คู่มือเตรียมเอกสารและขั้นตอนรับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง

เอกสารที่ต้องเตรียม

• หนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนตัวจริง ต้องมีเสมอ

  ต้องยังไม่หมดอายุ และชื่อต้องตรงกับที่ปรากฏในเอกสาร

• เอกสารที่ต้องการรับรอง ฉบับสมบูรณ์ ต้องมีเสมอ

  ต้องกรอกข้อมูลครบก่อน และยังไม่ลงลายมือชื่อ

• แบบฟอร์มของหน่วยงานปลายทาง แล้วแต่กรณี

  บางประเทศกำหนดถ้อยคำรับรองเฉพาะ ต้องใช้แบบของเขาเท่านั้น

• หนังสือรับรองบริษัทและตราประทับ แล้วแต่กรณี

  กรณีลงนามในฐานะกรรมการ ต้องแสดงอำนาจลงนามที่เป็นปัจจุบัน

• หนังสือมอบอำนาจฉบับร่าง แล้วแต่กรณี

  ควรให้ผู้รับปลายทางตรวจถ้อยคำก่อนวันนัดรับรอง

• คำแปลภาษาอังกฤษ แล้วแต่กรณี

  จำเป็นเมื่อต้นฉบับเป็นภาษาไทยและผู้รับอยู่ต่างประเทศ

• พยานตามที่เอกสารกำหนด แล้วแต่กรณี

  บางแบบฟอร์มกำหนดจำนวนพยานและคุณสมบัติไว้ชัดเจน

ขั้นตอนดำเนินการ

1. 1. ตรวจถ้อยคำรับรองที่ปลายทางต้องการ

   ยืนยันว่าใช้ถ้อยคำแบบใด เช่น certify true copy, signature หรือ affidavit

   ระยะเวลา: ประมาณ 1 วันทำการ

2. 2. เตรียมเอกสารและผู้ลงนามให้พร้อม

   กรอกข้อมูลให้ครบ ตรวจการสะกดชื่อ และเตรียมเอกสารแสดงตนตัวจริง

   ระยะเวลา: ประมาณ 1 ชั่วโมง

3. 3. นัดหมายและแสดงตน

   ผู้ลงนามมาแสดงตนต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรอง หรือใช้ช่องทางที่กฎหมายรองรับ

   ระยะเวลา: ประมาณ 30–60 นาที

4. 4. ลงนามต่อหน้าและออกคำรับรอง

   ลงนามต่อหน้าทนาย จากนั้นทนายลงนาม ประทับตรา และบันทึกสมุดทะเบียน

   ระยะเวลา: ประมาณ 30 นาที

5. 5. ตรวจความถูกต้องก่อนนำไปใช้

   ตรวจวันที่ เลขทะเบียน และการสะกดชื่อให้ตรงกับเอกสารแสดงตน

   ระยะเวลา: ประมาณ 15 นาที

6. 6. ต่อขั้นตอนรับรองปลายทาง

   หากต้องใช้ต่างประเทศ ให้ยื่นรับรองกงสุลหรือสถานทูตตามลำดับที่ผู้รับกำหนด

   ระยะเวลา: ประมาณ 2–7 วันทำการ

คำแนะนำก่อนเริ่มเคส

• ผู้ลงนามต้องมาลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรอง พร้อมบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงที่ยังไม่หมดอายุ
• ห้ามเซ็นเอกสารมาล่วงหน้า หากเป็นการรับรองลายมือชื่อ ต้องเซ็นในขณะรับรองเท่านั้น
• แจ้งประเทศและหน่วยงานปลายทางล่วงหน้า เพื่อประเมินว่าต้องส่งต่อกรมการกงสุลและสถานทูตอีกกี่ชั้น
• หากเอกสารเป็นแบบฟอร์มของต่างประเทศ ส่งไฟล์มาตรวจก่อน เพราะบางฟอร์มระบุถ้อยคำรับรองเฉพาะที่ต้องใช้
• กรณีนิติบุคคล เตรียมหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดพร้อมตราประทับ เพื่อยืนยันอำนาจกรรมการผู้ลงนาม
• ถ้าผู้ลงนามอยู่ต่างประเทศ ให้ตรวจสอบทางเลือกการรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้นแทน

ข้อควรระวัง

• ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารของไทย ไม่ใช่ “Notary Public” ตามระบบคอมมอนลอว์ — ควรตรวจกับหน่วยงานปลายทางว่ารับรูปแบบนี้หรือไม่
• การรับรองลายมือชื่อ ไม่ได้เป็นการรับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง
• เอกสารที่ผิดกฎหมายหรือมีข้อความขัดต่อความสงบเรียบร้อย ทนายความไม่สามารถรับรองได้
• สำเนาที่เบลอ ตัวเลขอ่านไม่ออก หรือมีการขีดฆ่าโดยไม่มีลายเซ็นกำกับ มักถูกปฏิเสธ
• การรับรองโดยทนายความเพียงชั้นเดียวมักไม่พอสำหรับราชการต่างประเทศ ส่วนใหญ่ยังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตต่อ
• หนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตกว้างเกินไป อาจถูกธนาคารหรือหน่วยงานปลายทางปฏิเสธ
• เอกสารหลายภาษาในฉบับเดียวโดยไม่มีคำแปลกำกับ ทำให้ชั้นรับรองถัดไปติดขัด
• อย่าเชื่อผู้ให้บริการที่อ้างว่า “มีสายในหน่วยงาน” หรือเร่งคิวราชการได้ — คิวเป็นไปตามระเบียบของหน่วยงาน
• ใช้ตราประทับหรือแบบฟอร์มที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตโดยไม่ตรวจกับหน่วยงานผู้รับ เสี่ยงถูกตีกลับทั้งชุด

แหล่งอ้างอิงราชการ

• สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ — ทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney)
• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — งานนิติกรณ์เอกสาร — ขั้นตอน เอกสารที่ต้องใช้ และช่องทางยื่นรับรองคำแปล/นิติกรณ์
• HCCH — Apostille Convention Status Table — สถานะภาคีอนุสัญญา Apostille ของไทย (มีผล 28 กุมภาพันธ์ 2570)

ตรวจทานเนื้อหาล่าสุด: 2026-08-04