เรียบเรียงจากอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 และแนวปฏิบัติของกรมการกงสุล อนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนหน้านั้นเอกสารไทยยังใช้เส้นทางนิติกรณ์เดิม ข้อมูลนี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำวินิจฉัยของหน่วยงาน และไม่มีการรับประกันผลการพิจารณา
Apostille คือใบรับรองมาตรฐานตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ที่หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทางออกให้ เพื่อยืนยันความถูกต้องของลายมือชื่อ ตำแหน่งผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสารราชการ ทำให้เอกสารใช้ได้ในประเทศภาคีอื่นโดยไม่ต้องผ่านการรับรองซ้อนจากสถานทูต
ไทยดำเนินการภาคยานุวัติอนุสัญญาแล้ว โดยอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศยังต้องใช้ขั้นตอนนิติกรณ์แบบเดิม คือรับรองที่กรมการกงสุลแล้วตามด้วยสถานทูตปลายทาง
ยังไม่ได้ ในช่วงก่อนวันที่อนุสัญญามีผล กรมการกงสุลยังออกเป็นการรับรองนิติกรณ์เอกสาร (legalization) ตามระบบเดิม ผู้ที่ต้องใช้เอกสารเร่งด่วนควรวางแผนตามเส้นทางเดิมไว้ก่อน
โดยหลักการ เอกสารราชการไทยที่จะใช้ในประเทศภาคีจะขอ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทยเพียงขั้นเดียว ไม่ต้องนำไปให้สถานทูตปลายทางรับรองซ้ำ ส่วนรายละเอียดการปฏิบัติ เช่น แบบฟอร์ม ช่องทางยื่น และประเภทเอกสารที่รองรับ ให้ยึดประกาศของกรมการกงสุล ณ เวลานั้น
Apostille เป็นการรับรองขั้นเดียวที่ใช้ได้ระหว่างประเทศภาคีอนุสัญญา ส่วน Legalization เป็นการรับรองเป็นลูกโซ่ ต้องผ่านหน่วยงานภายในประเทศต้นทางแล้วจึงให้สถานทูตของประเทศปลายทางรับรองปิดท้าย ใช้เวลาและขั้นตอนมากกว่า
ไม่ Apostille รับรองเฉพาะความแท้จริงของลายมือชื่อ ตำแหน่งผู้ลงนาม และตราประทับ ไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารถูกต้องหรือมีผลทางกฎหมายอย่างไรในประเทศปลายทาง
ตัวใบ Apostille ไม่ได้กำหนดวันหมดอายุไว้ในตัวเอง แต่หน่วยงานผู้รับเอกสารปลายทางมักกำหนดอายุเอกสารเอง เช่น รับเฉพาะเอกสารที่ออกหรือรับรองภายใน 3 หรือ 6 เดือน จึงควรถามเงื่อนไขจากผู้รับก่อนดำเนินการ
ปัจจุบันมีรัฐภาคีมากกว่า 120 ประเทศ ครอบคลุมสหภาพยุโรปเกือบทั้งหมด สหราชอาณาจักร สหรัฐอเมริกา ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ จีน อินเดีย และประเทศในอเมริกาใต้จำนวนมาก รายชื่อล่าสุดตรวจได้จากเว็บไซต์ HCCH
ต้องใช้เส้นทางนิติกรณ์แบบเดิมเสมอ คือรับรองที่กรมการกงสุลของไทยแล้วนำไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นในไทย แม้ไทยจะเป็นภาคีแล้วก็ตาม
โดยทั่วไปใบ Apostille มีหัวข้อภาษาฝรั่งเศสว่า Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) และกรอกรายละเอียดเป็นภาษาราชการของประเทศผู้ออก มักมีภาษาอังกฤษกำกับ ผู้รับปลายทางจึงอ่านเข้าใจได้โดยไม่ต้องแปลใบรับรอง
ขึ้นกับข้อกำหนดปลายทาง หลายประเทศต้องการให้ Apostille ติดกับเอกสารต้นฉบับ แล้วจึงแปลทั้งชุดโดยนักแปลที่ได้รับการยอมรับในประเทศปลายทาง บางประเทศยอมรับคำแปลที่รับรองในไทยแล้วรับรองซ้อน ควรถามผู้รับให้ชัดก่อนเริ่ม
e-Apostille คือใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลและตรวจสอบได้ผ่านทะเบียนออนไลน์ ปัจจุบันหลายประเทศเริ่มใช้ ผู้รับปลายทางต้องรองรับรูปแบบไฟล์และการตรวจสอบทะเบียนด้วย จึงควรยืนยันก่อนเลือกใช้รูปแบบนี้
สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส และหนังสือรับรองโสด ต้องเป็นฉบับที่นายทะเบียนออกหรือรับรองสำเนาถูกต้อง แล้วจึงแปลเป็นภาษาอังกฤษ ก่อนนำเข้าสู่ขั้นตอนรับรองที่กรมการกงสุล
ให้แนบหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อหรือชื่อสกุลเข้าไปในชุดเอกสารและรับรองพร้อมกัน เพื่อให้ผู้รับปลายทางเชื่อมโยงตัวบุคคลได้ครบสายว่าเป็นคนเดียวกัน
ปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ควรให้สถาบันการศึกษารับรองสำเนาถูกต้องหรือออกฉบับภาษาอังกฤษให้ก่อน จากนั้นจึงแปลหรือส่งรับรองนิติกรณ์ตามลำดับ บางปลายทางต้องการหนังสือรับรองจากหน่วยงานกำกับการศึกษาเพิ่ม
ควรใช้หนังสือรับรองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้ใหม่ โดยทั่วไปผู้รับปลายทางต้องการฉบับที่ออกไม่เกิน 1 ถึง 3 เดือน พร้อมคำแปลภาษาอังกฤษที่ตรงกับชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียน
หนังสือมอบอำนาจเป็นเอกสารเอกชน ต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อหน้าผู้รับรองลายมือชื่อที่ได้รับอนุญาต แล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนรับรองต่อ เพื่อให้กลายเป็นเอกสารที่รับรองสายลายมือชื่อได้ครบ
ได้ หากออกโดยแพทย์ที่มีใบอนุญาตและมีตราสถานพยาบาล บางกรณีผู้รับปลายทางขอให้มีการรับรองลายมือชื่อแพทย์หรือหนังสือยืนยันจากสถานพยาบาลเพิ่มเติม
ขอหนังสือรับรองความประพฤติจากกองทะเบียนประวัติอาชญากร แล้วนำฉบับจริงเข้าสู่ขั้นตอนรับรองเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศ ควรตรวจว่าปลายทางกำหนดอายุเอกสารไว้กี่เดือน
โดยทั่วไปต้องให้ผู้รับรองลายมือชื่อรับรองว่าเป็นสำเนาถูกต้องตรงกับต้นฉบับที่ได้เห็น จึงจะเข้าสู่ขั้นตอนรับรองต่อได้ การถ่ายสำเนาเฉย ๆ ไม่เพียงพอ
ขึ้นกับหน่วยงานผู้ออกและผู้รับ หากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสตรวจสอบ บางปลายทางยอมรับ แต่หลายกรณียังต้องการฉบับพิมพ์ที่มีลายมือชื่อและตราประทับจริง
ควรขอคัดฉบับใหม่จากหน่วยงานผู้ออกก่อน เพราะเอกสารที่อ่านไม่ชัดหรือมีรอยแก้ไขมักถูกปฏิเสธในขั้นตอนตรวจรับ
ได้ และมักช่วยประหยัดเวลารวม แต่ทุกฉบับต้องผ่านเกณฑ์ของตัวเองครบ หากมีฉบับใดเอกสารประกอบไม่ครบ อาจทำให้ทั้งชุดล่าช้า
โดยทั่วไปต้องมี เพื่อใช้ตรวจสอบตัวบุคคลและความสอดคล้องของชื่อ หากยื่นแทนผู้อื่นควรมีหนังสือมอบอำนาจและสำเนาบัตรของผู้มอบอำนาจด้วย
ลำดับมาตรฐานคือ ขอเอกสารต้นฉบับจากหน่วยงานผู้ออก แปลเป็นภาษาที่ปลายทางกำหนด ยื่นรับรองที่กรมการกงสุล และนำไปรับรองต่อที่สถานทูตปลายทาง เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทย ขั้นตอนสถานทูตจะถูกแทนที่ด้วย Apostille สำหรับประเทศภาคี
โดยทั่วไปขั้นตอนรับรองที่กรมการกงสุลใช้เวลาประมาณ 2 ถึง 5 วันทำการสำหรับบริการปกติ และเร็วกว่านั้นสำหรับบริการด่วนตามที่หน่วยงานเปิดให้ ส่วนขั้นตอนสถานทูตขึ้นกับแต่ละแห่ง อาจ 1 วันถึงหลายสัปดาห์
ผลลัพธ์เหมือนกัน ต่างกันที่การเดินทางและการตรวจความครบถ้วนล่วงหน้า การให้ผู้มีประสบการณ์ตรวจชุดเอกสารก่อนยื่นช่วยลดโอกาสถูกตีกลับซึ่งเป็นสาเหตุความล่าช้าที่พบบ่อยที่สุด
กรมการกงสุลมีช่องทางรับเอกสารทางไปรษณีย์สำหรับบางประเภทงาน แต่ระยะเวลารวมจะนานกว่าการยื่นด้วยตนเอง และควรใช้บริการที่ติดตามพัสดุได้
ไม่จำเป็น หากมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนพร้อมเอกสารครบ แต่บางขั้นตอนที่ต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรอง ต้องทำที่สถานทูตไทยในประเทศที่พำนักแทน
สาเหตุที่พบบ่อยคือคำแปลไม่ตรงกับต้นฉบับ ชื่อสะกดไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง เอกสารต้นฉบับเก่ากว่ากำหนด และไม่มีเอกสารเชื่อมโยงกรณีเปลี่ยนชื่อ
ต้องแก้ที่คำแปลและยื่นรับรองใหม่ ใบรับรองที่ออกแล้วไม่สามารถแก้ไขข้อความได้ จึงควรตรวจการสะกดให้ตรงหนังสือเดินทางทุกตัวอักษรก่อนยื่น
ได้ และแนะนำให้ทำ หากทราบว่าต้องยื่นหลายหน่วยงาน เพราะการขอเพิ่มภายหลังต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด
ขึ้นกับประเภทงานและคิวของหน่วยงานในวันนั้น บางบริการด่วนรับผลได้ภายในวันเดียวกัน แต่ไม่มีการรับประกัน และช่วงก่อนวันหยุดยาวมักมีคิวหนาแน่นกว่าปกติ
กรมการกงสุลมีระบบตรวจสอบสถานะและใบรับเรื่อง ควรเก็บเลขที่ใบรับไว้ หากยื่นผ่านตัวแทน ให้ขอเลขอ้างอิงและกำหนดวันรับผลเป็นลายลักษณ์อักษร
ค่าธรรมเนียมราชการเป็นไปตามอัตราที่หน่วยงานประกาศ ส่วนค่าบริการดำเนินการขึ้นกับจำนวนฉบับ ภาษา ความเร่งด่วน และจำนวนสถานทูตที่ต้องผ่าน ควรขอใบเสนอราคาที่แยกรายการก่อนเริ่มงาน
ควรเตรียมต้นฉบับแยกชุดต่อประเทศ เพราะเอกสารที่รับรองสำหรับประเทศหนึ่งมักถูกยึดติดกับใบรับรองของประเทศนั้น การใช้ชุดเดียวเวียนหลายประเทศมักทำให้เสียเวลามากกว่าเดิม
ก่อนอนุสัญญามีผลกับไทย ต้องรับรองที่กรมการกงสุลแล้วนำไปรับรองที่สถานทูตสหรัฐฯ ตามเงื่อนไขของแต่ละหน่วยงานผู้รับ หลังอนุสัญญามีผล เอกสารราชการไทยจะใช้ Apostille แทนได้เนื่องจากสหรัฐฯ เป็นรัฐภาคี
งานที่ต้องใช้กับหน่วยงานออสเตรเลียมักต้องมีคำแปลโดยนักแปลที่ได้รับการรับรอง NAATI ควบคู่กับการรับรองเอกสารต้นทาง ควรตรวจว่าหน่วยงานผู้รับต้องการคำแปล NAATI หรือคำแปลที่รับรองในไทย
ส่วนใหญ่ต้องเป็นภาษาราชการของประเทศนั้น เช่น เยอรมัน ฝรั่งเศส สเปน หรืออิตาลี บางประเทศยอมรับภาษาอังกฤษสำหรับบางประเภทเอกสาร และหลายประเทศต้องการนักแปลสาบานตนที่ขึ้นทะเบียนในประเทศนั้น
ญี่ปุ่นเป็นรัฐภาคีอนุสัญญา ก่อนอนุสัญญามีผลกับไทยยังต้องผ่านการรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตญี่ปุ่นตามที่ผู้รับกำหนด และมักต้องมีคำแปลภาษาญี่ปุ่นแนบ
จีนเป็นรัฐภาคีอนุสัญญาตั้งแต่ปี 2566 แต่การใช้เอกสารไทยในจีนช่วงก่อนอนุสัญญามีผลกับไทย ยังต้องผ่านการรับรองที่กรมการกงสุลแล้วรับรองต่อที่สถานทูตจีน พร้อมคำแปลภาษาจีน
ต้องใช้เส้นทางนิติกรณ์เต็มรูปแบบ คือรับรองที่กรมการกงสุลแล้วรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศนั้น บางประเทศมีขั้นตอนเพิ่มเช่นการรับรองผ่านหอการค้าสำหรับเอกสารธุรกิจ
ต้องรับรองจากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง แล้วให้สถานทูตไทยในประเทศนั้นรับรอง จากนั้นเมื่อถึงไทยให้แปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนใช้กับหน่วยงานราชการไทย
ก่อนอนุสัญญามีผลกับไทย หน่วยงานไทยส่วนใหญ่ยังต้องการการรับรองจากสถานทูตไทยในประเทศต้นทาง หลังอนุสัญญามีผล เอกสารที่มี Apostille จากรัฐภาคีจะได้รับการยอมรับตามกรอบอนุสัญญา
โดยทั่วไปต้องมีหนังสือรับรองสถานภาพโสด สูติบัตร และสำเนาหนังสือเดินทาง ผ่านการแปลและรับรองครบสาย และควรตรวจอายุเอกสารที่สำนักทะเบียนปลายทางกำหนด
มักต้องใช้ปริญญาบัตร ทรานสคริปต์ และบางครั้งหนังสือรับรองความประพฤติ ผ่านการแปลและรับรอง โดยสถาบันบางแห่งขอให้ส่งจากสถาบันต้นทางโดยตรงเพิ่มอีกช่องทาง
ส่วนใหญ่คือวุฒิการศึกษา ใบรับรองประสบการณ์ทำงาน และใบตรวจประวัติอาชญากรรม บางวิชาชีพต้องมีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพที่รับรองเพิ่ม
ชุดที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หนังสือบริคณห์สนธิ มติที่ประชุม และหนังสือมอบอำนาจ ทุกฉบับควรออกใหม่และรับรองในคราวเดียวกันเพื่อให้วันที่สอดคล้องกัน
สำหรับงานที่มีกำหนดยื่นแน่นอน ควรเผื่ออย่างน้อย 3 ถึง 6 สัปดาห์ เพราะต้องรวมเวลาขอเอกสารต้นฉบับ การแปล การรับรอง และการส่งเอกสารข้ามประเทศ
สาเหตุที่พบบ่อยคือเอกสารเกินอายุที่ผู้รับกำหนด รับรองผิดเส้นทางเพราะเข้าใจสถานะภาคีผิด หรือคำแปลไม่ได้ทำโดยผู้แปลที่ปลายทางยอมรับ
ควรถามสี่ข้อคือ ต้องการต้นฉบับหรือสำเนารับรอง ต้องการภาษาใด ยอมรับผู้แปลประเภทใด และกำหนดอายุเอกสารกี่เดือน คำตอบสี่ข้อนี้กำหนดเส้นทางทั้งหมด
ห้ามแกะเย็บมุม ห้ามเจาะรู ห้ามเคลือบพลาสติก และไม่ควรพับทับตราประทับ เพราะการแยกแผ่นออกจากกันทำให้สายการรับรองขาดและอาจถูกปฏิเสธ
หลายหน่วยงานรับไฟล์สแกนไว้พิจารณาเบื้องต้น แต่การพิจารณาขั้นสุดท้ายมักต้องเห็นฉบับจริง จึงควรส่งไฟล์ให้ตรวจก่อนแล้วจึงส่งฉบับจริงตาม
ใช้ได้หากยังอยู่ในกรอบอายุที่ผู้รับกำหนด แต่เอกสารประเภทหนังสือรับรองสถานภาพและใบตรวจประวัติมักมีอายุสั้น จึงอาจต้องขอใหม่หากเลื่อนเกินสองถึงสามเดือน
ตัวแทนช่วยตรวจความครบถ้วน จัดลำดับขั้นตอน ประสานคิว และลดการเดินทางซ้ำ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนหลักเกณฑ์หรือรับประกันผลการพิจารณาของหน่วยงานราชการได้
ตรวจจากรายชื่อรัฐภาคีบนเว็บไซต์ HCCH ซึ่งระบุวันที่อนุสัญญามีผลกับแต่ละรัฐ และควรตรวจซ้ำใกล้วันยื่นเพราะสถานะมีการเปลี่ยนแปลงได้
ควรขอต้นฉบับหลายชุดตั้งแต่ต้น แล้วแยกชุดหนึ่งไว้ใช้ในไทย อีกชุดเข้ากระบวนการรับรองเพื่อส่งออก จะประหยัดเวลากว่าการเรียกคืนเอกสารกลับมาใช้ในประเทศ
เอกสารที่ไม่มีลายมือชื่อหรือตราของหน่วยงานที่ตรวจสอบได้ เอกสารที่มีร่องรอยแก้ไข และเอกสารบางประเภทที่กฎหมายห้ามเผยแพร่ มักไม่เข้าเกณฑ์รับรอง
แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือทำให้ต้นฉบับหรือสำเนาถูกต้องสมบูรณ์ก่อน แล้วจึงแปลจากฉบับนั้น เพื่อให้คำแปลอ้างอิงเอกสารเดียวกับที่ผู้รับรองตรวจ
เอกสารที่ผ่านการรับรองครบถ้วนตามเส้นทางเดิมโดยชอบก่อนหน้านั้น โดยทั่วไปยังใช้ได้ตามอายุที่ผู้รับกำหนด แต่หากผู้รับต้องการรูปแบบใหม่ ควรสอบถามและเตรียมขอใบรับรองใหม่ตามรูปแบบที่กำหนด
ส่งรายการเอกสาร ประเทศปลายทาง และหน่วยงานผู้รับมาให้ทีมงานตรวจ เราจะไล่ลำดับให้ว่าควรแปลก่อนหรือรับรองก่อน ต้องผ่านสถานทูตใด และควรเผื่อเวลาเท่าไร
ข้อมูลในหน้านี้อ้างอิงประกาศและระเบียบของหน่วยงานด้านล่าง ตรวจทานล่าสุด กรกฎาคม 2569 — ระเบียบอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับต้นทาง หรือสอบถามเจ้าหน้าที่ของเราทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล
