุณจะต้องยื่นขอใบอนุญาต 2 ฉบับหลักจากหน่วยงาน Department of Planning and Investment (DPI) ของเวียดนาม:
- Investment Registration Certificate (IRC): ใบรับรองการจดทะเบียนการลงทุน (สำหรับนักลงทุนต่างชาติ)
- Enterprise Registration Certificate (ERC): ใบรับรองการจดทะเบียนบริษัท (เหมือนหนังสือรับรองบริษัทของไทย)
ในการยื่นขอ IRC/ERC นี้ หน่วยงานเวียดนามจะบังคับให้คุณต้องยื่นเอกสารที่ออกโดยประเทศไทย ซึ่งผ่านการ Legalization ครบถ้วนแล้ว ดังนี้:
1. เอกสารยืนยันตัวตนของ "นักลงทุน" (Investor's Profile)
- กรณีนิติบุคคล (บริษัทไทยลงทุน):
- หนังสือรับรองบริษัท (Company Affidavit): ต้องคัดฉบับภาษาอังกฤษจาก DBD และต้องมีอายุไม่เกิน 3 เดือน
- หนังสือบริคณห์สนธิ (Memorandum of Association): ฉบับที่คัดจาก DBD
- งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ (Audited Financial Statements): โดยปกติจะใช้งบย้อนหลัง 1-2 ปี เพื่อพิสูจน์ศักยภาพทางการเงิน (Financial Capacity)
- กรณีบุคคลธรรมดา (คนไทยลงทุน):
- สำเนาหนังสือเดินทาง (Passport Copy): ต้องชัดเจนและยังไม่หมดอายุ
- Bank Statement หรือ Bank Guarantee Letter: เพื่อพิสูจน์ศักยภาพทางการเงิน
2. สัญญาเช่าสำนักงาน (Office Lease Agreement)
คุณต้องมีที่อยู่จดทะเบียนบริษัทในเวียดนามก่อนยื่นขอ ERC ซึ่งหมายถึงคุณต้องทำ "สัญญาเช่าสำนักงาน" (Lease Agreement) ปัญหาคือ คุณจะเซ็นสัญญาเช่าได้อย่างไรในเมื่อบริษัทยังไม่จดทะเบียน?
ทางออกคือการใช้ "หนังสือมอบอำนาจ" (Giấy ủy quyền) (ดู Topic 3) โดยกรรมการบริษัทแม่ในไทย จะต้องทำ POA ที่ผ่านการ Legalize ครบถ้วน มอบอำนาจให้ "ตัวแทน" (เช่น ทนายความเวียดนาม) เป็นผู้ลงนามในสัญญาเช่าแทนไปก่อน นอกจากนี้ เอกสารฝั่ง "ผู้ให้เช่า" (Landlord) ในเวียดนาม ก็ต้องถูกต้องตามกฎหมายด้วย (เช่น มีสิทธิ์ในการให้เช่าช่วง)
กระบวนการรับรองเอกสารเหล่านี้ (สำคัญมาก)
เอกสารทุกฉบับที่กล่าวมา (หนังสือรับรองบริษัท, งบการเงิน, พาสปอร์ต) จะต้องผ่านกระบวนการรับรองเต็มรูปแบบ:
- รับรอง Notary Public:
- หนังสือรับรองบริษัท / งบการเงิน: Notary จะรับรองว่าเป็น "สำเนาถูกต้องจากต้นฉบับที่ DBD/ผู้สอบบัญชี ออกให้" (Certified True Copy)
- พาสปอร์ต: Notary จะรับรอง "สำเนาถูกต้องจากต้นฉบับ" (Certified True Copy of Passport)
- รับรองกงสุลไทย (MFA): ยืนยันตราประทับ Notary
- รับรองสถานทูตเวียดนาม: ยืนยันตราประทับ MFA
ที่ NYC+ เราจัดการกระบวนการเหล่านี้ให้คุณได้ทั้งหมด ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารจัดตั้งบริษัทของคุณจะสมบูรณ์และเป็นที่ยอมรับ
การลงทุนในเวียดนามเติบโตอย่างรวดเร็ว แต่ต้องการเอกสารที่ถูกต้อง 100%
การรับรองหนังสือมอบอำนาจ (Giấy ủy quyền)
Giấy ủy quyền (หนังสือมอบอำนาจ หรือ Power of Attorney - POA) คือเอกสารทางกฎหมายที่ "สำคัญที่สุด" และ "ใช้บ่อยที่สุด" สำหรับนักลงทุนต่างชาติในเวียดนาม
เนื่องจากกระบวนการจัดตั้งบริษัทในเวียดนามมีความซับซ้อนและต้องใช้ภาษาท้องถิ่น การที่กรรมการบริษัทไทยจะบินไปดำเนินการทุกขั้นตอนด้วยตนเองจึงเป็นไปได้ยากมาก ทางออกคือการแต่งตั้ง "ผู้รับมอบอำนาจ" (Authorized Representative) ซึ่งมักจะเป็นทนายความหรือที่ปรึกษาชาวเวียดนาม เพื่อดำเนินการแทน
Giấy ủy quyền ใช้ทำอะไรบ้าง?
- ยื่นเอกสารขอ IRC และ ERC (จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท)
- ลงนามในสัญญาเช่าสำนักงาน
- เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทที่จัดตั้งใหม่
- ยื่นจดทะเบียนภาษี (Tax Registration)
- ติดต่อหน่วยงานราชการอื่นๆ ทั้งหมดแทนบริษัทแม่
ข้อควรระวังในการร่าง Giấy ủy quyền
การร่าง POA เพื่อใช้ในเวียดนามมีข้อควรระวังเฉพาะตัว:
- ควรเป็น 2 ภาษา: ตัวเอกสาร POA คว รมีทั้งภาษาเวียดนาม (เพื่อให้หน่วยงานเวียดนามอ่านรู้เรื่อง) และภาษาอังกฤษหรือไทย (เพื่อให้กรรมการผู้ลงนามชาวไทยเข้าใจว่าตนกำลังมอบอำนาจอะไร)
- ระบุอำนาจให้ชัดเจน: ต้องระบุขอบเขตอำนาจ (Scope of Authority) ให้ชัดเจนทีละข้อ เช่น "มีอำนาจลงนามในเอกสารจดทะเบียนบริษัท" "มีอำนาจเปิดบัญชีธนาคาร..." การเขียนกว้างๆ ว่า "มอบอำนาจให้ดำเนินการทุกอย่าง" อาจถูกปฏิเสธ
- ระบุตัวตนผู้มอบและผู้รับ: ต้องมีข้อมูล พาสปอร์ต/บัตรประชาชน และที่อยู่ ของทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจน
- กรรมการ "ต้อง" มาด้วยตนเอง: กรรมการผู้มีอำนาจลงนาม (ตามหนังสือรับรองบริษัทไทย) ต้องเดินทางมาที่สำนักงาน NYC+ ด้วยตนเอง
- ยืนยันตัวตน: Notary จะตรวจสอบพาสปอร์ตตัวจริง และตรวจสอบกับหนังสือรับรองบริษัทว่ามีอำนาจลงนามจริง
- ลงนามต่อหน้า: กรรมการต้องลงนามใน Giấy ủy quyền "ต่อหน้า" Notary Public
- รับรองและ Legalize: Notary จะออกใบรับรอง (Notarial Certificate) เพื่อรับรองลายมือชื่อนั้น จากนั้นจึงนำเอกสารทั้งชุดไปเข้าสู่กระบวนการ Legalization (กงสุลไทย -> สถานทูตเวียดนาม)
บทบาทของ Notary Public ต่อ Giấy ủy quyền
นี่คือกระบวนการรับรองลายมือชื่อ (Signature Acknowledgment) ที่เคร่งครัด:
การรับรอง POA ที่ไม่ถูกต้องเพียงจุดเดียว อาจทำให้การจดทะเบียนบริษัทในเวียดนามทั้งหมดต้องหยุดชะงัก
การรับรองเอกสารคุณสมบัติเพื่อขอใบอนุญาตทำงาน (Work Permit)
นอกจากการลงทุนแล้ว การส่งผู้บริหาร, ผู้จัดการ, หรือผู้เชี่ยวชาญ (Expert) ชาวไทยไปประจำที่เวียดนาม ก็เป็นอีกหนึ่งภารกิจสำคัญ ชาวต่างชาติทุกคนที่ทำงานในเวียดนามอย่างถูกกฎหมายจำเป็นต้องมี "ใบอนุญาตทำงาน" (Work Permit หรือ Giấy phép lao động)
กระทรวงแรงงานเวียดนาม (Department of Labour, Invalids and Social Affairs - DOLISA) มีข้อกำหนดที่เข้มงวดมากในการพิสูจน์ "คุณสมบัติ" (Qualification) ของชาวต่างชาติ โดยเอกสารหลัก 3-4 อย่างที่ต้องเตรียมมาจากประเทศไทย และ "ต้อง" ผ่านการ Legalization ครบถ้วน ได้แก่:
1. ใบปริญญาบัตร (Degree Certificate / University Diploma)
- คืออะไร: หลักฐานการศึกษาสูงสุดที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน
- ข้อกำหนด: ต้องเป็น "ฉบับจริง" หรือ "สำเนาที่รับรองจากมหาวิทยาลัย"
- กระบวนการรับรอง: 1. นำ "ปริญญาบัตรตัวจริง" มาที่สำนักงาน NYC+ 2. Notary จะทำการ "รับรองสำเนาถูกต้องจากต้นฉบับ" (Certify True Copy of Original Document) 3. นำชุดเอกสาร (สำเนา+ใบรับรอง Notary) ไป Legalize ที่กงสุลไทย และสถานทูตเวียดนาม
2. หนังสือรับรองการทำงาน (Work Experience Certificate)
- คืออะไร: เอกสารพิสูจน์ประสบการณ์ทำงานที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่จะไปทำในเวียดนาม (มักต้องการอย่างน้อย 3-5 ปี)
- ข้อกำหนด: ต้องออกโดย "นายจ้างเดิม" (ในไทยหรือประเทศอื่น) ต้องพิมพ์บนหัวกระดาษบริษัท (Official Letterhead) และต้องมี "ลายเซ็นจริง" ของผู้มีอำนาจ (เช่น HR Director หรือ MD)
- กระบวนการรับรอง (สำคัญมาก): 1. "ผู้ลงนาม" ในหนังสือรับรองการทำงาน (เช่น HR Director) ต้องเดินทางมาที่สำนักงาน NYC+ พร้อมบัตรประชาชน/พาสปอร์ต 2. Notary จะทำการ "รับรองลายมือชื่อของผู้ลงนาม" (Signature Acknowledgment) บนหนังสือรับรองการทำงานนั้น (Notary ไม่ได้รับรองเนื้อหา แต่รับรองว่า HR Director ผู้นี้ได้ลงนามจริง) 3. นำเอกสารไป Legalize ที่กงสุลไทย และสถานทูตเวียดนาม
3. ใบตรวจสอบประวัติอาชญากรรม (Police Clearance Certificate)
- คืออะไร: หนังสือรับรองความประพฤติ (Criminal Record Check) ที่ยืนยันว่าคุณไม่มีประวัติอาชญากรรม
- ข้อกำหนด: ต้องขอจาก "สำนักงานตำรวจแห่งชาติ" (กองทะเบียนประวัติอาชญากร) ที่กรุงเทพฯ และควรขอเป็น "ฉบับภาษาอังกฤษ" (NYC+ มี บริการช่วยยื่นขอ)
- กระบวนการรับรอง: 1. นำเอกสารตัวจริง (ฉบับภาษาอังกฤษ) ที่ออกจากสำนักงานตำรวจฯ มาที่ NYC+ 2. Notary จะ "รับรองสำเนาถูกต้องจากต้นฉบับ" (Certify True Copy) 3. นำเอกสารไป Legalize ที่กงสุลไทย และสถานทูตเวียดนาม
การขาดเอกสาร Legalization เหล่านี้ แม้เพียงฉบับเดียว จะทำให้การยื่นขอ Work Permit ถูกปฏิเสธทันที
การรับรองสำเนาใบปริญญาและใบตรวจสอบประวัติอาชญากรรม คือขั้นตอนสำคัญในการขอ Work Permit
ความสำคัญของการแปลเป็นภาษาเวียดนาม และกระบวนการรับรองคำแปล
แน่นอนว่า หน่วยงานราชการในเวียดนามต้องการเอกสารเป็น "ภาษาเวียดนาม" (Tiếng Việt)
นี่คือจุดที่นักลงทุนมักสับสนที่สุด ว่าควรจะแปลที่ไทย หรือแปลที่เวียดนาม? และกระบวนการรับรองคำแปลสำหรับเวียดนามมีขั้นตอนอย่างไร?
ทางเลือกที่ 1: แปลที่ไทย (Translate in Thailand) - สะดวก แต่อาจมีความเสี่ยง
กระบวนการคือ:
- นำเอกสารไทย (เช่น หนังสือรับรองบริษัท) ไปแปลเป็นภาษาเวียดนามโดยนักแปลที่เชี่ยวชาญ (NYC+ มีบริการแปลภาษาเวียดนาม)
- นักแปลจัดทำ "คำรับรองของนักแปล" (Translator's Declaration) (ดูรายละเอียดที่ คู่มือรับรองคำแปล)
- "นักแปล" เดินทางมาลงนามในคำรับรองนั้นต่อหน้า Notary Public ของ NYC+
- Notary ทำการ "รับรองลายมือชื่อนักแปล" (Notarized Translation) และเย็บชุดเอกสาร (ต้นฉบับไทย + คำแปลเวียดนาม + คำรับรองนักแปล + ใบรับรอง Notary)
- นำชุดเอกสารนี้ไป Legalize ที่กงสุลไทย และสถานทูตเวียดนาม
ความเสี่ยง: แม้จะผ่านการรับรองจากสถานทูตเวียดนามในไทยแล้ว แต่เมื่อเอกสารถึงมือเจ้าหน้าที่ระดับท้องถิ่นในเวียดนาม (เช่น DPI ในจังหวัดดานัง) เจ้าหน้าที่บางคนอาจยัง "ไม่เชื่อถือ" คำแปลที่ทำมาจากไทย และอาจร้องขอให้คุณนำไป "แปลและรับรองใหม่" โดย Notary Public (Văn phòng công chứng) ในเวียดนามอยู่ดี
ทางเลือกที่ 2: แปลที่เวียดนาม (Translate in Vietnam) - ซับซ้อนกว่า แต่น่าเชื่อถือสูงสุด (แนะนำ)
กระบวนการนี้เป็นที่ยอมรับ 100% ในทุกหน่วยงานของเวียดนาม:
- นำเอกสารต้นฉบับภาษาไทย ไปแปลเป็น "ภาษาอังกฤษ" ก่อน (เพราะภาษาอังกฤษเป็นภาษากลางที่ทั้ง Notary ไทย และ Notary เวียดนาม เข้าใจ)
- นำชุดเอกสาร (ต้นฉบับไทย + คำแปลอังกฤษ + คำรับรองนักแปลอังกฤษ) มารับรอง Notary ที่ NYC+
- NYC+ นำชุดเอกสารนั้นไป Legalize ที่กงสุลไทย
- NYC+ นำชุดเอกสารนั้นไป Legalize ที่สถานทูตเวียดนามในไทย
- คุณได้รับชุดเอกสารที่รับรองครบถ้วน (ภาษาไทย+อังกฤษ)
- คุณส่งชุดเอกสารนี้ไปยังเวียดนาม
- ตัวแทนของคุณในเวียดนาม นำชุดเอกสารนี้ไปแปลเป็น "ภาษาเวียดนาม" โดย "สำนักงานแปลและรับรอง" (Văn phòng công chứng) ที่ได้รับอนุญาตในเวียดนาม
ผลลัพธ์: คุณจะได้เอกสารที่ "รับรองโดยหน่วยงานเวียดนามเอง" (Vietnam-Notarized Vietnamese Translation) ซึ่งจะไม่มีเจ้าหน้าที่คนใดปฏิเสธได้ แม้ขั้นตอนนี้จะดูซับซ้อนกว่า แต่ NYC+ สามารถให้คำแนะนำและดำเนินการในส่วนของประเทศไทย (ข้อ 1-5) ให้คุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ
ลำดับขั้นตอนการรับรอง (Legalization Chain) ฉบับสมบูรณ์
นี่คือบทสรุปของ "สายโซ่แห่งความไว้วางใจ" (Chain of Trust) ทั้งหมด 3-5 ขั้นตอน ที่เอกสารของคุณต้องผ่าน เพื่อให้สามารถใช้ได้ในเวียดนาม (เราจะใช้ตัวอย่างการรับรอง "ใบปริญญา" เพื่อขอ Work Permit)
-
ขั้นตอนที่ 1: การแปล (Translation) (ดำเนินการโดย NYC+)
(ถ้าจำเป็น) หากเอกสารเป็นภาษาไทย เช่น ทะเบียนบ้าน, ใบเกิด, หรือหนังสือรับรองการทำงาน จะต้องถูกแปลเป็นภาษาอังกฤษก่อน โดยนักแปลผู้เชี่ยวชาญของ NYC+ พร้อมจัดทำคำรับรองนักแปล (Translator's Declaration)
(หากเอกสารเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว เช่น ปริญญาบัตร หรือ พาสปอร์ต สามารถข้ามไปขั้นตอนที่ 2 ได้เลย)
-
ขั้นตอนที่ 2: การรับรอง Notary Public (Notarization) (ดำเนินการโดย NYC+)
ทนายความ Notary Public ของ NYC+ จะทำการรับรองเอกสารในรูปแบบที่ถูกต้อง:
- กรณีใบปริญญา/พาสปอร์ต: รับรอง "สำเนาถูกต้องจากต้นฉบับ" (Certified True Copy)
- กรณีเอกสารแปล: รับรอง "ลายมือชื่อของนักแปล" (Notarized Translation)
- กรณีหนังสือมอบอำนาจ (Giấy ủy quyền): รับรอง "ลายมือชื่อของกรรมการ" (Signature Acknowledgment)
Notary จะเย็บเอกสารและใบรับรอง Notary (Notarial Certificate) เข้าด้วยกัน ประทับตรานูน และลงนาม
-
ขั้นตอนที่ 3: การรับรองที่กรมการกงสุลไทย (MFA Legalization) (NYC+ มีบริการยื่น)
นำชุดเอกสารที่ผ่าน Notary แล้ว ไปยื่นที่ กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (ถนนแจ้งวัฒนะ)
สิ่งที่เกิดขึ้น: เจ้าหน้าที่กงสุลไทยจะตรวจสอบลายมือชื่อและตราประทับของ Notary Public จากฐานข้อมูล และประทับตรา "รับรองลายมือชื่อของ Notary" (Certifying the Notary's authority) ลงบนเอกสาร
-
ขั้นตอนที่ 4: การรับรองที่สถานทูตเวียดนาม (Vietnam Embassy Legalization) (NYC+ มีบริการยื่น)
นำชุดเอกสารที่ผ่านกงสุลไทยแล้ว (มีตราประทับ MFA) ไปยื่นที่แผนกกงสุล สถานเอกอัครราชทูตเวียดนาม ประจำประเทศไทย (83/1 ถ.วิทยุ)
สิ่งที่เกิดขึ้น: เจ้าหน้าที่กงสุลเวียดนามจะตรวจสอบตราประทับของเจ้าหน้าที่กงสุลไทย และประทับตรา "รับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กงสุลไทย" (Certifying the Thai MFA's stamp) ลงบนเอกสาร
-
ขั้นตอนที่ 5: นำไปใช้ในเวียดนาม
ณ จุดนี้ เอกสารของคุณถือว่าผ่านการ Legalize "โดยสมบูรณ์" และพร้อมที่จะนำไปยื่นต่อหน่วยงาน DPI หรือ DOLISA ในเวียดนาม (หรือนำไปแปลเป็นภาษาเวียดนามโดย Notary ท้องถิ่น ตามที่อธิบายใน Topic 5)
ตัวอย่างเอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary (ขั้นตอนที่ 2) พร้อมสำหรับยื่น Legalization ต่อ
Checklist สำหรับนักลงทุนไทยไปเปิดบริษัทในเวียดนาม
การเตรียมตัวที่ดีคือหัวใจของความสำเร็จ Checklist นี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดเอกสารสำคัญในฝั่งไทย
Phase 1: เอกสารนิติบุคคล (Corporate Documents)
- หนังสือรับรองบริษัท (ฉบับภาษาอังกฤษ, คัดไม่เกิน 3 เดือน)
- ข้อบังคับบริษัท (ฉบับภาษาอังกฤษ, คัดไม่เกิน 3 เดือน)
- หนังสือบริคณห์สนธิ (ฉบับภาษาอังกฤษ, คัดไม่เกิน 3 เดือน)
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) (ฉบับภาษาอังกฤษ, คัดไม่เกิน 3 เดือน)
- งบการเงินย้อนหลัง 2 ปี (ฉบับภาษาอังกฤษ, ผ่านการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชี)
- หนังสือรับรองจากธนาคาร (Bank Guarantee) เพื่อพิสูจน์ฐานะการเงิน (ถ้าจำเป็น)
Phase 2: เอกสารส่วนบุคคล (Personal Documents)
- สำเนาพาสปอร์ต (ที่ยังไม่หมดอายุ) ของกรรมการและผู้ถือหุ้นทุกคน
- หนังสือมอบอำนาจ (Giấy ủy quyền) (ฉบับ 2 ภาษา: อังกฤษ-เวียดนาม) แต่งตั้งตัวแทนในเวียดนาม
Phase 3: เอกสารสำหรับผู้บริหาร/ผู้เชี่ยวชาญที่จะไปประจำ (Work Permit)
- ใบปริญญาบัตร (ตัวจริง) เพื่อนำมาทำรับรองสำเนา
- ใบตรวจสอบประวัติอาชญากรรม (ฉบับภาษาอังกฤษ, ตัวจริง, คัดไม่เกิน 6 เดือน)
- หนังสือรับรองการทำงาน (ฉบับภาษาอังกฤษ, บนหัวกระดาษบริษัท, ระบุตำแหน่งและประสบการณ์อย่างน้อย 3-5 ปี)
- ใบรับรองแพทย์ (ตามแบบฟอร์มของเวียดนาม)
Phase 4: กระบวนการรับรอง (Legalization Process)
- เอกสารทั้งหมดใน Phase 1, 2, 3 (ยกเว้นใบรับรองแพทย์) ต้องผ่านการ Notarize
- เอกสารทั้งหมดที่ Notarize แล้ว ต้องผ่านการ Legalize ที่กรมการกงสุลไทย
- เอกสารทั้งหมดที่ผ่านกงสุลไทยแล้ว ต้องผ่านการ Legalize ที่สถานทูตเวียดนาม
คำแนะนำจาก NYC+: ให้เราจัดการ Phase 4 ทั้งหมดให้คุณในฐานะ "One-Stop Service" เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด
ค่าบริการสำหรับเอกสารที่ใช้ในเวียดนาม
ค่าบริการมาตรฐานของ NYC+ มีดังนี้:
- ค่าบริการแปลเอกสาร: ไทย-อังกฤษ เริ่มต้น 500 บาท (สำหรับเอกสารราชการ) / ภาษาอื่นๆ (เช่น เวียดนาม) โปรดส่งเอกสารเข้ามาสอบถามราคา
- ค่าบริการรับรอง Notary Public: ราคาเริ่มต้น 1,500 บาท ต่อ 1 ตราประทับ/เอกสาร
ทำไมการรับรองเอกสารไปเวียดนามจึงมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่คิด?
ลูกค้ามักเข้าใจว่า "รับรองเอกสาร 1 ชุด" จะมีค่าใช้จ่าย 1,500 บาท แต่ในความเป็นจริง การเตรียมเอกสารเพื่อ "ขอ Work Permit เวียดนาม 1 คน" อาจหมายถึงการรับรองเอกสาร 3-4 ชุดแยกกัน
ตัวอย่างการประเมินค่าบริการ (Case Study: Work Permit)
สมมติว่าคุณต้องเตรียมเอกสาร 3 อย่างเพื่อขอ Work Permit:
- เอกสารที่ 1: ใบปริญญา
- รับรองสำเนาโดย Notary (1 ตราประทับ)
- ยื่นกงสุลไทย (1 ครั้ง)
- ยื่นสถานทูตเวียดนาม (1 ครั้ง)
- เอกสารที่ 2: ใบตรวจสอบประวัติฯ
- รับรองสำเนาโดย Notary (1 ตราประทับ)
- ยื่นกงสุลไทย (1 ครั้ง)
- ยื่นสถานทูตเวียดนาม (1 ครั้ง)
- เอกสารที่ 3: หนังสือรับรองการทำงาน (ที่ต้องแปล)
- ค่าแปลเอกสาร
- รับรองลายมือชื่อนักแปลโดย Notary (1 ตราประทับ)
- ยื่นกงสุลไทย (1 ครั้ง)
- ยื่นสถานทูตเวียดนาม (1 ครั้ง)
ดังนั้น ในการเตรียมเอกสารสำหรับ 1 คน คุณอาจต้องทำ Notary ถึง 3 ครั้ง และยื่น Legalization ถึง 6 ครั้ง (MFA 3 ครั้ง, สถานทูต 3 ครั้ง) ค่าบริการจึงเป็นการคำนวณตาม "จำนวนชุดเอกสาร" ที่ต้องดำเนินการ ไม่ใช่ "จำนวนคน"
โปรดติดต่อ NYC+ เพื่อรับใบเสนอราคาแบบ "เหมาจ่าย (Bundle Price)" สำหรับแพ็คเกจการลงทุน หรือ Work Permit ซึ่งจะคุ้มค่าและชัดเจนกว่า
ลิงก์ที่เป็นประโยชน์ และ ความท้าทายที่ควรทราบ
ลิงก์ที่เป็นประโยชน์ (Useful Links) (Topic 10)
- สถานเอกอัครราชทูตเวียดนาม ประจำประเทศไทย (กรุงเทพฯ): https://vnembassy-bangkok.mofa.gov.vn/ (สำหรับยื่น Legalization ขั้นตอนสุดท้าย)
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (ไทย): https://consular.mfa.go.th/ (สำหรับยื่น Legalization ขั้นตอนที่ 2)
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD): https://www.dbd.go.th/ (สำหรับคัดหนังสือรับรองบริษัท)
- กองทะเบียนประวัติอาชญากร (สำนักงานตำรวจแห่งชาติ): https://pcscenter.sb.police.go.th/ (สำหรับขอใบตรวจสอบประวัติฯ)
ความท้าทายและข้อควรระวังในระบบราชการเวียดนาม (Topic 11)
การเตรียมเอกสารไปเวียดนามมีความท้าทายเฉพาะตัวที่นักลงทุนต้องทราบล่วงหน้า:
- ความไม่แน่นอนของกฎระเบียบ: กฎระเบียบ (Circulars, Decrees) ในเวียดนามมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยและกะทันหัน เอกสารที่เคยใช้ได้เมื่อ 6 เดือนก่อน วันนี้อาจใช้ไม่ได้แล้ว
- ความแตกต่างในระดับท้องถิ่น: การตีความกฎหมายของเจ้าหน้าที่ DPI ใน "นครโฮจิมินห์" อาจไม่เหมือนกับเจ้าหน้าที่ใน "ฮานอย" หรือ "ดานัง" การเตรียมเอกสารจึงต้องรัดกุมที่สุดเพื่อรองรับทุกการตีความ
- ความสำคัญของการแปล: ภาษาเวียดนามเป็นภาษากฎหมายที่มีความเฉพาะตัวสูง การใช้คำเชื่อมหรือคำศัพท์ผิดเพียงเล็กน้อยใน Giấy ủy quyền (POA) อาจทำให้ขอบเขตอำนาจผิดเพี้ยนและถูกปฏิเสธได้
- ไม่มีระบบ Apostille: ดังที่ย้ำไป กระบวนการ Legalization 3 ขั้นตอน (Notary -> MFA -> Embassy) นั้น "บังคับ" และ "ข้ามไม่ได้" ซึ่งใช้เวลาและมีค่าใช้จ่าย
ความท้าทายเหล่านี้คือเหตุผลว่าทำไมคุณไม่ควร "เสี่ยง" ทำเอกสารเอง แต่ควรใช้บริการมืออาชีพอย่าง NYC+ ที่เข้าใจกระบวนการเหล่านี้อย่างถ่องแท้
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการรับรองเอกสารสำหรับเวียดนาม
❓ เวียดนาม อยู่ในอนุสัญญาเฮก (Hague Apostille) หรือไม่?
ไม่ครับ ทั้งประเทศไทยและประเทศเวียดนาม 'ไม่' ได้เป็นสมาชิกอนุสัญญาเฮก (Hague Apostille Convention) ดังนั้น การรับรองเอกสารระหว่างสองประเทศนี้จึง 'ไม่สามารถ' ใช้วิธี Apostille ได้ แต่ต้องใช้กระบวนการรับรองแบบดั้งเดิมที่เรียกว่า 'Legalization' ซึ่งมี 3 ขั้นตอน: 1. รับรอง Notary Public 2. รับรองที่กรมการกงสุล (กระทรวงการต่างประเทศ) 3. รับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทาง (ในกรณีนี้คือ สถานทูตเวียดนามในประเทศไทย)
❓ เอกสารต้องแปลเป็นภาษาเวียดนามก่อนยื่น Notary หรือไม่?
ขึ้นอยู่กับเอกสารและหน่วยงานปลายทางครับ มี 2 วิธีหลัก:
1. วิธีที่ปลอดภัยที่สุด (แนะนำ): หากเอกสารต้นฉบับเป็นภาษาไทย ให้แปลเป็น 'ภาษาอังกฤษ' ก่อน -> จากนั้นนำชุด (ไทย+อังกฤษ+คำรับรองนักแปล) ไปรับรอง Notary -> กงสุลไทย -> สถานทูตเวียดนาม -> แล้วจึงนำไปแปลเป็น 'ภาษาเวียดนาม' โดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียนในเวียดนาม วิธีนี้หน่วยงานเวียดนามมักยอมรับมากกว่า
2. วิธีที่เร็ว (ต้องตรวจสอบ): แปลจาก 'ไทยเป็นเวียดนาม' ในไทยเลย -> ให้นักแปลเวียดนามลงนามต่อหน้า Notary -> กงสุลไทย -> สถานทูตเวียดนาม วิธีนี้ใช้ได้กับบางหน่วยงาน แต่บางแห่งอาจไม่ยอมรับคำแปลจากไทย
❓ Giấy ủy quyền คืออะไร และรับรองอย่างไร?
Giấy ủy quyền (อ่านว่า 'เย้ย อุ๋ย เกวี่ยน') คือ 'หนังสือมอบอำนาจ' (Power of Attorney - POA) ในภาษาเวียดนาม ซึ่งจำเป็นมากสำหรับการให้นักลงทุนไทยมอบอำนาจให้ตัวแทน (เช่น ทนายความเวียดนาม) ไปดำเนินการจดทะเบียนบริษัท, เปิดบัญชีธนาคาร, หรือติดต่อราชการแทน
การรับรองคือ: กรรมการผู้มีอำนาจของบริษัทไทย ต้องมา 'ลงนาม' ใน Giấy ủy quyền (ซึ่งมักทำเป็น 2 ภาษา) 'ต่อหน้า' Notary Public ของไทย พร้อมแสดงหนังสือรับรองบริษัทและพาสปอร์ตตัวจริง จากนั้นจึงนำไป Legalize ที่กงสุลไทยและสถานทูตเวียดนามครับ
❓ เอกสารขอ Work Permit เวียดนาม ต้องใช้อะไรบ้างจากไทย?
โดยทั่วไป เอกสารหลัก 3 อย่างที่ต้องเตรียมจากประเทศไทยเพื่อขอใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) ในเวียดนาม คือ:
1. ใบปริญญาบัตร (ตัวจริง): ต้องนำไปรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy) โดย Notary Public
2. ใบตรวจสอบประวัติอาชญากรรม: (จากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ) ต้องเป็นฉบับภาษาอังกฤษ
3. หนังสือรับรองการทำงาน: (จากนายจ้างเดิมในไทย) ระบุตำแหน่งและประสบการณ์อย่างน้อย 3-5 ปี (ตามข้อกำหนด)
เอกสารทั้ง 3 ฉบับนี้ 'ต้อง' ผ่านกระบวนการ Legalization ครบทั้ง 3 ขั้นตอน (Notary -> กงสุลไทย -> สถานทูตเวียดนาม) จึงจะนำไปยื่นที่เวียดนามได้ครับ
❓ กระบวนการ Legalization ทั้งหมดใช้เวลานานเท่าไหร่?
ระยะเวลาโดยประมาณสำหรับกระบวนการทั้งหมด (ไม่รวมเวลาแปล) คือ:
1. Notary Public (ที่ NYC+): 1 วันทำการ (หรือเร่งด่วนภายใน 1-2 ชั่วโมง)
2. กรมการกงสุล (แจ้งวัฒนะ): 2-3 วันทำการ (แบบปกติ)
3. สถานทูตเวียดนาม (กรุงเทพฯ): 3-5 วันทำการ (แบบปกติ)
รวมแล้ว ควรสเผื่อเวลาสำหรับกระบวนการ Legalization ทั้งหมดประมาณ 1-2 สัปดาห์ (ไม่นับวันหยุด) NYC+ มีบริการยื่นด่วนทั้ง 3 ขั้นตอน ซึ่งสามารถลดเวลาทั้งหมดลงได้ โปรดติดต่อเราเพื่อวางแผนล่วงหน้า
❓ หนังสือรับรองบริษัท (Affidavit) ที่จะใช้ในเวียดนาม ควรมีอายุไม่เกินกี่วัน?
โดยทั่วไป หน่วยงานราชการในเวียดนาม (DPI) มีความเข้มงวดเรื่องความสดใหม่ของเอกสารมาก หนังสือรับรองบริษัท, บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น, และเอกสารนิติบุคคลอื่นๆ ที่คัดจาก DBD ควรมีอายุ **ไม่เกิน 3 เดือน (90 วัน)** นับถึงวันที่ยื่นในเวียดนาม เพื่อความปลอดภัย เราแนะนำให้คัดเอกสารเหล่านี้ "ก่อน" เริ่มกระบวนการ Notary & Legalization ไม่นานนัก
ปรึกษาเราเรื่องเอกสารสำหรับประเทศเวียดนาม (Call to Action)
(Topic 12) เราคือพันธมิตรที่ช่วยให้การลงทุนของคุณในเวียดนามราบรื่น
อย่าปล่อยให้ความซับซ้อนของเอกสารมาขัดขวางการเติบโตของธุรกิจคุณ
NYC+ พร้อมให้บริการ One-Stop Service ตั้งแต่การแปล, รับรอง Notary, ยื่นกงสุลไทย, จนถึงยื่นสถานทูตเวียดนาม
61 ซอยลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310
[ดูแผนที่ Google Maps] □ นัดหมายรับรองเอกสาร
เครือข่ายและสาขา 77 จังหวัดของเรา
NYC+ มีสำนักงานหลักและเครือข่ายพันธมิตรครอบคลุม 77 จังหวัดทั่วประเทศไทย และ 50 เขตในกรุงเทพมหานคร พร้อมให้บริการคุณ
สำนักงานสาขาหลัก
สำนักงานใหญ่ (กรุงเทพฯ)
61 ซอยลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310
สาขาขอนแก่น
95 โครงการเดอะวอลล์ ถ.รื่นรมย์ ต.ในเมือง อ.เมือง จ.ขอนแก่น 40000
สาขาอุดรธานี
31/43 ถ.ศรีชมชื่น ต.หมากแข้ง อ.เมืองอุดรธานี จ.อุดรธานี 41000
