ทำความเข้าใจ Legalization: ทำไมเอกสารไทยต้องผ่านการรับรองก่อนใช้ในต่างประเทศ?

คุณเคยสงสัยไหมว่า ทำไมเอกสารราชการไทย เช่น สูติบัตร, ทะเบียนสมรส, หรือวุฒิการศึกษา ถึงไม่สามารถนำไปยื่นใช้ในต่างประเทศได้ทันที? คำตอบคือ กระบวนการที่เรียกว่า "Legalization" หรือ "การรับรองเอกสาร" ซึ่งเป็นขั้นตอนสากลที่จำเป็นในการยืนยันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการของประเทศหนึ่ง เพื่อให้เป็นที่ยอมรับในอีกประเทศหนึ่ง

กระบวนการ Legalization เปรียบเสมือน "พาสปอร์ต" สำหรับเอกสารของคุณ ทำให้หน่วยงานในต่างประเทศ (เช่น สถานทูต, หน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง, มหาวิทยาลัย, หรือบริษัท) มั่นใจได้ว่าเอกสารที่คุณนำไปแสดงนั้นเป็นของจริง ออกโดยผู้มีอำนาจ และมีผลผูกพันทางกฎหมาย ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ตั้งแต่สำนักงานเขต/อำเภอ, บริษัทแปล, ทนายความ Notary Public, กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ, ไปจนถึงสถานทูตของประเทศปลายทาง

คู่มือฉบับนี้จัดทำโดย สถาบันภาษาเอ็นวายซี+ (NYC Plus) ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับรองเอกสารด้วยประสบการณ์กว่า 15 ปี จะนำคุณไปทำความเข้าใจกระบวนการ Legalization เอกสารไทยทีละขั้นตอนอย่างละเอียด ตั้งแต่ต้นจนจบ (A-Z) เพื่อให้คุณสามารถเตรียมเอกสารได้อย่างถูกต้อง ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนที่ 0: การขอเอกสารต้นฉบับ ณ สำนักงานเขต/อำเภอ

จุดเริ่มต้นที่สำคัญที่สุดคือการมี "เอกสารต้นฉบับ" หรือ "สำเนาที่รับรองโดยหน่วยงานผู้ออกเอกสาร" ที่ถูกต้องและสมบูรณ์ เอกสารราชการไทยส่วนใหญ่สามารถขอคัดสำเนาได้ที่:

สำนักงานเขต: สำหรับผู้ที่มีภูมิลำเนาอยู่ในกรุงเทพมหานคร
ที่ว่าการอำเภอ: สำหรับผู้ที่มีภูมิลำเนาอยู่ในต่างจังหวัด

เอกสารราชการไทยที่พบบ่อยและต้องรับรอง:

ประเภทเอกสาร	หน่วยงานที่ออก/ขอคัด	ข้อควรระวัง
ทะเบียนบ้าน (House Registration - ทร. 14)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ตามทะเบียนบ้าน	ต้องเป็นฉบับที่คัดไม่เกิน 3-6 เดือน (แล้วแต่ประเทศปลายทาง) และมีลายเซ็นนายทะเบียนตัวจริง
สูติบัตร / ใบเกิด (Birth Certificate - ท.ร. 1/ก)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ที่แจ้งเกิด	หากทำหาย สามารถขอคัด "ใบแทนสูติบัตร" หรือ "หนังสือรับรองการเกิด" ได้
ทะเบียนสมรส / ใบสำคัญการสมรส (Marriage Certificate - คร. 2, คร. 3)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ที่จดทะเบียนสมรส	ใช้ทั้ง คร.2 (บันทึก) และ คร.3 (ใบสำคัญ) หรืออย่างใดอย่างหนึ่ง ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดปลายทาง
ทะเบียนหย่า / ใบสำคัญการหย่า (Divorce Certificate - คร. 6, คร. 7)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ที่จดทะเบียนหย่า	เช่นเดียวกับทะเบียนสมรส อาจต้องใช้ทั้งสองส่วน
ใบเปลี่ยนชื่อ / สกุล (Name/Surname Change Certificate - ช.3, ช.4)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ที่ดำเนินการเปลี่ยน	จำเป็นมากหากชื่อในเอกสารต่างๆ ไม่ตรงกัน
หนังสือรับรองความเป็นโสด (Certificate of Single Status)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ตามทะเบียนบ้าน	ต้องออกไม่เกิน 3-6 เดือน และมีลายเซ็นนายทะเบียน
มรณบัตร (Death Certificate)	สำนักงานเขต / ที่ว่าการอำเภอ ที่แจ้งตาย	ใช้ในกรณีจัดการมรดก หรือยุติสถานภาพสมรส

⚠️ ตรวจสอบก่อนออกจากอำเภอ/เขต!

หลังจากได้รับเอกสารแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบความถูกต้องทันที:

ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน: ชื่อ-สกุล, วันเดือนปีเกิด, เลขบัตรประชาชน สะกดถูกต้องทั้งภาษาไทย (และภาษาอังกฤษ ถ้ามี)
ลายมือชื่อนายทะเบียน: ต้องเป็นลายเซ็น "ตัวจริง" ไม่ใช่สำเนา หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (อาจไม่เป็นที่ยอมรับในบางขั้นตอน)
ตราประทับชัดเจน: ตราประทับของสำนักงานเขต/อำเภอต้องชัดเจน อ่านออกได้
วันที่ออกเอกสาร: เอกสารส่วนใหญ่ต้องมีอายุไม่เกิน 3-6 เดือน

หากพบข้อผิดพลาด ให้แจ้งเจ้าหน้าที่แก้ไขทันที การมีเอกสารต้นฉบับที่สมบูรณ์ตั้งแต่แรกจะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 1: การแปลเอกสาร - ทำไมต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาอื่น) โดยผู้เชี่ยวชาญ?

เมื่อได้เอกสารราชการไทยฉบับจริงหรือฉบับคัดที่สมบูรณ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแปลเอกสารเป็นภาษาที่ประเทศปลายทางยอมรับ ซึ่งโดยส่วนใหญ่คือ ภาษาอังกฤษ แต่บางประเทศอาจกำหนดให้แปลเป็นภาษาทางการของตนเอง (เช่น เยอรมัน, ฝรั่งเศส, สเปน)

ความสำคัญของการแปลโดยผู้เชี่ยวชาญ:

ความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy): การแปลเอกสารราชการไม่ใช่แค่การแปลคำต่อคำ แต่ต้องเข้าใจบริบททางกฎหมายและวัฒนธรรม ชื่อเฉพาะ, ตำแหน่ง, หรือศัพท์ทางราชการต้องแปลให้ถูกต้องตามมาตรฐานสากล การแปลผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ
รูปแบบที่เป็นทางการ (Formal Layout): การจัดรูปแบบเอกสารแปลควรสอดคล้องกับต้นฉบับมากที่สุด ทั้งหัวข้อ ตราประทับ และตำแหน่งลายเซ็น เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบและเปรียบเทียบ
การรับรองคำแปล (Translator Certification): ผู้แปลที่มีคุณสมบัติหรือบริษัทแปลที่น่าเชื่อถือ จะมีการลงนามรับรองความถูกต้องของคำแปล (Certified Correct Translation) ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับขั้นตอนต่อไป (Notary Public และ กงสุล)

ทำไมไม่ควรแปลเองหรือใช้ Google Translate? แม้ว่าเครื่องมือแปลจะสะดวก แต่ไม่สามารถรับประกันความถูกต้อง 100% ในบริบทของเอกสารราชการ และที่สำคัญคือ ไม่สามารถให้การรับรองคำแปล ที่เป็นทางการ ซึ่งจำเป็นสำหรับกระบวนการ Legalization ได้

NYC Plus ให้บริการแปลเอกสารราชการโดยทีมนักแปลมืออาชีพที่มีประสบการณ์ยาวนาน เข้าใจข้อกำหนดของกรมการกงสุลและสถานทูตต่างๆ มั่นใจได้ว่าคำแปลของคุณถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปตามมาตรฐาน

ราคาค่าแปลเริ่มต้น

ค่าบริการแปลเอกสารราชการ ไทย ↔ อังกฤษ เริ่มต้นที่ 500 บาทต่อหน้า (สำหรับเอกสารมาตรฐาน) ส่วนภาษาอื่นๆ กรุณาส่งเอกสารมาประเมินราคาได้ฟรีที่ Line: @NYCLI

ขั้นตอนที่ 2: การรับรองคำแปลโดย Notary Public

หลังจากได้เอกสารฉบับแปลที่สมบูรณ์พร้อมคำรับรองจากผู้แปลแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำเอกสารไปให้ "ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร" หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า "Notary Public" รับรอง

บทบาทสำคัญของ Notary Public ในกระบวนการ Legalization:

Notary Public ในประเทศไทยคือทนายความที่ได้รับใบอนุญาตพิเศษจากสภาทนายความ ให้มีอำนาจในการรับรองลายมือชื่อและเอกสารต่างๆ ตามมาตรฐานสากล สำหรับกระบวนการ Legalization นั้น Notary Public มีบทบาทสำคัญดังนี้:

รับรองลายมือชื่อผู้แปล (Attestation of Translator's Signature): Notary Public จะตรวจสอบคุณสมบัติของผู้แปล และรับรองว่าผู้แปลได้ลงลายมือชื่อรับรองคำแปลนั้นจริงต่อหน้า Notary Public
รับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy): Notary Public สามารถเปรียบเทียบสำเนาเอกสารกับต้นฉบับ (เช่น สำเนาทะเบียนบ้าน กับ ทะเบียนบ้านตัวจริง) และรับรองว่าสำเนานั้นถูกต้องตรงกันทุกประการ
ทำคำสาบาน (Administering Oaths/Affirmations): ในบางกรณี อาจต้องมีการทำคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษร (Affidavit) ซึ่ง Notary Public จะเป็นผู้ให้คำสาบานและรับรองลายมือชื่อผู้ให้การ

ทำไมขั้นตอนนี้ถึงจำเป็น? กรมการกงสุล (ขั้นตอนถัดไป) จะรับรองเฉพาะลายมือชื่อและตำแหน่งของเจ้าหน้าที่รัฐ หรือลายมือชื่อและตำแหน่งของ Notary Public ที่ขึ้นทะเบียนไว้เท่านั้น ดังนั้น เอกสารแปลที่รับรองโดยผู้แปลทั่วไป หรือสำเนาเอกสารที่ถ่ายเอกสารมาเฉยๆ จะไม่สามารถนำไปยื่นที่กรมการกงสุลได้ ต้องผ่านการรับรองจาก Notary Public ก่อนเสมอ

ตัวอย่างตราประทับและคำรับรองของ Notary Public

ตัวอย่างตรา Notary Public 1 — ตราประทับ Notary Public

ตัวอย่างคำรับรอง Notary Public — คำรับรองลายมือชื่อ

ตัวอย่างรับรองสำเนา Passport — รับรองสำเนาถูกต้อง

ราคาค่าบริการ Notary Public เริ่มต้น

ค่าบริการรับรองเอกสารโดย Notary Public ของ NYC Plus เริ่มต้นที่ 1,500 บาทต่อฉบับ/ตราประทับ ทีมทนายความ Notary ของเราทุกคนได้รับใบอนุญาตถูกต้องและเป็นที่ยอมรับของกรมการกงสุลและทุกสถานทูต

ดูบริการ Notary Public เพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 3: การรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

นี่คือขั้นตอนหัวใจสำคัญของการ Legalization หรือที่หลายคนเรียกว่า "รับรองกงสุล" หลังจากเอกสารของคุณผ่านการแปลและรับรองโดย Notary Public แล้ว จะต้องนำไปยื่นที่ กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบและประทับตรารับรองลายมือชื่อและตำแหน่งของ Notary Public

สถานที่ยื่นรับรองเอกสาร:

□ สำนักงานใหญ่ กรมการกงสุล แจ้งวัฒนะ

ที่อยู่: 123 ถนนแจ้งวัฒนะ แขวงทุ่งสองห้อง เขตหลักสี่ กรุงเทพฯ 10210
การเดินทาง: รถยนต์ส่วนตัว, รถประจำทาง, รถไฟฟ้าสายสีชมพู (สถานีศูนย์ราชการเฉลิมพระเกียรติ)
เวลาทำการ: จันทร์ - ศุกร์ 08:30 - 15:30 น. (หยุดวันหยุดราชการ)

ดูแผนที่ Google Maps

□ สำนักงานสัญชาติและนิติกรณ์ MRT คลองเตย

ที่อยู่: สถานีรถไฟฟ้าใต้ดิน MRT คลองเตย (ภายใน Metro Mall)
การเดินทาง: รถไฟฟ้า MRT สายสีน้ำเงิน (สถานีคลองเตย)
เวลาทำการ: จันทร์ - ศุกร์ 08:30 - 15:30 น. (หยุดวันหยุดราชการ)

ดูแผนที่ Google Maps

เอกสารที่ต้องใช้ในการยื่น:

เอกสารฉบับจริง ที่ผ่านการรับรองจาก Notary Public (ทั้งต้นฉบับภาษาไทยและฉบับแปลภาษาอังกฤษที่เย็บติดกัน)
สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ของผู้ยื่น หรือผู้รับมอบอำนาจ
หนังสือมอบอำนาจ (กรณีให้ผู้อื่นยื่นแทน) ติดอากรแสตมป์ 10 หรือ 30 บาท
สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มอบอำนาจ (กรณีมอบอำนาจ)
แบบฟอร์มคำร้องขอรับรองเอกสาร (ขอรับได้ที่กรมการกงสุล หรือดาวน์โหลดล่วงหน้า)

ค่าธรรมเนียมและระยะเวลาดำเนินการ:

ประเภทบริการ	ค่าธรรมเนียม (ต่อตราประทับ)	ระยะเวลาดำเนินการ
แบบปกติ	200 บาท	ประมาณ 2-3 วันทำการ
แบบด่วน (ยื่นเช้า รับบ่าย)	400 บาท	ประมาณ 2-3 ชั่วโมง (ต้องยื่นก่อน 11:30 น. และขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร)

*หมายเหตุ: ค่าธรรมเนียมและระยะเวลาอาจมีการเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากเว็บไซต์กรมการกงสุล*

Apostille คืออะไร? เกี่ยวข้องอย่างไร?

สำหรับประเทศที่เป็นสมาชิก อนุสัญญาเฮก (Hague Apostille Convention) การรับรองจากกรมการกงสุลในขั้นตอนนี้ถือเป็นการทำ "Apostille" ซึ่งเอกสารที่ได้รับตรา Apostille นี้สามารถนำไปใช้ในประเทศสมาชิกอื่นๆ ได้เลย โดย *ไม่ต้อง* ผ่านการรับรองจากสถานทูตของประเทศนั้นๆ อีก (ดูขั้นตอนที่ 4)

อย่างไรก็ตาม ประเทศไทย *ยังไม่ได้เป็น* ภาคีของอนุสัญญา Apostille ดังนั้น เอกสารไทยที่รับรองโดยกรมการกงสุลแล้ว จึง *ยังจำเป็นต้อง* นำไปรับรองที่สถานทูตประเทศปลายทางอีกขั้นตอนหนึ่ง (ตามขั้นตอนที่ 4) เสมอ (ยกเว้นบางประเทศที่มีข้อตกลงยกเว้นเป็นพิเศษ)

□ เยี่ยมชมเว็บไซต์กรมการกงสุล

ขั้นตอนที่ 4: การรับรองที่สถานทูตประเทศปลายทาง

นี่คือขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการ Legalization สำหรับเอกสารไทยที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศส่วนใหญ่ หลังจากเอกสารของคุณได้รับการรับรองจากกรมการกงสุลไทยแล้ว จะต้องนำเอกสารดังกล่าวไปยื่นที่ สถานเอกอัครราชทูต หรือสถานกงสุลใหญ่ ของประเทศปลายทาง ที่ตั้งอยู่ในประเทศไทย เพื่อให้เจ้าหน้าที่กงสุลของประเทศนั้นๆ ตรวจสอบและประทับตรารับรองลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลไทย

ทำไมขั้นตอนนี้ถึงสำคัญ?

การรับรองโดยสถานทูตเปรียบเสมือนการยืนยันขั้นสุดท้ายว่า เอกสารที่ผ่านกระบวนการรับรองในประเทศไทยมาทั้งหมดนั้น เป็นที่ยอมรับอย่างเป็นทางการจากรัฐบาลของประเทศปลายทาง เอกสารที่ไม่ผ่านการรับรองจากสถานทูต (ยกเว้นกรณี Apostille ซึ่งไทยยังไม่เข้าร่วม) จะไม่สามารถนำไปใช้อ้างอิงทางกฎหมายหรือยื่นต่อหน่วยงานราชการในประเทศนั้นๆ ได้

สิ่งที่ต้องเตรียมและพิจารณา:

ตรวจสอบข้อกำหนดของสถานทูต: แต่ละสถานทูตมีข้อกำหนด, แบบฟอร์ม, ค่าธรรมเนียม, และระยะเวลาดำเนินการที่แตกต่างกันอย่างมาก ต้องตรวจสอบข้อมูลล่าสุดโดยตรงจากเว็บไซต์หรือติดต่อสถานทูตนั้นๆ ก่อนเสมอ
เอกสารประกอบ: นอกจากเอกสารที่รับรองจากกงสุลแล้ว อาจต้องใช้สำเนาหนังสือเดินทาง, รูปถ่าย, หรือเอกสารอื่นๆ ประกอบการยื่น
ค่าธรรมเนียม: ค่าธรรมเนียมสถานทูตมักจะสูงกว่าค่าธรรมเนียมของกรมการกงสุล และอาจต้องชำระเป็นเงินสกุลต่างประเทศหรือดราฟต์ธนาคาร
ระยะเวลาดำเนินการ: อาจใช้เวลาตั้งแต่ 3 วันทำการ ไปจนถึงหลายสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับแต่ละสถานทูต
การนัดหมาย: บางสถานทูตอาจต้องทำการนัดหมายล่วงหน้าสำหรับการยื่นเอกสาร

□ ข้อควรระวังสูงสุด!

ค่าธรรมเนียมและข้อกำหนดของสถานทูตมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง การไม่ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดอาจทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น NYC Plus มีฐานข้อมูลและประสบการณ์ในการติดต่อกับสถานทูตต่างๆ เราสามารถให้คำแนะนำที่ถูกต้องและดำเนินการแทนคุณได้

แผนภาพ Infographic สรุปกระบวนการทั้งหมด

[ พื้นที่สำหรับ Infographic ]

แผนภาพสรุปขั้นตอน Legalization ตั้งแต่ ขั้นตอนที่ 0 (ขอเอกสาร) → 1 (แปล) → 2 (Notary) → 3 (กรมการกงสุล) → 4 (สถานทูต) พร้อมระบุหน่วยงานและระยะเวลาโดยประมาณของแต่ละขั้น

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการทำ Legalization (และวิธีหลีกเลี่ยง)

กระบวนการ Legalization มีรายละเอียดค่อนข้างมาก ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งอาจนำไปสู่ความล่าช้าหรือการถูกปฏิเสธเอกสาร นี่คือข้อผิดพลาดที่ NYC Plus พบเจอบ่อยที่สุด:

เอกสารต้นฉบับไม่สมบูรณ์/หมดอายุ: ขอเอกสารมานานเกินไป หรือไม่มีลายเซ็นนายทะเบียนตัวจริง
วิธีแก้: ตรวจสอบเอกสารทันทีที่ได้รับจากอำเภอ/เขต และขอฉบับใหม่หากไม่สมบูรณ์
การแปลผิดพลาด/ไม่ครบถ้วน: แปลชื่อ-สกุลผิด, แปลตำแหน่งผิด, แปลความหมายคลาดเคลื่อน, หรือแปลข้ามส่วนสำคัญไป
วิธีแก้: ใช้บริการนักแปลมืออาชีพที่มีประสบการณ์ด้านเอกสารราชการโดยตรง
รูปแบบการแปลไม่ถูกต้อง: จัดหน้าไม่เหมือนต้นฉบับ ทำให้เจ้าหน้าที่กงสุล/สถานทูตตรวจสอบยาก
วิธีแก้: บริษัทแปลที่ดีจะทราบรูปแบบมาตรฐานที่กรมการกงสุลยอมรับ
ใช้ Notary Public ที่ไม่ขึ้นทะเบียน: ลายเซ็นของ Notary Public ที่กรมการกงสุลไม่รู้จัก จะไม่สามารถรับรองได้
วิธีแก้: เลือกใช้บริการ Notary Public ที่น่าเชื่อถือและมีรายชื่อในระบบ (ทนายความของ NYC Plus ทุกท่านขึ้นทะเบียนถูกต้อง)
ไม่ได้เย็บเอกสารต้นฉบับติดกับคำแปล: ก่อนนำไปให้ Notary รับรอง ต้องเย็บเอกสารต้นฉบับ (หรือสำเนาที่รับรองโดยอำเภอ/เขต) ติดกับฉบับแปลเสมอ
วิธีแก้: แจ้งบริษัทแปลหรือเตรียมเอกสารให้พร้อมก่อนไปพบ Notary
ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างเอกสาร: เช่น ชื่อสะกดไม่เหมือนกันในทะเบียนบ้าน กับ Passport
วิธีแก้: หากมีเอกสารที่ข้อมูลไม่ตรง ต้องทำเรื่องแก้ไขที่อำเภอ/เขต หรือทำเอกสารยืนยันตัวตนเพิ่มเติม (เช่น Affidavit of Identity รับรองโดย Notary)
ไม่ตรวจสอบข้อกำหนดสถานทูตล่าสุด: ค่าธรรมเนียม, ระยะเวลา, หรือเอกสารที่ต้องใช้มีการเปลี่ยนแปลง
วิธีแก้: เช็คเว็บไซต์สถานทูตโดยตรง หรือสอบถามเราก่อนดำเนินการขั้นตอนสุดท้าย

การใช้บริการ One-Stop Service จาก NYC Plus เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ เพราะเราดูแลและตรวจสอบความถูกต้องให้คุณทุกขั้นตอน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการ Legalization เอกสารไทย

1. Legalization กับ Notarization ต่างกันอย่างไร?

Notarization คือการรับรองโดยทนายความ Notary Public (เอกชน) ส่วนใหญ่รับรองลายมือชื่อหรือสำเนาถูกต้อง Legalization คือการรับรองโดยหน่วยงานรัฐ (กรมการกงสุล/สถานทูต) เพื่อให้เอกสารใช้ได้ข้ามประเทศ โดยทั่วไปต้องผ่าน Notarization ก่อน (สำหรับเอกสารแปล/สำเนา) แล้วจึงนำไป Legalize ที่กงสุลและสถานทูตตามลำดับครับ

2. เอกสารทุกประเภทต้องแปลก่อนรับรองหรือไม่?

โดยทั่วไป "ใช่" ครับ หากเอกสารต้นฉบับเป็นภาษาไทย จะต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาที่ประเทศปลายทางกำหนด) ก่อน จึงจะนำไปรับรอง Notary -> กงสุล -> สถานทูตได้ ยกเว้นบางกรณีที่ใช้เอกสารภาษาไทยโดยตรงและสถานทูตนั้นๆ รับรองให้ ซึ่งมีน้อยมากครับ

3. ใช้เวลานานแค่ไหนสำหรับกระบวนการทั้งหมด?

ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร จำนวน และความเร่งด่วนครับ

บริการปกติ: อาจใช้เวลาประมาณ 1-3 สัปดาห์ (รวมแปล, Notary, กงสุล, สถานทูต)
บริการด่วน: สามารถเร่งรัดได้ โดยเฉพาะขั้นตอนกงสุล อาจเสร็จภายใน 1 สัปดาห์ (มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม)

ควรเผื่อเวลาดำเนินการล่วงหน้าเสมอครับ

4. ค่าใช้จ่ายทั้งหมดประมาณเท่าไหร่?

ค่าใช้จ่ายรวมจะประกอบด้วย: ค่าแปล + ค่า Notary + ค่าธรรมเนียมกงสุล + ค่าธรรมเนียมสถานทูต + ค่าบริการ (ถ้าใช้ Agency)

ค่าแปล: เริ่มต้น 500 บาท/หน้า
ค่า Notary: เริ่มต้น 1,500 บาท/ฉบับ
ค่ากงสุล: 200-400 บาท/ตรา
ค่าสถานทูต: แตกต่างกันมาก (หลักพัน ถึง หลักหมื่นบาท)

แนะนำให้ส่งเอกสารมาประเมินราคาเพื่อความชัดเจนครับ

5. สำนักงานกงสุลที่ MRT คลองเตย รับรองเอกสารได้เหมือนแจ้งวัฒนะหรือไม่?

ใช่ครับ สำนักงานสัญชาติและนิติกรณ์ MRT คลองเตย ให้บริการรับรองเอกสารได้เหมือนกับสำนักงานใหญ่ที่แจ้งวัฒนะ ทั้งแบบปกติและแบบด่วน เหมาะสำหรับผู้ที่เดินทางด้วย MRT สะดวกกว่าครับ

6. เอกสารการศึกษา (เช่น ปริญญาบัตร, Transcript) ต้องรับรองอย่างไร?

เอกสารการศึกษามักต้องผ่านกระบวนการเต็มรูปแบบ: 1. นำต้นฉบับไปให้ Notary รับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy) 2. (ถ้าจำเป็น) แปลเป็นอังกฤษ และให้ Notary รับรองคำแปล 3. นำไปรับรองที่กรมการกงสุล 4. นำไปรับรองที่สถานทูตประเทศปลายทาง

7. ถ้าทำเอกสารราชการหาย ต้องทำอย่างไร?

คุณสามารถติดต่อสำนักงานเขต/อำเภอ ที่เคยออกเอกสารนั้นๆ เพื่อขอ "คัดสำเนา" หรือ "ออกใบแทน" ได้ครับ เช่น ขอใบแทนสูติบัตร, ขอคัดสำเนาทะเบียนสมรส เอกสารเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในกระบวนการ Legalization ได้เหมือนต้นฉบับครับ

8. จำเป็นต้องใช้บริการ Agency หรือทำเองได้?

คุณสามารถดำเนินการเองได้ทุกขั้นตอนครับ แต่การใช้บริการ Agency อย่าง NYC Plus จะช่วยประหยัดเวลา ลดความยุ่งยากในการเดินทางและรอคิว ลดโอกาสผิดพลาด และเราสามารถให้คำแนะนำที่ถูกต้องตามประสบการณ์ได้ โดยเฉพาะขั้นตอนที่ซับซ้อนอย่างการติดต่อสถานทูตครับ

9. ตราประทับของกงสุลมีวันหมดอายุหรือไม่?

ตัว "ตราประทับ" ของกรมการกงสุลไม่มีวันหมดอายุครับ แต่ "เอกสาร" ที่ถูกประทับตรารับรองนั้น อาจมีอายุตามที่ระบุไว้ (เช่น หนังสือรับรองโสด) หรือตามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง (ที่มักต้องการเอกสารที่ออกไม่เกิน 3-6 เดือน) ครับ

10. ถ้าเอกสารมีหลายหน้า ต้องรับรองทุกหน้าหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับประเภทการรับรองและข้อกำหนดครับ

Notary Public: มักจะประทับตราและเซ็นหน้าสุดท้าย แต่จะผูกริบบิ้นหรือใช้ตรานูน/สติ๊กเกอร์ผนึกทุกหน้าเข้าด้วยกัน
กรมการกงสุล/สถานทูต: จะประทับตรารับรองทับบนลายเซ็น Notary ที่หน้าสุดท้ายครับ

สิ่งสำคัญคือทุกหน้าต้องถูกรวมเป็นชุดเดียวกันอย่างชัดเจน

11. ต้องใช้เอกสารตัวจริงในการดำเนินการตลอดหรือไม่?

จำเป็นมากในขั้นตอน Notary Public ครับ ทนายความ Notary ต้องเห็นเอกสารต้นฉบับเพื่อรับรองสำเนาถูกต้อง หรือตรวจสอบกับฉบับแปล ส่วนในขั้นตอนกงสุลและสถานทูต จะใช้ชุดเอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary แล้ว (ซึ่งมีฉบับแปลเย็บติดกับสำเนาที่รับรองว่าตรงกับต้นฉบับ) ครับ

12. สามารถรับรองเอกสารทางออนไลน์ได้หรือไม่?

ปัจจุบัน (ปี 2025) กระบวนการ Notarization และ Legalization ในประเทศไทย ยังจำเป็นต้องใช้เอกสารตัวจริง และมีการลงนาม/ประทับตราบนกระดาษครับ ยังไม่มีระบบออนไลน์เต็มรูปแบบ แต่ NYC Plus มีบริการรับ-ส่งเอกสาร และดำเนินการแทนทั้งหมด ทำให้คุณไม่ต้องเดินทางมาด้วยตนเองครับ

13. เอกสารที่ต้องใช้เวลาขอค่อนข้างนานมีอะไรบ้าง?

เอกสารที่อาจต้องใช้เวลาในการขอจากหน่วยงานราชการนานกว่าปกติ ได้แก่:

ใบรับรองประวัติอาชญากรรม: จากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ อาจใช้เวลา 1-4 สัปดาห์
เอกสารการศึกษาบางประเภท: เช่น การขอ Transcript หรือใบรับรองจากมหาวิทยาลัยเก่า อาจต้องรอหลายวันทำการ

ควรวางแผนขอเอกสารเหล่านี้ล่วงหน้าครับ

14. ถ้าชื่อใน Passport กับเอกสารราชการสะกดไม่เหมือนกัน ทำอย่างไร?

เป็นปัญหาที่พบบ่อยครับ แนวทางแก้ไขคือ:

ทำหนังสือรับรองตัวตน (Affidavit of Identity): ให้ Notary Public จัดทำให้ โดยระบุว่าชื่อที่สะกดต่างกันนั้นเป็นบุคคลคนเดียวกัน พร้อมแนบสำเนา Passport และเอกสารราชการ
แก้ไขเอกสารราชการ: หากเป็นไปได้ ควรติดต่ออำเภอ/เขต เพื่อแก้ไขการสะกดชื่อในเอกสารราชการให้ตรงกับ Passport

เราสามารถให้คำแนะนำและดำเนินการทำ Affidavit ให้ได้ครับ

15. ต้องไปแสดงตัวตนที่กงสุลหรือสถานทูตหรือไม่?

โดยส่วนใหญ่ หากใช้บริการ Agency หรือมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทน เจ้าของเอกสาร ไม่จำเป็น ต้องไปแสดงตนที่กรมการกงสุลหรือสถานทูตครับ ยกเว้นบางกรณีพิเศษที่สถานทูตอาจร้องขอเป็นการเฉพาะ

16. รับรองเอกสารบริษัท ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

เอกสารบริษัทที่มักต้องรับรอง ได้แก่: 1. หนังสือรับรองบริษัท 2. หนังสือบริคณห์สนธิ 3. บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) 4. ภ.พ. 20 (ถ้ามี) ควรคัดเอกสารเหล่านี้จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) มาไม่เกิน 3 เดือน แล้วนำมาแปล -> Notary -> กงสุล -> สถานทูต ตามขั้นตอนครับ

17. NYC Plus รับประกันผลการรับรองหรือไม่?

เรารับประกันความถูกต้องของการแปลและการรับรองโดย Notary Public ของเรา 100% รวมถึงการยื่นเอกสารให้ครบถ้วนตามขั้นตอน อย่างไรก็ตาม การอนุมัติขั้นสุดท้ายจากกรมการกงสุลและสถานทูตขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของเจ้าหน้าที่ แต่ด้วยประสบการณ์ของเรา โอกาสที่เอกสารจะมีปัญหาน้อยมาก และหากเกิดจากความผิดพลาดของเรา เรายินดีแก้ไขให้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายครับ

18. ถ้าอยู่ต่างจังหวัด สามารถใช้บริการได้อย่างไร?

สะดวกมากครับ เรามีสาขาที่ขอนแก่นและอุดรธานี และมีเครือข่ายทั่วประเทศ นอกจากนี้ บริการหลักของเราสามารถทำผ่านระบบออนไลน์และไปรษณีย์ได้ เพียงส่งเอกสารตัวจริงมาที่สำนักงานใหญ่กรุงเทพฯ เราจะดำเนินการทุกอย่างและส่งคืนให้ทาง EMS ครับ ติดต่อ Line: @NYCLI เพื่อสอบถามได้เลย

19. ต้องเตรียมเอกสารกี่ชุด?

โดยทั่วไป ควรเตรียมชุดเอกสารที่ต้องการรับรองตามจำนวนที่ต้องใช้งานจริง และอาจเตรียมสำเนาไว้สำหรับตัวเอง 1 ชุดครับ ในขั้นตอนการยื่นที่กงสุลหรือสถานทูต เจ้าหน้าที่จะใช้ชุดเอกสารตัวจริงที่ผ่านการรับรองมาแล้ว ไม่ต้องใช้สำเนาเพิ่มเติม ยกเว้นเอกสารประกอบการยื่น เช่น สำเนาบัตรประชาชน

20. ถ้าต้องการใช้เอกสารในหลายประเทศ ต้องทำอย่างไร?

คุณจะต้องทำกระบวนการ Legalization แยกสำหรับแต่ละประเทศครับ กล่าวคือ หลังจากผ่านขั้นตอนกรมการกงสุลแล้ว ต้องเตรียมเอกสารชุดนั้น (อาจต้องทำสำเนาที่รับรอง Notary+กงสุล เพิ่มเติม) ไปยื่นที่สถานทูตของแต่ละประเทศแยกกันครับ เพราะตราประทับของสถานทูตหนึ่ง จะใช้ในอีกประเทศหนึ่งไม่ได้

เหนื่อยกับความซับซ้อน? ให้ NYC Plus จัดการแทน! (One-Stop Service)

เราเข้าใจว่ากระบวนการ Legalization อาจดูน่าปวดหัวและใช้เวลา NYC Plus พร้อมให้บริการแบบครบวงจร ดูแลเอกสารของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ:

✅ บริการคัดเอกสารราชการ
✅ บริการแปลเอกสาร โดยผู้เชี่ยวชาญ
✅ บริการรับรองโดย Notary Public
✅ บริการยื่นรับรองกรมการกงสุล (ทั้งแบบปกติและด่วน)
✅ บริการยื่นรับรองสถานทูตทุกประเทศ
✅ บริการรับ-ส่งเอกสารทั่วประเทศ

เริ่มต้นใช้บริการกับเรา

ทำให้เรื่องยุ่งยากกลายเป็นเรื่องง่าย เริ่มต้นกระบวนการ Legalization ของคุณกับเราวันนี้!

ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้เอกสารเพื่อการศึกษา, การทำงาน, การสมรส, หรือธุรกิจในต่างประเทศ
ทีมงาน NYC Plus พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการให้คุณอย่างมืออาชีพ

□ โทรปรึกษาฟรี: 081-562-0444 □ สอบถามผ่าน Line: @NYCLI □ ส่งอีเมลถึงเรา

สแกน QR Code เพื่อเพิ่มเพื่อนใน Line

เครือข่ายบริการรับรองเอกสารทั่วประเทศไทย

NYC Plus มีสำนักงานหลักในกรุงเทพฯ, ขอนแก่น, และอุดรธานี พร้อมเครือข่ายพันธมิตรครอบคลุม 50 เขตและ 77 จังหวัด ทำให้สามารถให้บริการรับรองเอกสาร Notary Public และแปลเอกสารใกล้บ้านคุณ หรือผ่านระบบออนไลน์

□

สำนักงานใหญ่ (กรุงเทพฯ)

61 ซอยลาดพร้าว 95, คลองเจ้าคุณสิงห์, วังทองหลาง, กรุงเทพฯ 10310

□

สาขาขอนแก่น

95 โครงการเดอะวอลล์ ถ.รื่นรมย์ ต.ในเมือง อ.เมือง จ.ขอนแก่น 40000

□

สาขาอุดรธานี

31/43 ถ.ศรีชมชื่น ต.หมากแข้ง อ.เมืองอุดรธานี จ.อุดรธานี 41000

คลิกเพื่อดูพื้นที่ให้บริการ 50 เขตในกรุงเทพฯ และ 77 จังหวัดทั่วประเทศ

คู่มือ Legalization เอกสารไทย A-Z | รับรองกงสุล Notary | NYC Plus

จากอำเภอสู่สถานทูต: คู่มือ Legalization เอกสารไทยทีละขั้นตอน A-Z