หนังสือรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่นายจ้างออกให้ ระบุตำแหน่ง ลักษณะงาน และช่วงเวลาการจ้าง เมื่อจะนำไปใช้ต่างประเทศมักต้องมีคำแปลและผ่านสายการรับรองตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด หน้านี้อ้างอิงพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 สำนักงานประกันสังคม กรมการจัดหางาน และกรมการกงสุล ระยะเวลาทั้งหมดเป็นค่าโดยประมาณและขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน
สถานะ Apostille ของไทย: ฝากตราสารภาคยานุวัติ 30 มิถุนายน 2569 · มีผลใช้บังคับ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (อ้างอิง HCCH) · ตรวจทานเนื้อหาล่าสุด 2026-08-02
ใบรับรองประสบการณ์ทำงานคือเอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้าง ระบุชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง ลักษณะงาน ช่วงเวลาเริ่ม-สิ้นสุดการทำงาน และมักลงนามโดยผู้มีอำนาจพร้อมตราประทับบริษัท ส่วนหนังสือรับรองเงินเดือนเน้นยืนยันอัตราค่าจ้างและสถานะการจ้างปัจจุบัน หน่วยงานปลายทางบางแห่งขอทั้งสองฉบับ จึงควรอ่านรายการเอกสารของหน่วยงานนั้นก่อนขอจากฝ่ายบุคคล
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 17/1 กำหนดว่าเมื่อนายจ้างเลิกจ้างโดยไม่บอกกล่าวล่วงหน้า ให้นายจ้างออกหนังสือรับรองการทำงานให้ลูกจ้างด้วย ในทางปฏิบัติสถานประกอบการส่วนใหญ่ออกให้เมื่อลูกจ้างร้องขอ หากนายจ้างปิดกิจการหรือไม่ยอมออกให้ ให้ใช้หลักฐานทางเลือกประกอบ เช่น หนังสือรับรองการส่งเงินสมทบจากสำนักงานประกันสังคม สลิปเงินเดือน หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
ใช้ชุดหลักฐานทางเลือกประกอบกัน แนวทางที่หน่วยงานปลายทางมักยอมรับคือ หนังสือรับรองข้อมูลผู้ประกันตนจากสำนักงานประกันสังคม (แสดงชื่อสถานประกอบการและช่วงเวลาที่ส่งเงินสมทบ) หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายแบบ 50 ทวิ ย้อนหลัง สัญญาจ้าง และหนังสือรับรองนิติบุคคลของนายจ้างจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเพื่อยืนยันว่านิติบุคคลนั้นมีอยู่จริงในช่วงเวลาดังกล่าว
ขอได้ที่สำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานครพื้นที่/จังหวัด/สาขา ที่สถานประกอบการขึ้นทะเบียนไว้ หรือสอบถามช่องทางออนไลน์และสายด่วน 1506 ผ่านเว็บไซต์ www.sso.go.th ระยะเวลาออกเอกสารโดยประมาณ 1–5 วันทำการ ขึ้นกับปริมาณงานของสำนักงานและช่วงเวลาที่ขอย้อนหลัง โปรดยืนยันเงื่อนไขและเอกสารประกอบกับสำนักงานที่รับผิดชอบก่อนเดินทางไปยื่น
โดยทั่วไปเตรียมบัตรประจำตัวประชาชนหรือหนังสือเดินทาง สำเนาสัญญาจ้างหรือหนังสือแจ้งบรรจุ ช่วงเวลาเริ่ม-สิ้นสุดงานที่ถูกต้อง ชื่อตำแหน่งตามที่ระบุในทะเบียนพนักงาน และชื่อ-ตำแหน่งของผู้มีอำนาจลงนาม หากต้องนำไปใช้ต่างประเทศ ควรแจ้งฝ่ายบุคคลตั้งแต่ต้นว่าต้องการฉบับภาษาอังกฤษหรือฉบับที่จะนำไปรับรองต่อ เพื่อให้จัดรูปแบบและลายเซ็นให้ครบถ้วนตั้งแต่แรก
ควรมีหัวจดหมายของบริษัท เลขทะเบียนนิติบุคคล ที่อยู่และช่องทางติดต่อที่ตรวจสอบได้ ชื่อผู้ถือเอกสารตรงกับหนังสือเดินทาง ตำแหน่งงาน ลักษณะงานโดยย่อ วันเริ่มและวันสิ้นสุด สถานะการจ้าง (เต็มเวลา/พาร์ทไทม์) ลายมือชื่อผู้มีอำนาจพร้อมชื่อ-ตำแหน่งเป็นตัวพิมพ์ และวันที่ออกเอกสาร หน่วยงานผู้พิจารณาจำนวนมากปฏิเสธเอกสารที่ไม่มีช่องทางติดต่อสำหรับตรวจสอบย้อนกลับ
ถ้าปลายทางเป็นหน่วยงานต่างประเทศ ส่วนใหญ่ต้องมีฉบับแปลเป็นภาษาราชการของประเทศนั้นหรือภาษาอังกฤษ กรณีจะนำไปรับรองที่กรมการกงสุล ต้องเป็นคำแปลที่ถูกต้องครบถ้วนตรงตามต้นฉบับและมีผู้แปลรับรองความถูกต้อง บางประเทศกำหนดเพิ่มว่าต้องเป็นนักแปลที่ได้รับการรับรองในประเทศนั้น เช่น NAATI สำหรับออสเตรเลีย จึงควรตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มแปล
ตัวเอกสารไม่ได้มีวันหมดอายุตามกฎหมายไทย แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดเองว่าเอกสารต้องออกไม่เกิน 3–6 เดือนก่อนวันยื่น โดยเฉพาะงานยื่นวีซ่าทำงานและการขอขึ้นทะเบียนวิชาชีพ จึงควรตรวจเงื่อนไขความสดของเอกสารในคู่มือผู้ยื่นของหน่วยงานนั้นก่อน แล้วจึงค่อยขอฉบับใหม่ให้ตรงรอบเวลา
ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง หากปลายทางต้องการเอกสารที่ผ่านนิติกรณ์ เส้นทางที่พบบ่อยคือ ให้ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อรับรองลายมือชื่อผู้ลงนามของบริษัทก่อน แล้วนำคำแปลไปรับรองที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล จากนั้นจึงนำไปประทับรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทางตามที่ประเทศนั้นกำหนด
กรมการกงสุลรับรองคำแปลและนิติกรณ์เอกสารตามหลักเกณฑ์ที่กรมกำหนด ซึ่งเอกสารที่ออกโดยเอกชนโดยทั่วไปต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อผู้ลงนามก่อน เพื่อให้มีสายการรับรองที่ตรวจสอบได้ ขั้นตอนและเอกสารประกอบอาจปรับปรุงเป็นระยะ โปรดตรวจสอบประกาศล่าสุดที่ consular.mfa.go.th ก่อนยื่นทุกครั้ง
ตามข้อมูล HCCH ประเทศไทยฝากตราสารภาคยานุวัติเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนวันที่มีผลใช้บังคับ เอกสารไทยยังต้องใช้เส้นทาง Legalization ตามปกติ คือ กรมการกงสุลแล้วต่อด้วยสถานทูตปลายทาง ผู้ที่มีกำหนดยื่นในช่วงคาบเกี่ยวควรวางแผนเผื่อทั้งสองเส้นทาง
หน่วยงานออสเตรเลียหลายแห่ง รวมถึงหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองและองค์กรประเมินทักษะ กำหนดให้คำแปลเอกสารที่ทำในออสเตรเลียต้องมาจากนักแปลที่ได้รับการรับรองจาก NAATI ส่วนคำแปลที่ทำนอกออสเตรเลียมักกำหนดให้ระบุชื่อเต็ม ที่อยู่ ช่องทางติดต่อ และคุณสมบัติของผู้แปล ควรอ่านเงื่อนไขของหน่วยงานที่รับเรื่องโดยตรงเพราะแต่ละหน่วยงานกำหนดต่างกัน
โดยทั่วไปเอกสารไทยที่จะใช้ในสาธารณรัฐประชาชนจีนต้องผ่านการรับรองจากกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย แล้วจึงนำไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตสาธารณรัฐประชาชนจีนประจำประเทศไทย ทั้งนี้ ข้อกำหนดของฝ่ายจีนอาจเปลี่ยนแปลงตามช่วงเวลาและประเภทเอกสาร จึงควรยืนยันรายการเอกสารกับสถานทูตหรือหน่วยงานผู้รับเรื่องปลายทางก่อนดำเนินการ
โดยประมาณ งานแปลเอกสารสั้น 1–3 วันทำการ การรับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง 1 วันทำการเมื่อผู้ลงนามพร้อม การรับรองที่กรมการกงสุลตามรอบบริการปกติมักใช้ประมาณ 2–3 วันทำการ และการรับรองที่สถานทูตปลายทางแตกต่างกันมากตั้งแต่ 1 วันถึงหลายสัปดาห์ ตัวเลขทั้งหมดเป็นค่าโดยประมาณและขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน
ชุดที่หน่วยงานมักขอคือ หนังสือรับรองการทำงานที่ระบุตำแหน่งและช่วงเวลาชัดเจน สัญญาจ้างหรือหนังสือเสนองานจากนายจ้างใหม่ หลักฐานคุณวุฒิและทรานสคริปต์ และคำแปลที่ตรงตามข้อกำหนดของประเทศนั้น ควรทำให้ชื่อ วันเดือนปี และชื่อบริษัทในทุกฉบับตรงกันทั้งชุด เพราะความไม่สอดคล้องกันเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการถูกขอเอกสารเพิ่ม
ได้ หากเนื้อหาระบุลักษณะงานละเอียดพอให้ผู้ประเมินเทียบกับรหัสอาชีพได้ องค์กรประเมินหลายแห่งกำหนดให้เอกสารต้องระบุชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์ ลักษณะงานเป็นข้อ ๆ และค่าตอบแทน จึงควรขอฝ่ายบุคคลเขียนรายละเอียดหน้าที่เป็นข้อ แทนการเขียนบรรยายสั้นเพียงย่อหน้าเดียว
กรณีคนต่างชาติทำงานในไทย ใบอนุญาตทำงานอยู่ในความรับผิดชอบของกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน โดยพิจารณาจากเอกสารฝ่ายนายจ้างและฝ่ายลูกจ้างประกอบกัน ประสบการณ์ทำงานจากต่างประเทศมักต้องแปลเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษและผ่านการรับรองตามที่เจ้าหน้าที่กำหนด รายการเอกสารมีการปรับปรุงเป็นระยะ โปรดตรวจสอบที่ www.doe.go.th ก่อนยื่น
ถ้าใช้ในประเทศไทยให้ออกภาษาไทย ถ้าใช้ต่างประเทศแนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือออกต้นฉบับภาษาไทยแล้วแนบคำแปลที่รับรอง เพราะเส้นทางนิติกรณ์ของไทยอิงกับต้นฉบับภาษาไทยเป็นหลัก บางบริษัทออกฉบับสองภาษาในเอกสารเดียว ซึ่งใช้ได้กับหลายหน่วยงาน แต่ควรยืนยันกับปลายทางก่อนหากต้องผ่านการรับรองต่อ
ขอให้นายจ้างออกฉบับใหม่ที่ถูกต้อง อย่าแก้ไขด้วยปากกาหรือน้ำยาลบคำผิด เพราะเอกสารที่มีร่องรอยแก้ไขมักถูกปฏิเสธทั้งที่กรมการกงสุลและสถานทูต หากนายจ้างออกฉบับแก้ไขไม่ได้ ให้ใช้เอกสารทางการอื่นที่ยืนยันช่วงเวลาเดียวกัน เช่น ข้อมูลผู้ประกันตนจากประกันสังคม ประกอบคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษร
ทางเลือกที่ใช้กันคือ ให้ผู้มีอำนาจลงนามมอบอำนาจให้ผู้แทนในประเทศไทยลงนามแทนโดยมีหนังสือมอบอำนาจที่รับรองแล้ว หรือให้ผู้ลงนามไปรับรองลายมือชื่อกับ Notary Public ในประเทศที่พำนัก แล้วจึงนำเอกสารเข้าสู่สายการรับรองต่อ วิธีที่เหมาะสมขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางเป็นหลัก
ข้อมูลในหน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการเตรียมเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะราย หลักเกณฑ์และระยะเวลาของแต่ละหน่วยงานอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดยืนยันกับหน่วยงานก่อนยื่นทุกครั้ง
แจ้งประเทศปลายทางและวัตถุประสงค์การใช้ ทีมงานจะไล่ลำดับให้ตั้งแต่รูปแบบหนังสือรับรอง การแปล การรับรองลายมือชื่อ จนถึงขั้นตอนกรมการกงสุลและสถานทูต
ข้อมูลในหน้านี้อ้างอิงประกาศและระเบียบของหน่วยงานด้านล่าง ตรวจทานล่าสุด กรกฎาคม 2569 — ระเบียบอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับต้นทาง หรือสอบถามเจ้าหน้าที่ของเราทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล
