เห็นภาพชัดเจน: มาทำความรู้จักทุกส่วนของใบรับรอง Notary
เมื่อคุณได้รับเอกสารที่ผ่านการรับรองจาก Notary Public แล้ว เคยสงสัยหรือไม่ว่าข้อความและสัญลักษณ์ต่างๆ ที่ปรากฏอยู่บนใบรับรอง (Notarial Certificate) นั้นมีความหมายว่าอย่างไรบ้าง? ทำไมต้องมีรายละเอียดมากมายขนาดนั้น? การเข้าใจส่วนประกอบเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะมันคือหลักฐานที่ยืนยันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอกสารตามกฎหมาย
คู่มือภาพฉบับนี้ จัดทำขึ้นโดยทีมงานทนายความ Notary Public ผู้มีประสบการณ์กว่า 15 ปี จาก NYC+ เพื่อช่วยให้คุณ ไม่ว่าจะเป็นบุคคลทั่วไป หรือตัวแทนองค์กร สามารถ "อ่าน" และ "เข้าใจ" ทุกองค์ประกอบสำคัญของใบรับรอง Notary ได้อย่างชัดเจนเหมือนมีผู้เชี่ยวชาญมาอธิบายข้างๆ เราจะพาคุณไปเจาะลึกทีละส่วน พร้อมตัวอย่างภาพประกอบ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารที่คุณได้รับนั้นสมบูรณ์และถูกต้องตามมาตรฐานสากล
ทำไมต้องเข้าใจส่วนประกอบเหล่านี้?
- เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง: คุณสามารถตรวจสอบเบื้องต้นได้ว่าใบรับรองมีองค์ประกอบครบถ้วนหรือไม่
- เพื่อป้องกันปัญหา: การเข้าใจความหมายช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ
- เพื่อสร้างความมั่นใจ: รู้ว่าเอกสารของคุณได้รับการรับรองอย่างถูกต้องตามหลักปฏิบัติ
- เพื่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ: สามารถสื่อสารกับ Notary หรือหน่วยงานปลายทางได้อย่างเข้าใจตรงกัน
เราจะใช้ภาพตัวอย่างใบรับรอง Notary Public (ข้อมูลสำคัญถูกปกปิด) และอธิบายส่วนประกอบหลักๆ ที่คุณมักจะพบเจอ มาเริ่มต้นทำความเข้าใจไปพร้อมกันเลยครับ
คำอธิบายตามจุดต่างๆ (Callouts) บนใบรับรอง Notary
ใบรับรอง Notary (Notarial Certificate) อาจมีรูปแบบแตกต่างกันไปบ้างขึ้นอยู่กับประเภทของการรับรอง (เช่น Jurat หรือ Acknowledgment) และข้อกำหนดของแต่ละประเทศ แต่โดยทั่วไปแล้ว จะมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญดังต่อไปนี้:
ภาพตัวอย่างใบรับรอง Notary Public (ข้อมูลสมมติ)
1. Venue (สถานที่)
Venue คือ ส่วนที่ระบุ สถานที่ทางภูมิศาสตร์ ที่การรับรอง Notary นั้นเกิดขึ้นจริง โดยปกติจะระบุเป็นระดับ จังหวัด (Province/State) และ ประเทศ (Country)
ตัวอย่าง:
Province of Bangkok
Kingdom of Thailand
ทำไมต้องระบุ Venue?
การระบุ Venue มีความสำคัญอย่างยิ่งทางกฎหมาย เพราะ:
- ยืนยันเขตอำนาจ (Jurisdiction): Notary Public ได้รับอนุญาตให้ปฏิบัติหน้าที่ได้เฉพาะภายในเขตอำนาจที่ตนได้รับมอบหมายเท่านั้น (เช่น ทนายความ Notary ของไทย สามารถรับรองเอกสารได้เฉพาะในประเทศไทย) Venue จึงเป็นการยืนยันว่า Notary ได้ทำการรับรองภายในเขตอำนาจที่ถูกต้อง
- ความสมบูรณ์ของเอกสาร: หาก Venue ไม่ถูกต้อง หรือ Notary ทำการรับรองนอกเขตอำนาจ อาจทำให้การรับรองนั้นไม่มีผลทางกฎหมาย (Void หรือ Voidable) และถูกปฏิเสธโดยหน่วยงานปลายทาง
- การตรวจสอบย้อนกลับ: ช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าการรับรองเกิดขึ้นที่ใด ในกรณีที่มีข้อสงสัยหรือข้อโต้แย้งในภายหลัง
ดังนั้น การตรวจสอบความถูกต้องของ Venue จึงเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในการพิจารณาความสมบูรณ์ของใบรับรอง Notary ครับ
2. Date (วันที่)
Date คือ วันที่ที่การรับรอง Notary เกิดขึ้นจริง ซึ่งหมายถึงวันที่ผู้ลงนาม (Signer) ปรากฏตัวต่อหน้า Notary Public และทำการลงนาม หรือยอมรับการลงนาม (Acknowledgement) หรือสาบานตน (Jurat)
สิ่งสำคัญ: วันที่นี้ ไม่ใช่ วันที่เอกสารถูกร่างขึ้น หรือวันที่ Notary ประทับตราเพียงอย่างเดียว แต่เป็นวันที่ 'เหตุการณ์การรับรอง' เกิดขึ้น
ความสำคัญของวันที่:
- ลำดับเวลาทางกฎหมาย: วันที่เป็นหลักฐานสำคัญในการระบุลำดับเหตุการณ์ทางกฎหมาย เช่น การลงนามในสัญญาก่อนวันหมดอายุ การทำพินัยกรรมก่อนเสียชีวิต
- ความสมบูรณ์ของการรับรอง: การไม่มีวันที่ หรือวันที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้ใบรับรองไม่สมบูรณ์และถูกตั้งคำถามถึงความถูกต้องได้
- ป้องกันการลงวันที่ย้อนหลัง (Backdating): การระบุวันที่ที่ชัดเจนช่วยป้องกันการทุจริตโดยการลงวันที่ย้อนหลัง ซึ่งผิดกฎหมาย
Notary Public มีหน้าที่ต้องบันทึกวันที่ที่ถูกต้องของการรับรองเสมอ หากคุณในฐานะผู้ลงนามพบว่าวันที่ผิดพลาด ควรแจ้งให้ Notary ทราบทันทีเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้อง (ซึ่งอาจต้องทำการรับรองใหม่)
3. Notarial Wording (เนื้อความรับรอง)
Notarial Wording หรือเรียกว่า Certificate Language คือ ถ้อยแถลงหรือข้อความ ที่ Notary Public ใช้เพื่อบันทึกประเภทของการรับรองที่ได้กระทำไป เนื้อความนี้เป็นหัวใจสำคัญที่บอกว่า Notary ได้ทำหน้าที่อะไรบ้าง
ความแตกต่างของเนื้อความ: Jurat vs. Acknowledgment
เนื้อความรับรองจะแตกต่างกันไปตามประเภทของการรับรอง ที่พบบ่อยที่สุดคือ:
-
Acknowledgment (การยอมรับการลงนาม):
- วัตถุประสงค์: เพื่อยืนยันว่าผู้ลงนามได้ปรากฏตัวต่อหน้า Notary, แสดงตนว่าเป็นบุคคลเดียวกับที่ลงนาม, และยอมรับว่าได้ลงนามในเอกสารนั้นจริงโดยสมัครใจ
- เนื้อความตัวอย่าง (อาจแตกต่างกันไป): "Acknowledged before me this [Date] day of [Month], [Year], by [Signer's Name], who is personally known to me or produced [Type of ID] as identification." (คำแปล: ได้ยอมรับต่อหน้าข้าพเจ้า ณ วันที่... โดย... ซึ่งเป็นที่รู้จักของข้าพเจ้า หรือได้แสดง... เป็นหลักฐานยืนยันตัวตน)
- จุดสำคัญ: ผู้ลงนามอาจลงนามในเอกสารมาก่อนแล้วก็ได้ แต่ต้องมา 'ยอมรับ' การลงนามนั้นต่อหน้า Notary
-
Jurat (คำสาบาน/คำปฏิญาณ):
- วัตถุประสงค์: เพื่อยืนยันว่าผู้ลงนามได้ปรากฏตัวต่อหน้า Notary, ลงนามในเอกสารต่อหน้า Notary, และได้สาบานหรือปฏิญาณว่าข้อความในเอกสารนั้นเป็นความจริง
- เนื้อความตัวอย่าง (อาจแตกต่างกันไป): "Sworn to (or affirmed) and subscribed before me this [Date] day of [Month], [Year], by [Signer's Name], who is personally known to me or produced [Type of ID] as identification." (คำแปล: ได้สาบาน (หรือยืนยัน) และลงนามต่อหน้าข้าพเจ้า ณ วันที่... โดย... ซึ่งเป็นที่รู้จักของข้าพเจ้า หรือได้แสดง... เป็นหลักฐานยืนยันตัวตน)
- จุดสำคัญ: ผู้ลงนาม *ต้อง* ลงนามในเอกสาร *ต่อหน้า* Notary และต้องกล่าวคำสาบานหรือปฏิญาณ
นอกจากนี้ ยังมีเนื้อความรับรองประเภทอื่นๆ เช่น สำหรับการรับรองสำเนา (Certified True Copy) หรือการเป็นพยาน (Witnessing) ซึ่งจะมีถ้อยคำเฉพาะแตกต่างกันไป
ข้อควรระวัง: การเลือกใช้ Notarial Wording ที่ไม่ถูกต้องกับประเภทของเอกสารหรือความต้องการของหน่วยงานปลายทาง อาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธได้ Notary ที่ดีควรสอบถามวัตถุประสงค์และแนะนำ Wording ที่เหมาะสม หรือใช้ Wording ตามที่กฎหมายหรือหน่วยงานปลายทางกำหนด
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่าง: Acknowledgment vs. Jurat: เข้าใจความแตกต่างและเลือกใช้ให้ถูก
4. Signer's Name (ชื่อผู้ลงนาม)
Signer's Name คือ ชื่อของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร และปรากฏตัวต่อหน้า Notary Public ชื่อนี้จะถูกระบุไว้อย่างชัดเจนใน Notarial Wording
ความสำคัญของการระบุชื่อผู้ลงนาม:
- การยืนยันตัวตน: Notary มีหน้าที่ต้องตรวจสอบและยืนยันตัวตนของผู้ลงนามอย่างสมเหตุสมผล (Satisfactory Evidence of Identity) โดยการตรวจสอบเอกสารยืนยันตัวตนที่น่าเชื่อถือ (เช่น บัตรประชาชน, พาสปอร์ต) หรือโดยการรู้จักผู้ลงนามเป็นการส่วนตัว
- ความถูกต้องของชื่อ: ชื่อที่ระบุใน Notarial Wording ควรตรงกับชื่อบนเอกสารยืนยันตัวตน และตรงกับลายมือชื่อที่ลงนามบนเอกสาร เพื่อป้องกันความสับสนหรือการโต้แย้งในภายหลัง
- กรณีมีผู้ลงนามหลายคน: หากมีผู้ลงนามหลายคน Notarial Wording อาจระบุชื่อทุกคน หรืออาจต้องใช้ใบรับรอง Notary แยกสำหรับแต่ละคน ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และข้อกำหนด
ข้อแนะนำสำหรับผู้ลงนาม: ควรตรวจสอบว่าชื่อของคุณบนเอกสารสะกดถูกต้องตรงกับบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตก่อนนำไปรับรอง Notary
5. Notary's Signature (ลายมือชื่อ Notary)
Notary's Signature คือ ลายมือชื่อจริง ของ Notary Public ผู้ทำการรับรอง ลายมือชื่อนี้เป็นการยืนยันว่า Notary ได้ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ระบุใน Notarial Wording แล้ว
ลักษณะและความสำคัญ:
- ต้องเป็นลายมือชื่อจริง: Notary ต้องลงนามด้วยตนเอง ไม่สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือตัวปั๊มลายเซ็นแทนได้ (เว้นแต่กฎหมายเฉพาะจะอนุญาตสำหรับการรับรองแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีข้อกำหนดต่างหาก)
- ความสอดคล้อง: ลายมือชื่อควรตรงกับลายมือชื่อที่ Notary ได้จดแจ้งไว้กับหน่วยงานที่ออกใบอนุญาต (ในไทยคือ สภาทนายความ)
- องค์ประกอบสำคัญ: ลายมือชื่อของ Notary เป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ หากไม่มีลายมือชื่อ การรับรองนั้นถือว่าไม่สมบูรณ์
การมีลายมือชื่อของ Notary เป็นการแสดงความรับผิดชอบต่อการรับรองที่ได้กระทำไป
6. Notary's Seal (ตราประทับ Notary)
Notary's Seal หรือ ตราประทับ Notary คือ ตราสัญลักษณ์ ที่ Notary Public ใช้ประทับลงบนใบรับรองควบคู่ไปกับลายมือชื่อ
ความสำคัญและข้อกำหนด (ในประเทศไทย):
- ข้อบังคับสภาทนายความ: กำหนดให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ต้องมี 'ตรารับรอง' ที่มีรูปแบบตามที่กำหนดและได้จดแจ้งไว้กับสภาทนายความ
- ต้องประทับเสมอ: การรับรองจะสมบูรณ์ต้องมีทั้งลายมือชื่อและตราประทับของ Notary
- ข้อมูลบนตรา: โดยทั่วไปจะระบุชื่อ Notary, ข้อความ "Notarial Services Attorney", และอาจมีหมายเลขใบอนุญาตหรือข้อความอื่นๆ ตามที่สภาทนายความกำหนด
- การป้องกันการปลอมแปลง: ตราประทับช่วยเพิ่มความปลอดภัยและป้องกันการปลอมแปลงเอกสารได้ในระดับหนึ่ง
- ความชัดเจน: ตราประทับควรชัดเจน อ่านง่าย ไม่เลอะเลือน
ตราประทับจึงเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ยืนยันว่าเอกสารได้รับการรับรองโดย Notary Public ที่ได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องตามกฎหมายไทย
7. Commission Expiration Date (วันหมดอายุใบอนุญาต - ถ้ามี)
Commission Expiration Date คือ วันที่ใบอนุญาตการเป็น Notary Public ของบุคคลนั้นจะหมดอายุ
ข้อสังเกตสำหรับประเทศไทย:
- ไม่มีในระบบไทย: ตามกฎหมายและระเบียบปัจจุบันของประเทศไทย ใบอนุญาตทนายความและสถานะ Notarial Services Attorney (Notary Public) **ไม่มีวันหมดอายุ** ตราบใดที่ทนายความท่านนั้นยังคงสถานะภาพทนายความตามปกติ (ไม่ถูกเพิกถอนใบอนุญาต)
- อาจพบในเอกสารต่างประเทศ: คุณอาจเห็นช่องนี้ในแบบฟอร์มใบรับรอง Notary ที่มาจากต่างประเทศ (โดยเฉพาะสหรัฐอเมริกา ซึ่ง Notary Commission มักมีอายุจำกัด เช่น 4 ปี) แต่สำหรับ Notary ของไทย จะไม่มีการระบุข้อมูลส่วนนี้ หรืออาจขีดไว้
ดังนั้น หากคุณเห็นใบรับรอง Notary จากทนายความไทยที่ไม่มีการระบุ Commission Expiration Date ก็ถือว่าถูกต้องตามหลักปฏิบัติของประเทศไทยครับ
ตัวอย่างการวางตำแหน่งใบรับรองและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
ตัวอย่างการวางตำแหน่งใบรับรองที่ถูกต้อง
ตำแหน่งที่ดีที่สุดสำหรับ Notarial Certificate คือ:
- บนหน้าเดียวกับลายมือชื่อผู้ลงนาม (Signer's Signature): นี่คือวิธีที่ดีที่สุดและชัดเจนที่สุด ทำให้เห็นว่าการรับรองเกี่ยวข้องโดยตรงกับลายมือชื่อนั้น
- บนหน้าที่ตามมาทันที (พร้อมการอ้างอิง): หากพื้นที่ไม่พอในหน้าที่มีลายเซ็น ใบรับรองสามารถอยู่บนหน้าถัดไปได้ แต่ต้องมีการเย็บติด (Stapled) หรือผูกริบบิ้น (Ribboned) อย่างแน่นหนา และควรมีการอ้างอิงใน Certificate กลับไปยังเอกสารและผู้ลงนามอย่างชัดเจน
ตัวอย่าง: ใบรับรอง Notary อยู่ด้านล่างลายมือชื่อผู้ลงนามบนหน้าเดียวกัน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดวางและการรับรอง
การรับรอง Notary ที่ผิดพลาดหรือไม่สมบูรณ์ อาจทำให้เอกสารของคุณถูกปฏิเสธได้ ข้อผิดพลาดที่ NYC+ พบบ่อยและควรหลีกเลี่ยง ได้แก่:
- ใบรับรองแยกต่างหาก (Loose Certificate): การแนบใบรับรอง Notary เป็นแผ่นกระดาษแยกต่างหาก โดยไม่มีการเย็บติดหรืออ้างอิงกับเอกสารหลักอย่างชัดเจน ถือว่าไม่น่าเชื่อถืออย่างยิ่งและมักถูกปฏิเสธ
- Venue ไม่ถูกต้อง: ระบุสถานที่รับรองผิด หรือ Notary ทำการรับรองนอกเขตอำนาจ
- วันที่ผิดพลาด: ลงวันที่ไม่ตรงกับวันที่รับรองจริง หรือลืมลงวันที่
- Notarial Wording ไม่เหมาะสม: ใช้ Acknowledgment แทน Jurat หรือกลับกัน หรือใช้ Wording ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง
- ชื่อผู้ลงนามสะกดผิด/ไม่ตรง: ชื่อใน Certificate ไม่ตรงกับลายเซ็น หรือไม่ตรงกับเอกสารยืนยันตัวตน
- ลายมือชื่อ/ตราประทับไม่ชัดเจน: ลายเซ็นเลือนลาง หรือตราประทับไม่ชัดเจน อ่านไม่ออก
- ไม่มีตราประทับ (กรณี Notary ไทย): การรับรองโดย Notary ไทย ต้องมีตราประทับเสมอ
- การแก้ไขที่ไม่ถูกต้อง: การขีดฆ่าหรือแก้ไขข้อผิดพลาดบน Certificate โดยไม่มีการลงชื่อกำกับโดย Notary อาจทำให้การรับรองนั้นใช้ไม่ได้
การเลือกใช้บริการ Notary Public ที่มีความรู้ ความละเอียดรอบคอบ และปฏิบัติตามหลักเกณฑ์อย่างเคร่งครัด จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
ทำไมทุกส่วนประกอบจึงมีความสำคัญ?
แต่ละองค์ประกอบบนใบรับรอง Notary ไม่ได้มีไว้เพื่อความสวยงาม แต่ล้วนมีความสำคัญทางกฎหมายและการปฏิบัติ ดังนี้:
- Venue & Date: กำหนดกรอบเวลาและสถานที่ทางกฎหมายของการรับรอง ยืนยันเขตอำนาจของ Notary
- Notarial Wording: บันทึก 'การกระทำ' ที่ Notary ได้ปฏิบัติไป (เช่น ยืนยันตัวตน, รับคำสาบาน) ซึ่งเป็นสาระสำคัญของการรับรอง
- Signer's Name: เชื่อมโยงการรับรองเข้ากับบุคคลที่ลงนามในเอกสารอย่างชัดเจน
- Notary's Signature & Seal: คือ 'หลักฐาน' ที่แสดงว่า Notary ที่ได้รับอนุญาตได้ทำหน้าที่รับรองนั้นแล้ว เป็นการแสดงความรับผิดชอบและสร้างความน่าเชื่อถือ
- (Commission Expiration Date - ถ้ามี): ยืนยันว่า Notary มีอำนาจในการรับรอง ณ วันที่นั้นๆ (สำหรับเขตอำนาจที่มีวันหมดอายุ)
การขาดหายไป หรือความผิดพลาดขององค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่ง อาจส่งผลกระทบต่อความสมบูรณ์ (Validity) และความน่าเชื่อถือ (Authenticity) ของการรับรองทั้งหมดได้ ทำให้เอกสารอาจถูกปฏิเสธการใช้งานในที่สุด
ความใส่ใจในรายละเอียดคือมาตรฐานของเรา
ที่ NYC+ ทนายความ Notary Public ของเราทุกคน ให้ความสำคัญกับความถูกต้องครบถ้วนของทุกองค์ประกอบบนใบรับรอง เราตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียด เลือกใช้ Notarial Wording ที่เหมาะสม และปฏิบัติตามข้อบังคับของสภาทนายความและหลักปฏิบัติสากลอย่างเคร่งครัด เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารทุกฉบับที่ผ่านการรับรองจากเรา จะมีความสมบูรณ์และน่าเชื่อถือสูงสุด
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรูปแบบใบรับรอง
❓ Venue (สถานที่) บนใบรับรอง Notary คืออะไร และทำไมต้องระบุ?
Venue คือการระบุ 'สถานที่' ที่การรับรอง Notary เกิดขึ้นจริง โดยทั่วไปจะระบุเป็น จังหวัด (Province/State) และ ประเทศ (Country) เช่น "Province of Bangkok, Kingdom of Thailand" การระบุ Venue มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นการยืนยันว่า Notary Public ปฏิบัติหน้าที่ภายในเขตอำนาจ (Jurisdiction) ที่ตนได้รับอนุญาต หาก Notary ทำการรับรองนอกเขตอำนาจที่ได้รับมอบหมาย การรับรองนั้นอาจถือเป็นโมฆะได้ ดังนั้น Venue จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สร้างความน่าเชื่อถือและความสมบูรณ์ทางกฎหมายให้กับการรับรองครับ
❓ Notarial Wording คืออะไร และ Jurat กับ Acknowledgment ต่างกันอย่างไร?
Notarial Wording คือ 'เนื้อความ' หรือ 'ถ้อยคำรับรอง' ที่ Notary Public ใช้เขียนหรือพิมพ์ลงบนเอกสาร เพื่อระบุประเภทของการรับรองที่ได้กระทำไป เนื้อความนี้มีความสำคัญมากเพราะเป็นการบันทึกการปฏิบัติหน้าที่ของ Notary
ความแตกต่างหลักระหว่าง Jurat และ Acknowledgment คือ:
* Jurat (คำสาบาน/คำปฏิญาณ): ใช้เมื่อผู้ลงนามต้อง 'สาบานหรือปฏิญาณ' ต่อหน้า Notary ว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง เนื้อความรับรองมักมีคำว่า "Sworn to (or affirmed) and subscribed before me..." ผู้ลงนามต้องลงนามต่อหน้า Notary เท่านั้น
* Acknowledgment (การยอมรับ): ใช้เมื่อผู้ลงนาม 'ยอมรับ' ต่อหน้า Notary ว่าตนได้ลงนามในเอกสารนั้นจริงโดยสมัครใจ เนื้อความรับรองมักมีคำว่า "Acknowledged before me..." ผู้ลงนามอาจลงนามในเอกสารมาก่อนแล้วก็ได้ แต่ต้องมายืนยันตัวตนและยอมรับการลงนามนั้นต่อหน้า Notary
(สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม คลิกที่นี่เพื่ออ่านบทความ Acknowledgment vs. Jurat)
❓ ตราประทับ Notary (Notary Seal) จำเป็นต้องมีทุกครั้งหรือไม่?
ในประเทศไทย ตามระเบียบของสภาทนายความ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) จะต้องมี 'ตรารับรอง' ที่จดแจ้งไว้กับสภาทนายความ และต้องประทับตรารับรองนี้ควบคู่ไปกับลายมือชื่อเสมอ ตราประทับนี้เปรียบเสมือนสัญลักษณ์ประจำตัวของ Notary ช่วยยืนยันตัวตนและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร ดังนั้น สำหรับการรับรอง Notary ในประเทศไทย ตราประทับจึงเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นและขาดไม่ได้ครับ รูปแบบของตราอาจแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปจะระบุชื่อ Notary, ข้อความ Notarial Services Attorney, และอาจมีหมายเลขใบอนุญาต
❓ ถ้า Notary ลืมลงวันที่ หรือลงวันที่ผิด จะเกิดอะไรขึ้น?
วันที่ (Date) บนใบรับรอง Notary คือวันที่ที่ 'การรับรองเกิดขึ้นจริง' (วันที่ผู้ลงนามปรากฏตัวต่อหน้า Notary) ไม่ใช่วันที่เอกสารถูกสร้างขึ้น หรือวันที่ Notary ลงนาม หาก Notary ลืมลงวันที่ หรือลงวันที่ผิดพลาด อาจทำให้การรับรองนั้น 'ไม่สมบูรณ์' และอาจถูกปฏิเสธโดยหน่วยงานปลายทางได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกรรมที่ความถูกต้องของวันที่เป็นสาระสำคัญ เช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาทางกฎหมาย ดังนั้น การตรวจสอบความถูกต้องของวันที่จึงเป็นสิ่งสำคัญ หากพบข้อผิดพลาดควรติดต่อ Notary เพื่อทำการแก้ไขโดยเร็วที่สุด (อาจต้องมีการรับรองใหม่)
❓ ชื่อผู้ลงนามบนใบรับรอง Notary ต้องตรงกับเอกสารยืนยันตัวตนเป๊ะๆ เลยไหม?
ใช่ครับ ชื่อของผู้ลงนาม (Signer's Name) ที่ระบุในเนื้อความรับรอง Notary (Notarial Wording) ควรจะต้องตรงกับชื่อที่ปรากฏบนเอกสารยืนยันตัวตนที่น่าเชื่อถือ (เช่น บัตรประชาชน, พาสปอร์ต) ที่ผู้ลงนามแสดงต่อ Notary ณ ขณะทำการรับรอง และควรตรงกับชื่อที่ลงนามบนเอกสารนั้นๆ ด้วย ทั้งนี้เพื่อเป็นการยืนยันตัวตนของผู้ลงนามอย่างชัดเจน หากชื่อไม่ตรงกัน หรือมีการสะกดผิด อาจทำให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับตัวตนของผู้ลงนาม และอาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธได้ ดังนั้น ผู้ลงนามควรตรวจสอบความถูกต้องของชื่อตนเองบนเอกสารก่อนนำมารับรอง Notary ครับ
❓ ตำแหน่งของใบรับรอง Notary บนเอกสารมีความสำคัญหรือไม่?
ตำแหน่งของใบรับรอง Notary (Notarial Certificate) มีความสำคัญครับ โดยทั่วไป ใบรับรอง Notary ควรอยู่บนหน้าเดียวกับลายมือชื่อของผู้ลงนาม (Signer) หรือหากจำเป็นต้องอยู่คนละหน้า ก็ควรมีการอ้างอิงที่ชัดเจนกลับไปยังเอกสารหลักและลายมือชื่อนั้นๆ การแนบใบรับรอง Notary แยกต่างหากโดยไม่มีการเย็บติดหรืออ้างอิงที่ชัดเจน อาจทำให้เกิดข้อสงสัยว่าใบรับรองนั้นเกี่ยวข้องกับเอกสารฉบับใดกันแน่ และอาจถูกปฏิเสธได้ง่าย ดังนั้น Notary ที่มีประสบการณ์จะให้ความสำคัญกับการวางตำแหน่งใบรับรองให้เหมาะสมและเชื่อมโยงกับเอกสารหลักอย่างชัดเจนครับ
❓ หากพบข้อผิดพลาดบนใบรับรอง Notary ควรทำอย่างไร?
หากคุณพบข้อผิดพลาดบนใบรับรอง Notary (เช่น สะกดชื่อผิด, ลงวันที่ผิด, Venue ผิด) สิ่งแรกที่ควรทำคือ ติดต่อ Notary Public ผู้ทำการรับรองนั้นทันที อย่าพยายามแก้ไขด้วยตนเอง เพราะอาจทำให้เอกสารเสียหายหรือไม่เป็นที่ยอมรับ Notary จะเป็นผู้ประเมินและดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง ซึ่งอาจทำได้โดยการขีดฆ่าข้อผิดพลาด ลงชื่อย่อกำกับ และเขียนข้อมูลที่ถูกต้อง หรืออาจจำเป็นต้องออกใบรับรองใหม่ทั้งหมด ขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อผิดพลาดและข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางครับ การสื่อสารกับ Notary โดยตรงคือวิธีที่ดีที่สุดครับ
มั่นใจได้ในความสมบูรณ์ของเอกสารทุกฉบับกับ NYC+
การเข้าใจส่วนประกอบของใบรับรอง Notary Public เป็นก้าวสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่าเอกสารสำคัญของคุณได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานสากล ที่ NYC+ เราไม่ใช่แค่ผู้ให้บริการรับรองเอกสาร แต่เราคือที่ปรึกษาที่พร้อมให้ความรู้และความเข้าใจ เพื่อให้คุณสามารถนำเอกสารไปใช้งานได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ
ทีมงานทนายความ Notary Public ของเรา พร้อมให้บริการด้วยความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ และความใส่ใจในทุกรายละเอียด ตั้งแต่การตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น การเลือกใช้ Notarial Wording ที่เหมาะสม ไปจนถึงการรับรองที่สมบูรณ์แบบตามหลักกฎหมาย
ต้องการรับรองเอกสาร หรือมีคำถามเพิ่มเติม?
ติดต่อทีมงาน Notary Public มืออาชีพจาก NYC+ วันนี้
เราพร้อมให้คำปรึกษาและบริการรับรองเอกสารทุกประเภท
61 ซอยลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310
[ดูแผนที่ Google Maps]
เวลาทำการ (สำนักงาน): จันทร์-ศุกร์: 09:00-18:00 น.
เวลาทำการ (Online): จันทร์-อาทิตย์: 09:00-18:00 น. □ ติดต่อสอบถาม / นัดหมาย
เครือข่ายและสาขา 77 จังหวัดของเรา
NYC+ มีสำนักงานหลักและเครือข่ายพันธมิตรครอบคลุม 77 จังหวัดทั่วประเทศไทย และ 50 เขตในกรุงเทพมหานคร พร้อมให้บริการคุณไม่ว่าจะอยู่ที่ใด
สำนักงานสาขาหลัก
สำนักงานใหญ่ (กรุงเทพฯ)
61 ซอยลาดพร้าว 95 (ปรางค์ทิพย์) แขวงคลองเจ้าคุณสิงห์ เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310
สาขาขอนแก่น
95 โครงการเดอะวอลล์ ถ.รื่นรมย์ ต.ในเมือง อ.เมือง จ.ขอนแก่น 40000
สาขาอุดรธานี
31/43 ถ.ศรีชมชื่น ต.หมากแข้ง อ.เมืองอุดรธานี จ.อุดรธานี 41000
