หมดอายุแล้วทำอย่างไร?

คู่มือการจัดเก็บ (Archiving) และทำลาย (Destruction) เอกสารสำคัญอย่างปลอดภัย

เอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary หรือ Legalization แล้ว เมื่อหมดความจำเป็นหรือหมดอายุตามกฎหมาย
การจัดเก็บระยะยาวและการทำลายอย่างถูกวิธี คือกุญแจสำคัญในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลองค์กรของคุณ

เรียนรู้วิธีทำลายที่ปลอดภัย ดูวิธีจัดเก็บระยะยาว

ความสำคัญของการจัดการเอกสารหลังหมดความจำเป็น

หลังจากที่คุณได้ใช้เอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary Public หรือ Legalization เสร็จสิ้นตามวัตถุประสงค์แล้ว หรือเมื่อเอกสารนั้นหมดอายุตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด (Document Retention Period) คำถามต่อไปคือ "จะทำอย่างไรกับเอกสารเหล่านี้?" การปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการจัดการที่เหมาะสม อาจนำมาซึ่งความเสี่ยงอย่างคาดไม่ถึง

เอกสารสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารส่วนบุคคล เช่น สำเนาบัตรประชาชน, Passport, ทะเบียนสมรส หรือเอกสารทางธุรกิจ เช่น สัญญา, รายงานการประชุม, หนังสือมอบอำนาจ ล้วนแต่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การจัดการเอกสารเหล่านี้อย่างถูกต้องเมื่อหมดความจำเป็นจึงไม่ใช่แค่เรื่องของความเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่เป็นเรื่องของ ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) และ การปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (เช่น PDPA ในประเทศไทย)

คู่มือนี้จะให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารระยะยาว (Archiving) สำหรับเอกสารที่ยังต้องเก็บรักษาตามกฎหมายหรือนโยบายองค์กร และแนวทางการทำลายเอกสาร (Destruction) อย่างปลอดภัยเมื่อเอกสารนั้นหมดอายุขัย เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ

การวางแผนจัดการวงจรชีวิตของเอกสาร (Document Lifecycle Management) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทั้งบุคคลและองค์กรในยุคดิจิทัล NYC Plus พร้อมให้คำแนะนำและบริการที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญของคุณจะได้รับการดูแลอย่างดีที่สุดในทุกขั้นตอน

การจัดเก็บระยะยาว (Archiving): เก็บอย่างไรให้ปลอดภัย ค้นหาง่าย

สำหรับเอกสารที่ยังไม่สามารถทำลายได้ทันที แต่ต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมายหรือนโยบาย การจัดเก็บอย่างเป็นระบบและปลอดภัยคือสิ่งสำคัญ

□️ การจัดเก็บทางกายภาพ (Physical Archiving)

สำหรับเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษ การจัดเก็บทางกายภาพที่ปลอดภัยควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

ตู้เก็บเอกสารที่มั่นคง: ควรใช้ตู้ที่สามารถล็อคได้ และหากเป็นเอกสารสำคัญมาก ควรพิจารณา ตู้เซฟนิรภัยกันไฟ (Fireproof Safe/Cabinet) เพื่อป้องกันความเสียหายจากอัคคีภัย
การควบคุมสภาพแวดล้อม: เก็บเอกสารในที่แห้ง ไม่โดนแสงแดดโดยตรง และมีการควบคุมความชื้น เพื่อป้องกันกระดาษเสื่อมสภาพ เชื้อรา หรือหมึกซีดจาง
การจัดหมวดหมู่และดัชนี: จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบตามหมวดหมู่ วันที่ หรือประเภทเอกสาร พร้อมทำดัชนี (Index) หรือบัญชีรายการเอกสาร เพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
การจำกัดการเข้าถึง: กำหนดบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ เพื่อป้องกันการนำออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาต
สถานที่จัดเก็บ: ควรเป็นพื้นที่ปลอดภัย ไม่เสี่ยงต่อน้ำท่วม หรือภัยธรรมชาติอื่นๆ

ข้อดี: รักษาเอกสารต้นฉบับ, มีหลักฐานทางกายภาพที่จับต้องได้
ข้อเสีย: ใช้พื้นที่จัดเก็บ, เสี่ยงต่อความเสียหายทางกายภาพ (ไฟไหม้, น้ำท่วม, ปลวก), ค้นหาได้ช้ากว่าระบบดิจิทัล

□ การจัดเก็บทางดิจิทัล (Digital Archiving)

การแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลเป็นทางเลือกที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากความสะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา และสำรองข้อมูล แต่ต้องทำอย่างปลอดภัย:

การสแกนคุณภาพสูง: สแกนเอกสารด้วยความละเอียดที่เหมาะสม (แนะนำ 300 DPI ขึ้นไป) ให้มีความคมชัด อ่านง่าย และครบถ้วนทุกหน้า
รูปแบบไฟล์มาตรฐาน: บันทึกเป็นไฟล์ PDF (Portable Document Format) ซึ่งเป็นมาตรฐานสากล สามารถเปิดอ่านได้ทั่วไป และรองรับการใส่คุณสมบัติความปลอดภัย
การเข้ารหัสไฟล์ (Encryption): สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน ควรทำการเข้ารหัสไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านที่คาดเดายาก เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การตั้งชื่อไฟล์ที่เป็นระบบ: ตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย ชัดเจน และเป็นรูปแบบเดียวกัน เพื่อง่ายต่อการค้นหา (เช่น ชื่อเอกสาร_วันที่_เวอร์ชั่น.pdf)
การสำรองข้อมูล (Backup): สำคัญมาก! ควรสำรองข้อมูลไฟล์ดิจิทัลอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อย 2 วิธี เช่น เก็บใน External Hard Drive และ/หรือ บริการ Cloud Storage ที่ปลอดภัย (เช่น Google Drive, OneDrive, Dropbox Business ที่มีการเข้ารหัสและความปลอดภัยสูง)
การควบคุมการเข้าถึง (Access Control): กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ดิจิทัล เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ข้อดี: ประหยัดพื้นที่, ค้นหาง่ายและรวดเร็ว, สำรองข้อมูลได้ง่าย, ลดความเสี่ยงจากความเสียหายทางกายภาพ
ข้อเสีย: ต้องมีกระบวนการสแกนและจัดการไฟล์, เสี่ยงต่อภัยคุกคามทางไซเบอร์หากระบบความปลอดภัยไม่ดีพอ, ต้องมีระบบ Backup ที่เชื่อถือได้

การทำลายเอกสาร (Destruction): หมดอายุแล้ว ต้องทำลายอย่างไรให้ปลอดภัย?

□ ทำไมต้องทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย?

การทิ้งเอกสารสำคัญที่หมดอายุลงถังขยะธรรมดา หรือแม้แต่ฉีกด้วยมือ เป็น ความเสี่ยงร้ายแรง เพราะ:

เสี่ยงต่อการขโมยข้อมูลส่วนบุคคล (Identity Theft): เอกสาร เช่น สำเนาบัตรประชาชน, Passport, ใบแจ้งยอดธนาคาร มีข้อมูลที่มิจฉาชีพสามารถนำไปสวมรอยหรือใช้ในทางที่ผิดได้
เสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลบริษัท: สัญญา, งบการเงิน, ข้อมูลลูกค้า, แผนธุรกิจ หากตกไปอยู่ในมือคู่แข่งหรือผู้ไม่หวังดี อาจสร้างความเสียหายอย่างประเมินค่าไม่ได้
ผิดกฎหมาย PDPA: กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดให้องค์กรต้องมีมาตรการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสมเมื่อหมดความจำเป็น การทิ้งโดยไม่ทำลายถือเป็นการละเมิดกฎหมาย มีโทษทั้งทางแพ่ง อาญา และปกครอง
ทำลายความน่าเชื่อถือ: หากเกิดเหตุข้อมูลรั่วไหลจากเอกสารที่ทิ้งไม่ถูกวิธี ความไว้วางใจจากลูกค้าและคู่ค้าจะหมดไป

ดังนั้น การทำลายเอกสารที่หมดอายุอย่างถูกวิธีและปลอดภัย จึงไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็น "ความจำเป็น"

⚙️ วิธีทำลายเอกสารที่แนะนำ

วิธีที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพที่สุดในการทำลายเอกสารกระดาษคือการใช้ เครื่องทำลายเอกสาร (Paper Shredder) แต่ไม่ใช่ทุกเครื่องจะปลอดภัยเท่ากัน:

❌ แบบ Strip-Cut (ตัดเป็นเส้นยาว): ไม่แนะนำ! ตัดเอกสารเป็นเส้นยาว ง่ายต่อการนำมาประกอบใหม่ ไม่ปลอดภัยสำหรับข้อมูลลับ
✓ แบบ Cross-Cut (ตัดเป็นชิ้นสี่เหลี่ยม): แนะนำ! ตัดเอกสารทั้งแนวตั้งและแนวนอนเป็นชิ้นเล็กๆ ยากต่อการประกอบคืน เหมาะสำหรับเอกสารทั่วไปและข้อมูลส่วนบุคคล
✓✓ แบบ Micro-Cut (ตัดเป็นชิ้นละเอียด): แนะนำสูงสุด! ตัดเอกสารเป็นชิ้นเล็กละเอียดมาก แทบเป็นไปไม่ได้ที่จะประกอบคืน เหมาะสำหรับเอกสารลับสุดยอด หรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก

ข้อควรจำ:

เลือกขนาดเครื่องให้เหมาะสมกับปริมาณเอกสาร
ทำลายคลิปหนีบกระดาษหรือลวดเย็บกระดาษก่อนเข้าเครื่อง (หากเครื่องไม่รองรับ)
ดูแลรักษาเครื่องตามคู่มือ เพื่อยืดอายุการใช้งาน
สำหรับสื่อบันทึกข้อมูลอื่น (CD, DVD, Hard Drive) ต้องใช้วิธีทำลายเฉพาะ เช่น การเจาะทำลาย หรือใช้บริการทำลายข้อมูลโดยเฉพาะ

□ บริการทำลายเอกสาร (Document Destruction Services)

สำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก การทำลายด้วยเครื่อง Shredder ในสำนักงานอาจไม่เพียงพอและใช้เวลานาน บริการรับทำลายเอกสารโดยมืออาชีพ เป็นทางเลือกที่ดีกว่า:

ความสะดวก: บริษัทผู้ให้บริการจะมารับเอกสารถึงที่ หรือนำเครื่องทำลายขนาดใหญ่มาให้บริการ ณ สถานที่ (On-site Shredding)
ความปลอดภัยสูง: มีกระบวนการทำลายที่เป็นความลับ ควบคุมการเข้าถึง และใช้เครื่องทำลายประสิทธิภาพสูง
การรับรองการทำลาย: ผู้ให้บริการมักออก "ใบรับรองการทำลาย" (Certificate of Destruction) ให้เป็นหลักฐาน ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบภายใน (Audit) หรือการปฏิบัติตามกฎหมาย
เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม: เศษกระดาษที่ได้จากการทำลายมักจะถูกนำไปรีไซเคิลอย่างถูกวิธี

ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียง มีมาตรฐานความปลอดภัย และสามารถออกใบรับรองการทำลายให้ได้

□ ควรมีบันทึกการทำลายเอกสารหรือไม่? (Destruction Log)

สำหรับองค์กร: ใช่, ควรมีอย่างยิ่ง การจัดทำบันทึกการทำลายเอกสาร (Destruction Log) เป็นส่วนสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบายการจัดเก็บเอกสารและกฎหมาย PDPA บันทึกควรระบุ:

รายละเอียดเอกสารที่ทำลาย (ประเภท, ช่วงวันที่, แผนก)
วันที่ทำการทำลาย
วิธีการทำลาย (เช่น Shredder รุ่น..., ใช้บริการบริษัท...)
ชื่อผู้ดำเนินการ/ผู้รับผิดชอบ
(ถ้ามี) หมายเลขอ้างอิงใบรับรองการทำลาย

บันทึกนี้ใช้เป็นหลักฐานแสดงว่าองค์กรมีการจัดการเอกสารที่หมดอายุอย่างเหมาะสมตามนโยบายและกฎหมาย

สำหรับบุคคลทั่วไป: อาจไม่จำเป็นต้องทำบันทึกเป็นทางการ แต่ควรแน่ใจว่าได้ทำลายเอกสารสำคัญอย่างปลอดภัยเสมอ

✅ Checklist การจัดการเอกสารเก่า/หมดอายุ

ขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดการเอกสารที่ไม่ใช้งานแล้วอย่างปลอดภัย

ตรวจสอบระยะเวลาจัดเก็บ: เอกสารนี้จำเป็นต้องเก็บตามกฎหมาย/นโยบายอีกนานเท่าไร?

คัดแยกเอกสาร: แยกเอกสารที่ "ต้องเก็บต่อ" ออกจากเอกสารที่ "ทำลายได้"

(สำหรับเอกสารที่ต้องเก็บต่อ) เลือกวิธีจัดเก็บ: จัดเก็บทางกายภาพในที่ปลอดภัย หรือสแกนเก็บแบบดิจิทัลพร้อมเข้ารหัสและ Backup?

(สำหรับเอกสารที่ทำลายได้) เลือกวิธีทำลาย: ใช้เครื่อง Shredder (Cross-cut/Micro-cut) หรือใช้บริการทำลายเอกสาร?

ดำเนินการทำลาย: ทำลายเอกสารทันที อย่าทิ้งกองไว้

(สำหรับองค์กร) บันทึกการทำลาย: ลงบันทึกรายละเอียดการทำลายไว้เป็นหลักฐาน

ทบทวนนโยบาย: ทบทวนนโยบายการจัดเก็บและทำลายเอกสารเป็นประจำ

การจัดการอย่างเป็นระบบช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มประสิทธิภาพ

อัตราค่าบริการที่เกี่ยวข้อง

(สำหรับการเตรียมเอกสารก่อนจัดเก็บ หรือบริการที่อาจเกี่ยวข้อง)

บริการรับรองเอกสาร Notary Public

เริ่มต้น 1,500 บาท

/ ตราประทับ

รับรองเอกสารสำคัญก่อนนำไปจัดเก็บหรือใช้งาน

บริการแปลเอกสาร

เริ่มต้น 500 บาท

/ หน้า (ไทย-อังกฤษ)

แปลเอกสารเพื่อการจัดเก็บหรืออ้างอิง (ภาษาอื่นๆ กรุณาส่งประเมินราคา)

หมายเหตุ: เราไม่มีบริการรับทำลายเอกสารโดยตรง แต่สามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับมาตรฐานการทำลายที่ปลอดภัยได้

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการเก็บและทำลายเอกสาร

1. เอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary หรือ Legalization แล้ว ควรเก็บไว้นานแค่ไหน?

ระยะเวลาการเก็บขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสารทางบัญชีอาจต้องเก็บ 5-10 ปี, เอกสารสัญญาตามอายุความ, หรือเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์อาจต้องเก็บถาวร ควรกำหนด 'นโยบายการจัดเก็บเอกสาร (Document Retention Policy)' ขององค์กร หรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

2. การสแกนเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว สามารถทำลายต้นฉบับกระดาษได้เลยหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและข้อกฎหมาย บางกรณี กฎหมายอาจยังกำหนดให้เก็บ "ต้นฉบับ" ไว้ แม้จะมีไฟล์สแกนแล้ว (เช่น เอกสารทางบัญชีบางประเภท) แต่สำหรับเอกสารทั่วไป การมีไฟล์สแกนที่ชัดเจนและจัดเก็บอย่างปลอดภัยอาจเพียงพอ ควรตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะสำหรับเอกสารนั้นๆ หรือปรึกษาฝ่ายกฎหมาย

3. การจัดเก็บเอกสารบน Cloud Storage ปลอดภัยจริงหรือ?

มีความปลอดภัยสูง หากเลือกใช้บริการที่มีชื่อเสียง (เช่น Google Drive, OneDrive, Dropbox Business) และใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม เช่น การตั้งรหัสผ่านที่คาดเดายาก, การเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน (2FA), และการเข้ารหัสไฟล์ (Encryption) ก่อนอัปโหลดสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก

4. การทำลายเอกสารด้วยเครื่อง Shredder แบบ Strip-cut (ตัดเป็นเส้นยาว) เพียงพอหรือไม่?

ไม่เพียงพออย่างยิ่งครับ เครื่องตัดแบบ Strip-cut ทำให้เอกสารถูกตัดเป็นเส้นยาวๆ ซึ่งง่ายต่อการนำมาปะติดปะต่อเพื่ออ่านข้อมูลได้ ควรใช้เครื่องทำลายเอกสารแบบ Cross-cut (ตัดเป็นชิ้นสี่เหลี่ยมเล็กๆ) หรือดีที่สุดคือ Micro-cut (ตัดเป็นชิ้นละเอียดมาก) เพื่อความปลอดภัยสูงสุด

5. ระดับความปลอดภัยของเครื่อง Shredder ดูจากอะไร?

ดูจากมาตรฐาน DIN 66399 ซึ่งกำหนดระดับความปลอดภัย (P-Level) ตั้งแต่ P-1 (Strip-cut) ไปจนถึง P-7 (Micro-cut ละเอียดสูงสุด) สำหรับข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลับ ควรใช้ระดับ P-4 (Cross-cut) ขึ้นไป และสำหรับข้อมูลลับสุดยอด ควรใช้ระดับ P-5 ถึง P-7 (Micro-cut)

6. การเผาทำลายเอกสาร ปลอดภัยหรือไม่?

การเผาอาจดูเหมือนทำลายได้หมดจด แต่มีความเสี่ยงที่เอกสารบางส่วนอาจไม่ไหม้สมบูรณ์ ทำให้ข้อมูลยังคงหลงเหลืออยู่ได้ นอกจากนี้ยังสร้างมลพิษทางอากาศและผิดกฎหมายในหลายพื้นที่ การใช้เครื่อง Shredder หรือบริการทำลายเอกสารมืออาชีพจึงเป็นวิธีที่ปลอดภัยและเหมาะสมกว่า

7. การแช่น้ำหรือทำลายด้วยสารเคมี ใช้ได้ผลไหม?

ไม่แนะนำครับ การแช่น้ำอาจทำให้หมึกเลือน แต่ข้อมูลอาจยังกู้คืนได้ และสร้างปัญหาเรื่องการกำจัด ส่วนสารเคมีก็อันตรายและสร้างมลพิษ การใช้เครื่อง Shredder เป็นวิธีมาตรฐานที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพที่สุด

8. จำเป็นต้องบันทึกการทำลายเอกสารทุกครั้งหรือไม่?

สำหรับองค์กร ควรทำบันทึก (Destruction Log) ไว้เสมอเพื่อเป็นหลักฐานการปฏิบัติตามนโยบายและกฎหมาย PDPA สำหรับบุคคลทั่วไป อาจไม่จำเป็นต้องทำบันทึก แต่สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าได้ทำลายอย่างปลอดภัย

9. บริการทำลายเอกสาร คิดค่าบริการอย่างไร?

ส่วนใหญ่คิดตามน้ำหนัก (กิโลกรัม) หรือปริมาณ (กล่อง) ของเอกสารที่ต้องการทำลาย และอาจมีค่าบริการขั้นต่ำ หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการบริการถึงสถานที่ (On-site) ควรสอบถามราคาจากผู้ให้บริการโดยตรง

10. "ใบรับรองการทำลาย" (Certificate of Destruction) สำคัญอย่างไร?

เป็นเอกสารยืนยันจากผู้ให้บริการว่าเอกสารของคุณได้ถูกทำลายอย่างปลอดภัยตามมาตรฐานแล้ว ใช้เป็นหลักฐานสำคัญสำหรับองค์กรในการแสดงความรับผิดชอบต่อการจัดการข้อมูล และการปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA

11. ข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ หรือ USB Drive ควรทำลายอย่างไร?

การลบไฟล์ (Delete) หรือฟอร์แมต (Format) ไม่เพียงพอ ข้อมูลยังสามารถกู้คืนได้ วิธีที่ปลอดภัยคือ 1) ใช้ซอฟต์แวร์ทำลายข้อมูล (Data Wiping Software) เขียนทับข้อมูลหลายๆ ครั้ง 2) การทำลายทางกายภาพ (Physical Destruction) เช่น การเจาะ, การบดทำลาย หรือการใช้สนามแม่เหล็กกำลังสูง (Degaussing) ซึ่งมักต้องใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญ

12. การเก็บเอกสารในตู้เซฟ ต้องดูแลอะไรเป็นพิเศษ?

ควรเลือกรุ่นที่กันไฟได้ตามมาตรฐานที่ต้องการ, ตรวจสอบซีลกันความชื้นเป็นประจำ, อาจใส่ซองดูดความชื้น (Silica Gel) ไว้ภายใน, และเก็บกุญแจหรือรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย จำกัดผู้ที่ทราบรหัส

13. ไฟล์ PDF ที่เข้ารหัสแล้ว ปลอดภัยแค่ไหน?

มีความปลอดภัยสูง หากใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก (ผสมตัวอักษรใหญ่-เล็ก ตัวเลข สัญลักษณ์) และใช้วิธีการเข้ารหัสที่แข็งแกร่ง (เช่น AES-256 bit) อย่างไรก็ตาม ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับการจัดการรหัสผ่านด้วย หากรหัสผ่านรั่วไหล การเข้ารหัสก็ไม่มีประโยชน์

14. ควร Backup ข้อมูลดิจิทัลบ่อยแค่ไหน?

ความถี่ขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเปลี่ยนแปลงของข้อมูล สำหรับข้อมูลสำคัญ ควร Backup อย่างน้อยวันละครั้ง หรือตามรอบการเปลี่ยนแปลงข้อมูล และควรทดสอบการกู้คืนข้อมูล (Restore) เป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์ Backup ใช้งานได้จริง

15. นโยบายการจัดเก็บเอกสาร (Document Retention Policy) คืออะไร?

คือแนวทางปฏิบัติที่องค์กรกำหนดขึ้น เพื่อระบุว่าเอกสารประเภทต่างๆ ควรจัดเก็บไว้นานเท่าใด (ตามกฎหมายและ/หรือความจำเป็นทางธุรกิจ) และเมื่อครบกำหนดแล้ว ควรดำเนินการอย่างไรต่อไป (เช่น ทำลาย หรือ เก็บถาวร) การมีนโยบายที่ชัดเจนช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นระบบ ลดความเสี่ยง และสอดคล้องกับกฎหมาย

16. การทำลายเอกสารเกี่ยวข้องกับ PDPA อย่างไร?

PDPA กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูล (องค์กร) ต้องลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อหมดความจำเป็นในการเก็บรักษา หรือเมื่อเจ้าของข้อมูลขอใช้สิทธิ์ การทำลายต้องใช้วิธีการที่เหมาะสม ปลอดภัย เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล การไม่ทำลายหรือทำลายไม่ถูกวิธีอาจมีโทษตามกฎหมาย

17. เอกสารที่รับรอง Notary แล้วสแกนเก็บ สามารถใช้แทนต้นฉบับได้หรือไม่?

ส่วนใหญ่ไม่ได้ครับ หน่วยงานราชการหรือองค์กรในต่างประเทศมักต้องการ "เอกสารต้นฉบับ" ที่มีลายเซ็นและตราประทับจริงของ Notary การสแกนเก็บมีประโยชน์สำหรับการอ้างอิงภายในหรือการสำรองข้อมูล แต่ไม่ใช่การใช้แทนต้นฉบับในการยื่นเรื่องสำคัญ

18. ถ้าทำลายเอกสารสำคัญไปแล้ว แต่ภายหลังจำเป็นต้องใช้ จะทำอย่างไร?

หากเป็นเอกสารราชการ อาจสามารถขอคัดสำเนาใหม่ได้จากหน่วยงานผู้ออก แต่หากเป็นเอกสารส่วนตัวหรือสัญญาที่ไม่มีสำเนาอื่น อาจไม่สามารถกู้คืนได้ นี่คือเหตุผลที่ต้องมีนโยบายการจัดเก็บที่ชัดเจน และตรวจสอบให้แน่ใจก่อนทำลายว่าเอกสารนั้นหมดความจำเป็นจริงๆ

19. เศษกระดาษจากการ Shred ควรทิ้งอย่างไร?

เพื่อความปลอดภัยสูงสุด ควรนำเศษกระดาษไปทิ้งในถังขยะที่ไม่ใช่ของตนเองโดยตรง หรือผสมกับขยะอื่นๆ เพื่อให้ยากต่อการแยกออกมาประกอบใหม่ หรือดีที่สุดคือรวบรวมส่งโรงงานรีไซเคิล ซึ่งมักมีกระบวนการจัดการที่ปลอดภัยกว่า

20. NYC Plus มีบริการให้คำปรึกษาเรื่องนโยบายการจัดเก็บเอกสารหรือไม่?

เราสามารถให้คำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารตามกฎหมายทั่วไป และแนวทางการจัดการเอกสารที่รับรองแล้วได้ แต่สำหรับการร่างนโยบายอย่างเป็นทางการสำหรับองค์กร ควรปรึกษาทนายความผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายธุรกิจและ PDPA โดยตรงครับ

ปกป้องข้อมูลของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

การจัดการเอกสารสำคัญ ไม่ใช่แค่การรับรองให้ถูกต้อง แต่รวมถึงการจัดเก็บและทำลายอย่างปลอดภัยเมื่อหมดอายุ
NYC Plus ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลในทุกขั้นตอน

อ่าน FAQ อีกครั้ง ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม

➡️ (สมมติ) อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายการจัดเก็บเอกสาร

เครือข่ายบริการทั่วประเทศ

พร้อมให้คำปรึกษาและบริการด้านเอกสารสำคัญ

□ สำนักงานใหญ่ (ลาดพร้าว 95)

61 ซอยลาดพร้าว 95, แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์, เขตวังทองหลาง, กรุงเทพมหานคร 10310
(จันทร์-ศุกร์ 09:00-18:00)

□️ สาขาขอนแก่น

95 โครงการเดอะวอลล์ ถ.รื่นรมย์ ต.ในเมือง อ.เมือง จ.ขอนแก่น 40000

□️ สาขาอุดรธานี

31/43 ถ.ศรีชมชื่น ต.หมากแข้ง อ.เมืองอุดรธานี จ.อุดรธานี 41000

รายชื่อ 50 เขตในกรุงเทพฯ และ 77 จังหวัด (เครือข่ายให้บริการ)

กรุงเทพมหานคร (50 เขต)

เขตคลองเตย
เขตคลองสาน
เขตคลองสามวา
เขตคันนายาว
เขตจตุจักร
เขตจอมทอง
เขตดอนเมือง
เขตดินแดง
เขตดุสิต
เขตตลิ่งชัน
เขตทวีวัฒนา
เขตทุ่งครุ
เขตธนบุรี
เขตบางกอกน้อย
เขตบางกอกใหญ่
เขตบางกะปิ
เขตบางขุนเทียน
เขตบางเขน
เขตบางคอแหลม
เขตบางแค
เขตบางซื่อ
เขตบางนา
เขตบางบอน
เขตบางพลัด
เขตบางรัก
เขตบึงกุ่ม
เขตปทุมวัน
เขตประเวศ
เขตป้อมปราบศัตรูพ่าย
เขตพญาไท
เขตพระโขนง
เขตพระนคร
เขตภาษีเจริญ
เขตมีนบุรี
เขตยานนาวา
เขตราชเทวี
เขตราษฎร์บูรณะ
เขตลาดกระบัง
เขตลาดพร้าว
เขตวังทองหลาง (สนง.ใหญ่)
เขตวัฒนา
เขตสวนหลวง
เขตสะพานสูง
เขตสัมพันธวงศ์
เขตสาทร
เขตสายไหม
เขตหนองแขม
เขตหนองจอก
เขตหลักสี่
เขตห้วยขวาง

ภาคกลาง

กาญจนบุรี
ชัยนาท
นครนายก
นครปฐม
นนทบุรี
ปทุมธานี
ประจวบคีรีขันธ์
พระนครศรีอยุธยา
เพชรบุรี
ราชบุรี
ลพบุรี
สมุทรปราการ
สมุทรสงคราม
สมุทรสาคร
สระบุรี
สิงห์บุรี
สุพรรณบุรี
อ่างทอง

ภาคตะวันออก

จันทบุรี
ฉะเชิงเทรา
ชลบุรี
ตราด
ปราจีนบุรี
ระยอง
สระแก้ว

ภาคเหนือ

เชียงราย
เชียงใหม่
ตาก
น่าน
พะเยา
พิจิตร
พิษณุโลก
เพชรบูรณ์
แพร่
แม่ฮ่องสอน
นครสวรรค์
ลำปาง
ลำพูน
สุโขทัย
อุตรดิตถ์
อุทัยธานี

ภาคใต้

กระบี่
ชุมพร
ตรัง
นครศรีธรรมราช
นราธิวาส
ปัตตานี
พังงา
พัทลุง
ภูเก็ต
ยะลา
ระนอง
สงขลา
สตูล
สุราษฎร์ธานี

ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ

ขอนแก่น (สาขาหลัก)
อุดรธานี (สาขาหลัก)
ชัยภูมิ
นครพนม
นครราชสีมา
บึงกาฬ
บุรีรัมย์
มหาสารคาม
มุกดาหาร
ยโสธร
ร้อยเอ็ด
เลย
ศรีสะเกษ
สกลนคร
สุรินทร์
หนองคาย
หนองบัวลำภู
อำนาจเจริญ
อุบลราชธานี

เก็บ-ทำลายเอกสาร Notary อย่างไร? คู่มือปลอดภัย กันข้อมูลรั่ว | NYC

หมดอายุแล้วทำอย่างไร?

ความสำคัญของการจัดการเอกสารหลังหมดความจำเป็น

การจัดเก็บระยะยาว (Archiving): เก็บอย่างไรให้ปลอดภัย ค้นหาง่าย

□️ การจัดเก็บทางกายภาพ (Physical Archiving)

□ การจัดเก็บทางดิจิทัล (Digital Archiving)

การทำลายเอกสาร (Destruction): หมดอายุแล้ว ต้องทำลายอย่างไรให้ปลอดภัย?

□ ทำไมต้องทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย?

⚙️ วิธีทำลายเอกสารที่แนะนำ

□ บริการทำลายเอกสาร (Document Destruction Services)

□ ควรมีบันทึกการทำลายเอกสารหรือไม่? (Destruction Log)

✅ Checklist การจัดการเอกสารเก่า/หมดอายุ

อัตราค่าบริการที่เกี่ยวข้อง

บริการรับรองเอกสาร Notary Public

บริการแปลเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการเก็บและทำลายเอกสาร

ปกป้องข้อมูลของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

เครือข่ายบริการทั่วประเทศ

□ สำนักงานใหญ่ (ลาดพร้าว 95)

□️ สาขาขอนแก่น

□️ สาขาอุดรธานี

กรุงเทพมหานคร (50 เขต)

ภาคกลาง

ภาคตะวันออก

ภาคเหนือ

ภาคใต้

ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ

NYC Visa & Translation Services Co., Ltd.

ติดต่อ Call Center

​เก็บ-ทำลายเอกสาร Notary อย่างไร? คู่มือปลอดภัย กันข้อมูลรั่ว | NYC

หมดอายุแล้วทำอย่างไร?

ความสำคัญของการจัดการเอกสารหลังหมดความจำเป็น

การจัดเก็บระยะยาว (Archiving): เก็บอย่างไรให้ปลอดภัย ค้นหาง่าย

□️ การจัดเก็บทางกายภาพ (Physical Archiving)

□ การจัดเก็บทางดิจิทัล (Digital Archiving)

การทำลายเอกสาร (Destruction): หมดอายุแล้ว ต้องทำลายอย่างไรให้ปลอดภัย?

□ ทำไมต้องทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย?

⚙️ วิธีทำลายเอกสารที่แนะนำ

□ บริการทำลายเอกสาร (Document Destruction Services)

□ ควรมีบันทึกการทำลายเอกสารหรือไม่? (Destruction Log)

✅ Checklist การจัดการเอกสารเก่า/หมดอายุ

อัตราค่าบริการที่เกี่ยวข้อง

บริการรับรองเอกสาร Notary Public

บริการแปลเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการเก็บและทำลายเอกสาร

ปกป้องข้อมูลของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

เครือข่ายบริการทั่วประเทศ

□ สำนักงานใหญ่ (ลาดพร้าว 95)

□️ สาขาขอนแก่น

□️ สาขาอุดรธานี

กรุงเทพมหานคร (50 เขต)

ภาคกลาง

ภาคตะวันออก

ภาคเหนือ

ภาคใต้

ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ

NYC Visa & Translation Services Co., Ltd.

ติดต่อ Call Center

เก็บ-ทำลายเอกสาร Notary อย่างไร? คู่มือปลอดภัย กันข้อมูลรั่ว | NYC